口腔门诊档案室管理制度

PAGE口腔门诊档案室管理制度一、总则（一）目的为加强口腔门诊档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本口腔门诊档案室的档案管理工作，包括病历档案、医疗设备档案、员工档案、财务档案、行政档案等各类档案资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则：档案由档案室集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映口腔门诊的各项工作和业务活动。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及患者隐私、商业秘密等重要档案资料进行保密管理。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查阅和利用。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.集中统一管理各类档案资料，做好档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。4.负责档案信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化管理。5.对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理水平。（二）各部门职责1.在日常工作中形成的各类文件材料，应按照档案管理要求及时整理、分类，定期移交档案室归档。2.协助档案室做好档案的收集、整理、核对等工作，提供必要的档案信息和资料。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等。3.做好档案的保管工作，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.按照规定的程序和要求，为利用者提供档案查阅、借阅等服务。5.定期对档案进行统计和分析，及时向上级领导汇报档案管理情况。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.病历档案：包括患者的门诊病历、住院病历、诊断报告、检查检验结果等。2.医疗设备档案：设备的购置合同、说明书、维修记录、保养记录等。3.员工档案：员工的入职登记表、劳动合同、培训记录、考核记录、奖惩记录等。4.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.行政档案：各类公文、会议记录、工作计划、总结报告等。6.其他档案：如科研项目档案、医疗纠纷档案等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对重要文件材料应进行备份，防止原件丢失或损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、装订、上架和计算机管理。（四）整理方法1.分类：按照档案的类别和性质，将档案分为病历档案、医疗设备档案、员工档案、财务档案、行政档案等大类，再根据具体情况进行细分。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号应遵循一定的规则，如按照档案类别、年份、顺序号等进行编制。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于查找和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或损坏文件。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应定期将整理好的文件材料移交档案室归档，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案室应及时对接收的档案进行审核，对不符合要求的档案应退回原部门重新整理。3.归档的档案应按照分类和编号顺序排列，装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号、名称等信息。（二）保管期限1.病历档案：按照国家有关规定，门诊病历保存期限不少于15年，住院病历保存期限不少于30年。2.医疗设备档案：自设备购置之日起保存至设备报废后5年。3.员工档案：自员工离职之日起保存5年。4.财务档案：会计凭证保存期限不少于30年，账簿保存期限不少于30年，报表保存期限不少于10年。5.行政档案：根据文件的重要程度和实际需要确定保管期限，一般重要文件保存期限不少于10年。（三）保管条件1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案应存放在专用的档案柜或档案架上，保持通风良好，避免档案受潮发霉。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅：本口腔门诊员工因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。2.外部查阅：因司法机关、行政机关等依法需要查阅档案的，应出具相关证明文件，经口腔门诊负责人批准后，由档案室工作人员陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人或口腔门诊负责人批准后，交档案室工作人员。3.档案室工作人员根据申请表提供的信息，查找并提供相应的档案。查阅人应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。4.查阅人查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。如需复印或摘录档案内容的，应经档案室工作人员同意，并按照规定办理相关手续。5.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案室，档案室工作人员应认真核对档案，确保档案的完整和安全。（三）借阅规定1.借阅档案应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和口腔门诊负责人批准后，到档案室办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大利用范围。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案室，并承担相应的责任。4.借阅人归还档案时，档案室工作人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题应及时处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.全面审查原则：对档案的内容、来源、形式等进行全面审查，综合判断档案的价值。3.集体鉴定原则：成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关部门负责人和档案管理人员组成，对档案进行集体鉴定。（二）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，确定档案的价值和保管期限。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较，分析其价值和特点。3.效益评估法：从档案的利用效益、社会效益等方面评估档案的价值。（三）销毁程序1.经鉴定确定无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁申请表。2.申请表经口腔门诊负责人批准后，由档案室工作人员负责组织销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。销毁完毕后，监销人应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应准确、及时、完整，报送上级主管部门和有关领导。（二）移交工作1.口腔门诊因机构变动