招投标投诉档案管理制度

PAGE招投标投诉档案管理制度一、总则（一）目的为规范公司招投标投诉档案管理工作，确保投诉处理过程及结果的可追溯性，维护公司合法权益，保障招投标活动的公平、公正、公开，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司参与的各类招投标活动中涉及的投诉事项档案管理，包括投诉的接收、调查、处理及后续相关资料的归档保存。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映招投标投诉处理的全过程，确保所记录信息准确无误。2.完整性原则：全面收集与投诉相关的各类文件、资料、记录等，保证档案资料的完整性。3.保密性原则：对涉及公司商业秘密、投诉人隐私等敏感信息严格保密，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、分类、编号、存储等管理工作。二、投诉档案管理职责分工（一）招投标管理部门1.负责接收、登记招投标投诉事项，及时将投诉信息传递给相关部门。2.牵头组织投诉调查工作，协调各相关部门提供所需资料和证据。3.撰写投诉处理报告，提交公司决策层审批，并负责将处理结果反馈给投诉人。4.负责投诉档案的初步整理和移交工作。（二）法务部门1.为招投标投诉处理提供法律支持和专业意见，协助制定调查策略和处理方案。2.审核投诉处理过程中涉及的法律文件和资料，确保处理结果符合法律法规要求。3.参与投诉调查工作，对涉及法律问题的证据进行分析和判断。（三）其他相关部门1.根据招投标管理部门的要求，提供与投诉事项相关的业务资料、文件、记录等。2.配合招投标管理部门和法务部门开展投诉调查工作，如实提供相关信息和情况说明。（四）档案管理部门1.负责接收经招投标管理部门整理后的投诉档案，进行统一编号、分类存储。2.建立投诉档案检索系统，方便查询和调阅档案资料。3.定期对投诉档案进行检查、维护，确保档案的安全和完整。三、投诉档案的收集与整理（一）投诉的接收与登记1.招投标管理部门设立专门的投诉渠道，包括电话、邮箱、信函等，明确投诉受理流程和要求。2.对收到的投诉信息进行详细登记，记录投诉人基本信息、投诉事项、投诉时间、联系方式等内容。3.及时将投诉登记情况告知投诉人，并告知其投诉处理的大致流程和预计时间。（二）投诉资料的收集1.在接到投诉后，招投标管理部门应立即启动资料收集工作，要求投诉人提供相关证据材料，并明确提交期限。2.同时，向参与招投标活动的相关方（如招标人、其他投标人等）收集与投诉事项有关的文件、资料、记录等，包括招标文件、投标文件、评标报告、开标记录、往来函件等。3.对于涉及项目技术、商务等专业问题的投诉，组织相关专业人员收集补充资料，确保全面了解投诉事项。（三）投诉档案的整理1.招投标管理部门在收集齐投诉相关资料后，按照一定的逻辑顺序进行整理。2.整理内容包括投诉登记表、投诉人提供的证据材料、相关方提供的资料、调查过程中形成的文件（如调查笔录、会议纪要等）、投诉处理报告等。将各类资料进行分类装订，编制页码，并制作目录清单。3.对涉及电子文件的，应进行备份存储，并确保电子文件与纸质文件内容一致，同时注明电子文件的存储位置和文件名。四、投诉档案的分类与编号（一）分类标准投诉档案按照投诉事项的性质、涉及项目类别等进行分类，具体分类如下：1.工程建设类投诉：包括房屋建筑、市政工程、水利工程等各类工程项目招投标过程中的投诉。2.货物采购类投诉：涵盖各类物资、设备、办公用品等采购项目的投诉。3.服务采购类投诉：如咨询服务、技术服务、劳务服务等采购活动中的投诉。4.其他类投诉：不属于上述三类的其他特殊情况的招投标投诉。（二）编号规则投诉档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的方式，例如：2023GC001，表示2023年工程建设类投诉的第1个档案。1.年份：用四位数字表示投诉发生的年份。2.类别代码：按照上述分类标准，分别用“GC”表示工程建设类、“HW”表示货物采购类、“FW”表示服务采购类、“QT”表示其他类。3.流水号：从001开始依次递增，每个类别下的投诉档案按接收顺序编号。五、投诉档案的存储与保管（一）存储方式投诉档案采用纸质档案与电子档案相结合的方式存储。1.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和调阅。2.电子档案存储在公司指定的服务器或存储设备上，建立相应的文件夹结构，按照分类和编号进行存储，并定期进行备份，防止数据丢失。（二）保管期限投诉档案的保管期限根据相关法律法规要求和公司实际情况确定，一般为[X]年。对于涉及重大法律纠纷或可能对公司产生长期影响的投诉档案，应适当延长保管期限。（三）保管要求1.档案管理部门应保持档案存储环境的清洁、干燥、通风，防止档案受潮、发霉、虫蛀等损坏。2.定期对档案进行检查，发现问题及时采取措施进行修复或处理。对于破损、褪色等严重的档案，应及时进行复制或重新整理。3.严格限制无关人员进入档案存储区域，确保档案的安全。对档案的查阅、借阅等应进行严格登记，防止档案丢失或泄露。六、投诉档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅投诉档案的，应填写《投诉档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。2.档案管理部门根据审批意见，为查阅人员提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保查阅过程符合规定，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.涉及公司高层管理人员、法务部门、纪检监察部门等特殊情况需要查阅投诉档案的，可直接向档案管理部门提出申请，经档案管理部门负责人同意后即可查阅。（二）借阅权限1.因工作需要借阅投诉档案的，除按照查阅流程填写申请表并经审批外，还应与档案管理部门签订《投诉档案借阅承诺书》，承诺遵守档案管理规定，按时归还档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容等。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请并说明理由，经批准后方可延长。3.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和保密性，如发现档案有损坏、丢失或信息泄露等情况，应及时追究借阅人员的责任。七、投诉档案的保密与安全（一）保密措施1.对投诉档案中涉及的公司商业秘密、投诉人隐私、招投标活动中的敏感信息等，严格按照保密规定进行管理。2.参与投诉处理工作的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务，不得向无关人员透露档案内容。3.在档案查阅、借阅过程中，严格控制知悉范围，对接触档案的人员进行登记，防止信息扩散。（二）安全管理1.加强档案存储场所的安全防范措施，安装必要的防盗、防火、防潮、防虫等设备。2.定期对档案存储设备进行维护和检查，确保设备正常运行，防止因设备故障导致档案损坏或丢失。3.制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、失窃等突发事件，应立即启动应急预案，采取有效措施保护档案安全，并及时向上级报告。八、投诉档案的销毁（一）销毁条件投诉档案保管期限届满后，由档案管理部门提出销毁申请，经公司相关部门审核批准后，方可进行销毁。1.对于已过保管期限且无继续保存价值的投诉档案，可考虑销毁。2.因公司改制、重组等原因，需要对投诉档案进行清理销毁的，应按照相关规定办理审批手续。（二）销毁程序1.档案管理部门编制《投诉档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的编号、名称、数量、保管期限等信息，经审核无误后，报公司领导审批。2.审批通过后，档案管理部门组织专人对拟销毁档案进行清点核对，确保销毁清单与实际档案一致。3.采用合适的销毁方式对档案进行销毁，如粉碎、焚烧等，并