国企成本部档案管理制度

PAGE国企成本部档案管理制度一、总则（一）目的为加强国企成本部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在成本管理工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于国企成本部在成本核算、成本控制、成本分析等各项工作中形成的各类档案资料的管理。（三）档案定义本制度所指档案是成本部在履行职能过程中直接形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、凭证、图纸、电子数据等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：成本部档案由专门的档案管理人员集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映成本部的工作实际情况，不得篡改、伪造。3.保密性原则：对涉及企业机密的档案，应严格保密，防止信息泄露。4.方便利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善成本部档案管理制度，并组织实施。2.集中管理成本部各类档案，进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.建立档案检索系统，编制档案目录和索引，方便档案查询利用。4.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案提出处置意见。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全与完整。6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）档案形成部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的齐全、完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等利用工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能，严格遵守档案管理制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁等。3.做好档案的安全保密工作，对档案的查阅、借阅情况进行登记，防止档案丢失、损坏和泄密。4.积极开展档案编研工作，开发档案信息资源，为成本管理工作提供参考依据。5.定期对档案管理工作进行总结和汇报，及时发现问题并提出改进措施。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.成本核算相关档案：包括成本核算方法、成本计算单、成本报表等。2.成本控制相关档案：如成本预算、成本控制指标、成本分析报告等。3.合同档案：采购合同、工程合同、租赁合同等与成本有关的合同文件。4.原始凭证档案：发票、收据、报销单、付款凭证等。5.项目档案：项目立项文件、项目成本计划、项目成本结算等。6.其他与成本管理相关的文件、资料、报表等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集到本部门。2.档案形成后，应在规定的时间内移交档案管理部门。一般情况下，当年形成的档案应在次年上半年移交完毕。3.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、撕毁、抽取或丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类。成本部档案可分为综合类、成本核算类、成本控制类、合同类、凭证类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用数字编号、字母编号或数字与字母相结合的方式。3.装订：对纸张较小、较薄或零散的文件，应进行装订，使其整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得压字、掉页。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。同时，应编制档案索引，方便档案查询利用。四、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映成本部主要职能活动和历史面貌的，对企业具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管：定期保管的档案期限分为30年、10年。3.确定档案保管期限的原则：根据档案的重要程度、历史价值、现实利用价值等因素综合确定。（二）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.档案应存放在专用的档案柜架上，排列整齐，便于查找。（三）档案的存储方式1.纸质档案：应按照分类、编号顺序存放，便于查阅和管理。2.电子档案：应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。同时，应建立电子档案的索引和目录，便于查询利用。（四）档案的清点与检查1.档案管理人员应定期对档案进行清点，确保档案的数量与目录一致。2.每年应对档案进行全面检查，检查档案的保管状况、有无损坏、霉变等情况。如发现问题，应及时采取措施进行处理。五、档案的利用（一）利用范围1.成本部内部人员因工作需要查阅档案。2.企业其他部门因工作需要查阅与成本管理相关的档案。3.外单位因工作需要查阅档案，应按照有关规定办理手续。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅。查阅时，利用者应在档案查阅登记簿上登记。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、复印、涂改、污损档案。3.复制：因工作需要复制档案的，应填写档案复制申请表，经部门负责人批准后，方可复制。复制档案应注明用途，并由档案管理人员进行登记。（三）利用登记档案管理人员应对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、部门、利用时间、利用目的、档案名称、档案编号、查阅或借阅期限、归还时间等。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和企业档案管理制度为依据，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从档案的内容、来源、时间等方面进行综合分析，准确判断档案的价值。3.充分考虑档案的现实利用价值和潜在利用价值，确保档案的鉴定工作客观、公正。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由成本部负责人、档案管理人员及相关业务人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，判断其价值。2.综合分析法：综合考虑档案的形成背景、内容、形式、保管状况等因素，确定档案的价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，并编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、销毁原因等内容。3.将档案销毁清册报成本部负责人审核批准。4.经批准后，由档案管理人员会同相关人员在指定地点对档案进行销毁。销毁时，应确保档案彻底销毁，无法恢复。5.销毁档案时，应指定专人负责监销，并在档案销毁清册上签字确认。监销人员应对销毁过程进行记录，并存档备查。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的成本部档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，为成本管理工作提供更加便捷、高效的服务。3.确保档案信息的安全与保密，防止档案信息泄露。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行分类、编号、存储。2.档案管理系统建设：建立档案管理信息系统，实现档案的录入、查询、借阅、统计等功能。3.数据备份与恢复：定期对档案管理系统中的数据进行备份，并建立数据恢复机制，确保数据的安全与完整。4.安全防护：采取防火墙、加密技术、用户认证等安全措施，防止档案信息被非法获取、篡改或泄露。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行