城建档案馆收集工作制度

PAGE城建档案馆收集工作制度一、总则（一）目的为加强城建档案馆收集工作的规范化、科学化管理，确保城建档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，依据《中华人民共和国档案法》《城市建设档案管理规定》等相关法律法规，结合本馆实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本城建档案馆对城市规划、建设、管理活动中形成的具有保存价值的各类档案资料的收集工作。（三）基本原则1.依法收集原则：严格按照国家法律法规和行业标准开展收集工作，确保收集行为的合法性和规范性。2.全面收集原则：涵盖城市建设各个领域、各个环节形成的档案资料，保证档案的完整性。3.及时收集原则：在档案形成后，及时进行收集，防止档案的散失和损坏。4.质量控制原则：对收集的档案资料进行严格的质量审核，确保其真实、准确、系统。二、收集范围（一）城市规划档案1.城市总体规划、分区规划、详细规划及其相关图纸、文本、说明书等。2.城市规划设计方案、可行性研究报告、环境影响评价报告等前期文件。3.规划调整、变更的相关文件资料。（二）城市建设工程档案1.工程项目前期文件，包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。2.工程勘察、设计文件，如地质勘察报告、设计图纸、设计变更通知等。3.工程施工文件，涵盖施工组织设计、施工技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件、工程进度记录等。4.工程监理文件，包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.工程竣工验收文件，如竣工验收报告、竣工验收备案表、工程质量保修书等。（三）城市基础设施建设档案1.道路桥梁工程档案，包括道路设计图纸、桥梁结构设计文件、施工过程记录、工程检测报告、竣工验收资料等。2.给排水工程档案，如给排水规划设计文件、管道铺设记录、水质检测报告、泵站运行记录等。3.燃气热力工程档案，涵盖燃气热力规划设计文件、管道安装记录、设备调试报告、运行维护记录等。4.电力通信工程档案，包括电力通信规划设计文件、线路铺设记录、设备安装调试报告、运行维护记录等。（四）城市地下管线档案1.地下管线综合规划图、专业管线图等。2.管线工程设计文件、施工记录、竣工测量成果等。3.管线维护、检修、改造等过程中形成的数据资料和文件。（五）城市园林建设档案1.城市绿地系统规划、专项规划等。2.公园、广场、绿地等建设项目的设计文件、施工记录、竣工验收资料等。3.古树名木档案，包括树木登记、养护记录等。（六）城市房屋建设档案1.房屋建筑工程的规划、设计、施工、监理、竣工验收等文件资料。2.房屋产权产籍档案，如房屋所有权证、土地使用证、房屋测绘成果等。3.房屋维修、改造、拆迁等过程中形成的档案资料。（七）其他相关档案1.城市建设领域的科研成果、新技术应用资料。2.城市建设活动中的照片、录像、录音等声像档案。3.与城市建设相关的会议纪要、领导批示、重要文件等。三、收集程序（一）档案形成单位报送1.各建设单位、施工单位、监理单位等档案形成单位应明确专人负责档案的整理和报送工作。2.在工程建设过程中，按照档案管理要求，及时收集、整理本单位形成的各类档案资料，并进行分类、编目。3.工程竣工后，档案形成单位应在规定时间内，将整理好的档案资料报送至城建档案馆。报送时，应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、类别等信息，并加盖单位公章。（二）档案接收登记1.城建档案馆设立专门的档案接收窗口，负责接收各单位报送的档案资料。2.档案管理人员对报送的档案进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和规范性。核对无误后，在档案移交清单上签字确认，并办理接收登记手续。3.对不符合要求的档案，档案管理人员应及时向报送单位反馈，要求其补充或修正后重新报送。（三）档案整理编目1.接收后的档案资料由专人进行整理编目。整理过程中，按照档案分类标准，对档案进行分类、组卷、装订。2.编目工作包括编制档案目录、档号、页码等，确保档案便于查找和利用。档案目录应包括档案的题名、责任者、日期、保管期限等信息。3.对声像档案，应进行分类整理，并配以文字说明，注明拍摄时间、地点、内容等信息。（四）档案数字化处理1.为提高档案的利用效率和保管安全性，对重要的档案资料进行数字化处理。2.数字化处理应按照相关技术标准和规范进行，确保数字化档案的质量。数字化档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护。3.建立档案数字化管理系统，实现档案的在线查询、借阅等功能。（五）档案入库保管1.整理编目和数字化处理后的档案，按照档案保管期限和类别，分别存入相应的档案库房。2.档案库房应具备良好的保管条件，如防火、防潮、防虫、防盗等设施。档案应存放于专用的档案架上，排列整齐，便于查找。3.建立档案保管台账，记录档案的入库时间、保管期限、存放位置等信息，定期对档案进行清点核对，确保档案的安全完整。四、收集要求（一）档案质量要求1.档案资料应真实、准确、完整，与工程实际情况相符。不得伪造、篡改档案内容。2.档案的载体应符合要求，字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。3.档案的分类、组卷应合理，便于管理和利用。卷内文件应排列有序，编号规范。（六）报送时间要求1.建设单位应在工程竣工验收备案后[X]个月内，向城建档案馆报送工程档案资料。2.停建、缓建工程的档案资料，暂由建设单位保管，待工程恢复建设时，及时报送城建档案馆。3.对重大建设项目或重点工程，档案形成单位应按照要求提前与城建档案馆沟通，确保档案收集工作的顺利进行。（七）报送方式要求1.档案形成单位应采用纸质档案和电子档案同时报送的方式。电子档案应与纸质档案内容一致，并按照规定的格式和存储要求进行报送。2.纸质档案应装订成册，一式多份，报送至城建档案馆。电子档案应存储在移动硬盘、光盘等存储介质上，并附电子档案目录清单。五、监督与检查（一）内部监督1.城建档案馆建立内部监督机制，定期对收集工作进行自查自纠。检查内容包括档案收集的范围、程序、质量、时间等方面。2.设立专门的监督岗位，负责对收集工作的全过程进行监督，发现问题及时督促整改。3.定期对档案管理人员进行培训，提高其业务水平和责任意识，确保收集工作的规范开展。（二）外部监督1.接受上级档案管理部门的监督检查，按照要求及时报送工作情况和相关资料。2.主动接受社会公众的监督，对公众提出的意见和建议进行认真研究和处理，不断改进收集工作。3.与建设单位、施工单位、监理单位等相关部门建立沟通协调机制，定期召开座谈会，听取各方对档案收集工作的意见和建议，共同推进工作的顺利开展。（三）违规处理1.对违反档案收集工作制度，不按时报送档案资料或报送的档案资料不符合要求的单位，城建档案馆将下达整改通知书，责令其限期整改。2.对拒不整改或整改后仍不符合要求的单位，按照相关法律法规进行严肃处理，并在一定范围内进行通报批评。3.对在档案收集工作