人才毕业生档案接收制度

PAGE人才毕业生档案接收制度一、总则（一）目的为规范公司/组织人才毕业生档案接收工作，确保档案的安全、完整与有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织接收各类人才毕业生档案的管理活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家关于档案管理的法律法规及相关行业标准，确保档案接收工作合法合规。2.安全保密原则采取有效措施保障档案的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.准确完整原则确保接收的档案信息准确无误，内容完整，如实反映毕业生的真实情况。4.高效服务原则以高效、便捷的方式为毕业生和公司/组织提供档案接收服务，满足各方需求。二、档案接收机构与职责（一）接收机构设立专门的档案接收部门（以下简称“接收部门”），负责具体办理人才毕业生档案接收工作。（二）职责分工1.接收部门职责制定档案接收工作计划，明确接收流程、时间节点等要求。负责与毕业生、学校及其他相关单位沟通协调，确保档案顺利接收。对接收的档案进行初步审核、整理和登记，建立档案台账。按照规定妥善保管档案，确保档案安全。为公司/组织内部各部门提供档案查阅、借阅等服务。2.人力资源部门职责协助接收部门制定档案接收相关政策和流程。根据公司/组织人才需求，提出档案接收的具体要求和建议。配合接收部门做好档案与人员入职、调配等工作的衔接。3.财务部门职责负责审核档案接收工作所需经费预算，确保经费合理使用。对档案接收工作中的费用支出进行核算和监督。4.信息技术部门职责提供档案管理信息化系统支持，保障档案信息的录入、存储、查询等功能正常运行。协助做好档案信息安全防护工作，防止数据丢失和泄露。三、档案接收流程（一）前期准备1.接收部门提前与各高校就业指导中心或人才交流机构沟通联系，获取毕业生档案信息清单，明确档案预计到达时间。2.根据公司/组织人才需求计划，确定接收毕业生档案的专业、数量等要求。3.准备好档案接收所需的各类材料，如档案接收函、登记表等。（二）档案接收1.接收部门在档案预计到达时间前，安排专人负责接收档案。2.档案到达后，接收人员按照档案信息清单逐一核对档案数量、姓名、专业等信息，确保档案准确无误。3.对档案进行外观检查，查看档案是否有破损、密封不严等情况。如发现问题，及时与相关学校或机构联系处理。（三）审核登记1.接收部门对接收的档案进行初步审核，重点审核档案材料是否齐全、完整，有无涂改、伪造等情况。2.对审核通过的档案进行整理，按照档案内容分类排序，确保档案整齐规范。3.建立档案台账，详细记录档案编号、姓名、毕业院校、专业、档案接收时间等信息，便于查询和管理。（四）入库保管1.将审核登记后的档案及时存入专门的档案库房，按照档案类别、年份等进行分类存放，便于查找和调阅。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案存储环境安全。3.定期对档案库房进行检查和维护，确保档案存放条件良好。（五）信息录入与管理1.接收部门将档案相关信息录入档案管理信息化系统，实现档案信息的电子化管理。2.定期对档案管理信息化系统进行维护和更新，确保系统数据准确、完整。3.严格控制档案信息的访问权限，只有经过授权的人员才能查阅、修改档案信息。四、档案内容与要求（一）档案内容人才毕业生档案一般应包含以下材料：1.毕业生登记表2.成绩单3.就业协议书4.报到证5.党团组织关系材料6.奖惩材料7.其他相关材料（如实习报告、毕业论文等）（二）内容要求1.档案材料应真实、完整、有效，如实反映毕业生在校期间的学习、生活、奖惩等情况。2.档案材料应字迹清晰、工整，签字盖章齐全。3.档案材料应按照规定的格式和顺序进行整理，便于查阅和管理。五、档案查阅与借阅（一）查阅1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经部门负责人签字同意后，提交接收部门。2.接收部门对查阅申请表进行审核，审核通过后，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅人员应在规定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所，不得涂改、抽取、撤换档案材料。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅原因、借阅期限等信息，经部门负责人和公司/组织主管领导签字同意后，提交接收部门。2.接收部门对借阅申请表进行严格审核，审核通过后，办理档案借阅手续，明确借阅期限和归还时间。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上批注、污损。借阅期满后，应按时归还档案。如因特殊原因需要延期归还的，应提前办理续借手续。六、档案转递（一）转递条件1.毕业生就业单位发生变动，需要将档案转至新的就业单位。2.毕业生升学，需要将档案转至录取院校。3.其他符合档案转递规定的情况。（二）转递流程1.毕业生或相关单位向接收部门提出档案转递申请，提交转递函等相关材料。2.接收部门对转递申请进行审核，审核通过后，开具档案转递通知单。3.按照档案转递通知单的要求，将毕业生档案密封包装，并在封口处加盖骑缝章。4.通过机要交通或专人送取等方式将档案安全转递至指定单位，并做好转递记录。（三）转递要求1.档案转递应严格按照规定的程序和方式进行，确保档案安全、准确转递。2.转递档案时，应填写档案转递清单，详细记录档案转递的时间、地点、接收单位等信息。3.接收单位收到档案后，应及时反馈档案接收情况，如发现档案丢失、损坏等问题，应及时与接收部门联系处理。七、档案保管与保护（一）保管期限人才毕业生档案应长期保管，确保档案信息的连续性和完整性。（二）保管措施1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。2.配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设施设备，并定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。3.档案应存放在专用的档案柜中，按照档案类别、年份等进行分类存放，便于查找和调阅。4.建立档案定期盘点制度，每年对档案进行一次全面盘点，核对档案数量、信息等是否一致，发现问题及时处理。（三）保护措施1.加强档案信息安全管理，采取加密存储、访问控制、数据备份等措施，防止档案信息泄露、篡改或丢失。2.对档案管理人员进行安全培训，提高安全意识，规范操作流程，确保档案管理工作安全有序进行。3.定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。如发生档案安全事故，应立即采取措施进行处理，并及时向上级主管部门报告。八、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的档案管理信息化系统，实现档案信息的电子化采集、存储、查询、统计、分析等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）建设内容1.档案管理信息化系统应具备档案录入、审核、整理、存储、查询、借阅、转递等功能模块，满足档案管理工作的实际需求。2.建立档案数据库，将档案信息进行电子化存储，实现档案信息的集中管理和共享。3.开发档案管理信息化系统的接口，与公司/组织内部其他信息系统进行对接，实现数据的互联互通。（三）建设要求1.档案管理信息化系统应符合国家相关法律法规和行业标准，确保系统安全可靠。2.系统应具备良好的用户界面和操作流程，方便档案管理人员和使用人员操作。3.加强对档案管理信息化系统的维护和更新，及时处理系统故障和安全漏洞，确保系统正常运行。九、监督与考核（一）监督机制1.公司/组织内部设立档案管理监督小组，定期对档案接收工作进行监督检查，确保档案管理工作规范有序进行。2.监督小组应重点检查档案接收流程是否合规、档案内容是否真实完整、档案保管是否安全等方面的情况。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）考核办法1.制定档案接收工作考核指标体系，对接收部门及相关工作人员的档案管理工作进行考核评价。2.考核指标应包括档案接收数量、质量、效率、安全等方