大学学生会档案管理制度

PAGE大学学生会档案管理制度一、总则（一）目的为加强大学学生会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学生会工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于大学学生会各部门及全体成员在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学生会档案由专门机构或专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映学生会工作实际情况，不得弄虚作假。3.保密性原则：对涉及学生会机密的档案，应严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门学生会设立档案管理办公室，负责学生会档案的日常管理工作。档案管理办公室设在学生会秘书处。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.制定和完善档案管理制度，指导各部门做好档案管理工作。3.对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索工具，方便档案查询。4.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。5.按照规定向学校档案馆移交档案，并做好交接手续。6.积极开发利用档案信息资源，为学生会工作提供服务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.学生会工作计划、总结、报告、决议等文件材料。2.学生会组织的各类活动方案、通知、议程、记录、照片、视频等资料。3.学生会成员的基本信息、考核记录、奖惩情况等个人档案材料。4.学生会与其他组织或单位的往来文件、信函、协议等。5.学生会的财务收支凭证、报表等财务档案材料。6.其他与学生会工作相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整。2.收集的档案材料应真实、准确、清晰，不得涂改、伪造。3.对重要的档案材料应进行备份，防止丢失。（三）整理方法1.分类：按照档案的内容和性质，将档案分为文书档案、活动档案、个人档案、财务档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，方便档案查询。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在文件办理完毕后及时归档。2.活动档案应在活动结束后一周内归档。3.个人档案应在每年年底进行归档。4.财务档案应按照财务管理制度的规定进行归档。（二）归档程序1.各部门将收集整理好的档案材料移交档案管理办公室。2.档案管理办公室对移交的档案材料进行审核、整理，符合要求的予以归档。3.将归档后的档案存入专门的档案柜或档案库房，并建立档案台账。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映学生会主要职能活动和基本历史面貌的，对学生会工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管：定期保管的档案期限分为30年、10年。3.保管期限的划分应根据档案的重要性、查考利用价值等因素确定。（四）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找。3.对电子档案应进行备份，并存储在安全的介质上，定期进行检查和维护。4.建立档案借阅登记制度，严格控制档案的借阅范围和借阅期限。5.加强对档案库房的安全管理，配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设施，确保档案的安全。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案的安全和完整。2.档案利用应优先满足学生会工作的需要，为学生会决策、管理、服务等提供支持。（二）利用方式1.查阅：学生会成员因工作需要可查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。2.借阅：确因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制：如需复制档案，应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明复制日期、复制人等信息。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得涂改、污损、抽取、撤换档案材料。2.未经档案管理部门负责人批准，不得将档案转借他人或带出档案库房。3.利用档案后，应及时归还档案，并办理归还手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。2.档案鉴定应根据档案的保管期限、现实利用价值等因素进行综合评估。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、学生会秘书长及相关部门负责人组成。档案鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，确定其保存价值。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较，分析其保存价值。3.效益评估法：评估档案对学生会工作和社会发展的效益，确定其保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见。2.经学生会秘书长批准后，编制销毁清册，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。3.按照规定的程序进行销毁，销毁时应指定专人负责监销，确保销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立学生会档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化管理内容及要求1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行分类、编号、编目等处理。2.档案信息录入：将档案的基本信息、内容摘要等录入档案管理信息系统，建立档案数据库。3.档案信息检索：利用档案管理信息系统的检索功能，实现档案信息的快速查询和利用。4.档案信息安全管理：采取安全防护措施，确保档案信息的安全，防止信息泄露、篡改等情况发生。（三）信息化管理实施步骤1.制定档案信息化建设方案，明确建设目标、任务、步骤和要求。2.配备必要的硬件设备和软件系统，建立档案管理信息系统。3.组织档案管理人员进行信息化培训，提高其信息化管理能力。4.按照档案信息化建设方案的要求，逐步推进档案数字化工作，实现档案的信息化管理。八、监督与检查（一）监督检查主体学生会设立档案管理监督检查小组，负责对学生会档案管理工作进行监督检查。档案管理监督检查小组由学生会主席团成员及各部门负责人组成。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.《档案收集范围》、《档案整理方法》、《档案归档与保管》、《档案利用与借阅》、《档案鉴定与销毁》等规定的落实情况。3.档案管理工作的质量和效率。4.档案管理人员的工作情况。（三）监督检查方式1.定期检查：每学期对档案管理工作进行一次全面检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对档案管理工作进行不定期抽查。3.专项检查：对档案管理中的重点问题或重要事项进行专项检查。（四）监督检查结