档案馆资料库房管理制度

PAGE档案馆资料库房管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案馆资料库房的管理，确保档案资料的安全与完整，充分发挥档案资料的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案馆资料库房的管理工作，包括档案资料的收集、整理、保管、利用等环节。（三）基本原则1.安全保密原则：确保档案资料的安全，防止档案资料的泄露、损毁和丢失。2.科学管理原则：采用科学的管理方法和技术手段，提高档案资料管理的效率和质量。3.方便利用原则：便于档案资料的查阅和利用，充分发挥档案资料的作用。二、档案资料的收集与整理（一）收集范围1.本公司/组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。2.上级机关颁发的与本公司/组织有关的文件、指示、规定等。3.下级单位报送的重要文件材料。4.本公司/组织与外单位签订的合同、协议、意向书等文件。5.本公司/组织的大事记、年鉴、统计报表等资料。6.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改。3.对收集到的档案资料应进行初步整理，剔除重复、无用的材料。（三）整理方法1.分类：按照档案资料的来源、时间、内容等进行分类，建立分类目录。2.编号：对每一份档案资料进行编号，确保编号的唯一性。3.编目：编制档案资料的目录，包括题名、编号、日期、来源等信息。4.装订：对纸质档案资料进行装订，确保整齐、牢固。三、档案资料的保管（一）库房建设1.库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点。2.库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度调节设备等。3.库房应设置专门的档案架、档案柜等存储设备，确保档案资料的安全存放。（二）档案上架1.档案资料应按照分类目录进行上架存放，便于查找和管理。2.上架的档案资料应排列整齐，编号清晰，不得倒置、斜放。3.对珍贵、易损的档案资料应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（三）库房管理1.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。2.库房应严格控制温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.库房应建立严格的出入库制度，非库房管理人员不得擅自进入库房。4.库房管理人员应定期对档案资料进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。四、档案资料的利用（一）利用范围1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅档案资料。2.外单位因工作需要查阅本公司/组织的档案资料，但须经本公司/组织相关部门批准。（二）利用手续1.本公司/组织内部人员查阅档案资料，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案馆办理查阅手续。2.外单位查阅本公司/组织的档案资料，应出具单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经本公司/组织相关部门负责人签字同意后，到档案馆办理查阅手续。3.查阅档案资料时，应在指定的地点进行，不得擅自将档案资料带出库房。4.查阅档案资料时，应爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、标记、污损。（三）利用登记1.档案馆应对档案资料利用情况进行详细登记，包括查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。2.档案资料利用登记应定期进行整理和归档，以便日后查阅和统计。五、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和本公司/组织的规定为依据，对档案资料进行鉴定。2.从档案资料的真实性、完整性、准确性、系统性等方面进行综合评估。3.充分考虑档案资料的历史价值、现实价值和未来价值。（二）鉴定方法1.成立档案鉴定小组，由档案馆负责人、相关部门负责人和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组对档案资料进行逐卷、逐件审查，提出鉴定意见。3.对鉴定为无保存价值的档案资料，应填写《档案销毁申请表》，经本公司/组织相关部门负责人签字同意后，进行销毁。（三）销毁程序1.档案销毁应在指定的地点进行，由专人负责监销。2.销毁档案资料时，应采用适当的方式进行，确保档案资料彻底销毁，无法恢复。3.销毁档案资料后，应填写《档案销毁登记表》，记录销毁时间、销毁人、监销人等信息。六、档案资料的数字化管理（一）数字化范围1.对具有重要价值和利用频繁的档案资料进行数字化处理。2.数字化处理的档案资料应包括纸质档案资料、电子档案资料等。（二）数字化要求1.数字化处理的档案资料应保持原貌，不得进行任何形式的修改。2.数字化处理的档案资料应采用统一的格式和标准，确保数据的一致性和兼容性。3.数字化处理的档案资料应进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。（三）数字化管理1.建立数字化档案管理系统，对数字化档案资料进行集中管理。2.数字化档案管理系统应具备档案资料的录入、存储、检索、利用等功能。3.对数字化档案资料的利用应进行严格的权限控制，确保档案资料的安全。七、档案管理人员职责（一）库房管理人员职责1.负责库房的日常管理工作，确保库房的安全与整洁。2.负责档案资料的上架、下架、整理等工作，确保档案资料的安全存放。3.负责库房温湿度的监测和调节，定期对档案资料进行检查，发现问题及时处理。4.负责办理档案资料的出入库手续，严格控制档案资料的流向。（二）查阅管理人员职责1.负责接待档案资料查阅人员，办理查阅手续。2.负责提供档案资料查阅服务，协助查阅人员查找所需档案资料。3.负责对档案资料查阅情况进行登记，定期整理和归档。（三）鉴定销毁管理人员职责1.负责组织档案鉴定小组对档案资料进行鉴定。2.负责填写《档案销毁申请表》，经批准后组织实施档案销毁工作。3.负责对档案销毁情况进行登记，确保档案销毁工作的规范进行。（四）数字化管理人员职责1.负责制定数字化档案管理计划，组织实施档案资料的数字化处理工作。2.负责数字化档案管理系统的维护和管理，确保系统的正常运行。3.负责对数字化档案资料的安全进行管理，防止数据泄露和丢失。八、监督与检查（一）监督机制1.本公司/组织应建立健全档案资料库房管理监督机制，定期对档案资料库房管理工作进行检查和评估。2.档案馆应定期向本公司/组织领导汇报档案资料库房管理工作情况，接受领导监督。（二）检查内容1.档案资料的收集、整理、保管、利用等环节的工作情况。2.库房建设、设备配备、温湿度控制等情况。3.档案管理人员的职责履行情况。（三）问题处理1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门和人员限期整改。2.对整改不