康园工疗站档案管理制度

PAGE康园工疗站档案管理制度一、总则（一）目的为加强康园工疗站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在工疗站工作中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本工疗站实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于康园工疗站各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指康园工疗站在开展工疗服务、行政管理、业务活动等过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：档案工作由工疗站综合管理部门统一领导，实行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映工疗站工作实际情况，数据准确无误，手续完备。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以工疗站站长为组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组，负责统筹协调档案管理工作，研究解决档案管理中的重大问题。（二）综合管理部门综合管理部门作为档案管理的职能部门，具体负责档案管理工作的组织实施，履行以下职责：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本工疗站档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。3.建立健全档案管理工作流程和操作规范，确保档案管理工作的标准化和规范化。4.负责档案信息资源的开发利用，为工疗站各项工作提供档案资料支持。5.组织开展档案管理业务培训，提高工作人员的档案管理水平。6.监督检查各部门档案管理工作的执行情况，对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。（三）各部门各部门负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并指定专人负责档案管理工作，确保档案的及时归档和妥善保管。具体职责如下：1.负责收集本部门在工作中形成的各类文件材料，按照档案管理要求进行整理和分类。2.定期将整理好的档案移交综合管理部门，并办理交接手续。3.配合综合管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理档案：包括工疗站的各类规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、统计报表、人事档案、财务档案等。2.工疗服务档案：包括工疗人员的基本信息、评估报告、康复训练计划、治疗记录、服务记录等。3.业务活动档案：包括各类业务培训、活动策划、活动记录、项目申报与实施资料等。4.设施设备档案：包括工疗站的房屋建筑、设备购置、安装调试、维修保养等相关资料。5.其他档案：包括对外交流合作、捐赠资助、荣誉奖励等方面的档案资料。（二）收集要求1.文件材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备。2.归档的文件材料应按照形成规律和特点进行分类，保持文件之间的有机联系。3.各部门应定期将收集的文件材料移交综合管理部门，移交时间为每年[具体时间]。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，可分为行政管理类、工疗服务类、业务活动类、设施设备类、其他类等一级类目。在一级类目下，根据档案内容的具体情况设置二级及以下类目。2.编号：为便于档案的管理和检索，对每一类档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，采用阿拉伯数字进行编码。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，以便于查阅和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。四、档案的归档与保管（一）归档1.综合管理部门对各部门移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。对不符合要求的档案，退回原部门进行补充或修正。2.审核通过的档案按照分类编号顺序进行排列，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、题名等信息。3.将档案盒存放在档案柜中，按照档案类别和编号顺序进行存放，便于查找和管理。（二）保管1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在[具体温度范围]，湿度控制在[具体湿度范围]。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，确保档案管理的可追溯性。5.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。同时，定期对电子档案进行维护和更新，确保数据的完整性和可用性。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.工疗站内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到综合管理部门查阅。2.外部单位查阅档案，需持有单位介绍信，注明查阅目的和范围，经工疗站主管领导批准后，由综合管理部门指定专人陪同查阅。3.涉及工疗人员个人隐私、商业秘密等敏感信息的档案，查阅时应严格遵守保密规定，未经授权不得泄露。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅档案的目的、内容和范围。2.申请表经批准后，查阅人员到综合管理部门办理查阅登记手续，领取档案查阅证。3.查阅人员在指定地点查阅档案，查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。如需复印或摘录档案内容，应经综合管理部门同意，并按照规定进行登记。4.查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，由综合管理部门工作人员进行核对和签收，注销查阅登记。（三）利用方式1.为工疗站内部工作提供档案资料支持，如为制定工作计划、总结经验、解决问题等提供参考依据。2.对外提供档案信息服务，如为上级主管部门、相关部门及社会机构提供档案资料查询服务，促进信息共享和交流。3.开展档案编研工作，对档案资料进行整理、分析和研究，编写专题资料、大事记等，为工疗站的发展提供决策支持。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定价值的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保存价值，包括对工疗站工作的查考利用价值、历史研究价值和凭证价值等。3.档案的保管期限，根据档案的重要程度和形成规律，确定档案的保管期限为永久、长期（[具体年限]）和短期（[具体年限]）。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经工疗站主管领导批准后，由综合管理部门负责组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况报告工疗站主管领导。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立康园工疗站档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平，为档案的查阅、利用和共享提供便捷服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行分类、编号、编目等处理，建立电子档案数据库。2.系统功能模块：档案管理信息系统应具备档案录入与维护、查询与检索、借阅管理、统计分析、权限管理等功能模块，满足档案管理工作的实际需求。3.数据安全管理：采取数据备份、加密存储、访问控制等安全措施，确保电子档案数据的安全可靠。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技