银行档案出入库管理制度

PAGE银行档案出入库管理制度一、总则（一）目的为加强银行档案管理，规范档案出入库流程，确保档案的安全、完整与有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于银行内部各部门及分支机构涉及的各类档案的出入库管理。（三）基本原则1.安全保密原则：确保档案在出入库过程中的安全，防止档案信息泄露、丢失或损坏。2.规范操作原则：严格按照规定的流程和标准进行档案出入库操作，保证手续齐全、记录准确。3.高效服务原则：在确保安全保密的前提下，提高档案出入库效率，满足业务部门对档案的使用需求。二、档案入库管理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保各类业务活动中产生的文件、资料等及时、完整地收集齐全。2.收集的档案应符合档案管理的基本要求，包括内容真实、格式规范、签字盖章齐全等。（二）档案整理1.收集后的档案由档案管理人员按照档案分类标准进行整理。分类应科学合理，便于查找和管理。2.对档案进行编号、编目，编制档案目录清单，清晰记录档案的名称、编号、日期、来源等信息。（三）档案装订1.对于需要装订的档案，应按照一定的顺序进行装订，并确保装订牢固、整齐。2.装订过程中应注意保护档案内容，避免损坏或丢失。（四）档案入库登记1.档案整理装订完成后，档案管理人员应填写档案入库登记表，详细记录档案的名称、数量、入库日期、保管期限等信息。2.入库登记表应一式两份，一份由档案管理人员留存，一份交档案库房管理人员。（五）档案上架存放1.档案库房管理人员根据档案入库登记表，将档案存放到指定的库房货架上。2.存放应遵循分类存放、便于查找的原则，同时要考虑档案的保管期限、重要程度等因素。三、档案出库管理（一）出库申请1.业务部门因工作需要查阅或借阅档案时，应填写档案出库申请表，注明申请部门名称、申请人姓名、申请日期、档案名称及用途等信息。2.申请表应由申请部门负责人签字审批。（二）审批流程1.档案出库申请表提交至档案管理部门后，档案管理人员对申请内容进行审核。2.审核通过后，报档案管理部门负责人审批。对于涉及重要档案或批量档案出库的申请，应报银行分管领导审批。（三）出库登记1.经审批同意后，档案管理人员在档案出库登记表上进行登记，记录档案的出库日期、申请部门、申请人、档案名称及数量等信息。2.同时，在档案实体上做好标记，注明出库状态。（四）档案交付1.档案管理人员按照出库申请表的要求，将档案交付给申请人或业务部门指定的人员。2.交付时应办理交接手续，双方在档案交接清单上签字确认。四、特殊档案管理（一）机密档案1.机密档案的出入库应严格遵循保密规定，实行专人专管。2.查阅或借阅机密档案时，必须经过银行高层领导审批，并在专门的保密场所进行。3.机密档案的传递应采用加密方式，确保信息安全。（二）电子档案1.电子档案的出入库通过银行内部网络系统进行操作。2.对电子档案的访问应设置权限管理，只有经过授权的人员才能进行相关操作。3.定期对电子档案进行备份，防止数据丢失，并做好备份档案的存储管理。（三）重要客户档案1.重要客户档案的出入库应严格控制，确保客户信息安全。2.查阅重要客户档案时，除业务部门负责人审批外，还应报银行合规部门备案。3.对重要客户档案的使用应进行详细记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等。五、档案库房管理（一）库房环境要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，并定期进行检查维护。（二）档案存放要求1.档案应存放在专用的档案架或档案柜中，排列整齐有序。2.不同保管期限、不同类型的档案应分开存放，便于管理和查找。（三）库房安全管理1.库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。2.档案管理人员应定期对库房进行巡查，检查档案的存放情况、设施设备运行情况等，发现问题及时处理。3.建立库房安全应急预案，定期进行演练，确保在突发情况下能够迅速采取措施保护档案安全。（四）档案盘点定期对库房档案进行盘点，核对档案的实际数量与入库登记表记录是否一致。盘点结果应形成报告，对发现的问题及时进行整改。六、档案归还管理（一）归还申请档案使用完毕后，申请人应及时填写档案归还申请表，注明归还日期、档案名称及数量等信息。（二）归还审核档案管理人员收到归还申请表后，对归还的档案进行审核，检查档案是否完整、有无损坏等。（三）归还登记审核通过后，档案管理人员在档案归还登记表上进行登记，记录档案的归还日期、归还人等信息。（四）档案入库档案管理人员将归还的档案按照原存放位置进行上架存放，并在档案入库登记表上更新档案状态。七、监督与检查（一）内部监督1.银行内部审计部门定期对档案出入库管理制度的执行情况进行审计监督，检查档案管理流程是否合规、手续是否齐全等。2.档案管理部门应定期对自身工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题。（二）外部检查积极配合监管部门的检查，按照要求提供相关档案资料，接受监管部门对档案管理工作的监督指导。八、责任追究（一）违规行为界定1.未按照本制度规定进行档案出入库操作，导致档案丢失、损坏或信息泄露的。2.擅自涂改、伪造档案出入库记录的。3.违反档案保密规定，将档案提供给无关人员的。（二）责任追究方式1.对于违规行为较轻的，给予警告、批评教育等处理。2.对于造成严重后果的，依法依规追究相关人员的责任，包