光荣院消防档案管理制度

PAGE光荣院消防档案管理制度一、总则（一）目的为加强光荣院消防档案管理，确保消防档案的完整性、准确性和规范性，有效预防和减少火灾事故，保障光荣院人员生命财产安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于光荣院内部各部门及与消防工作相关的各类活动和场所。（三）依据本制度依据《中华人民共和国消防法》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》等相关法律法规及行业标准制定。二、消防档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责光荣院消防档案的统一收集、整理、归档、保管和查阅工作。2.建立健全消防档案管理制度，明确档案管理流程和要求。3.定期对消防档案进行检查、维护，确保档案的安全和完整。（二）各部门职责1.负责本部门消防档案资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好消防档案的查阅、借阅等工作。3.严格执行消防档案管理制度，确保本部门消防工作资料的真实、准确和完整。（三）消防安全责任人职责1.批准消防档案管理制度的制定和修订。2.督促各部门做好消防档案管理工作，确保消防档案管理工作的有效落实。3.定期检查消防档案管理工作情况，对存在的问题及时提出整改意见。三、消防档案内容（一）消防安全基本情况1.光荣院基本概况，包括地理位置、建筑面积、人员数量等。2.消防设施设备情况，如消防水源、消防器材、消防设施分布图等。3.消防组织架构，包括消防安全责任人、管理人、各部门消防安全责任人及义务消防队成员等信息。4.消防安全管理制度，如消防安全责任制、防火巡查制度、消防设施维护管理制度等。5.与消防安全有关的重点工种人员情况，如电工证、焊工证等相关证书复印件。6.新增消防产品、防火材料的合格证明材料。（二）消防安全管理情况1.消防设施设备检查记录，包括每日防火巡查记录、每月消防设施维护检查记录、每年消防设施检测报告等。2.火灾隐患排查及整改情况记录，包括隐患排查时间、地点、内容、整改措施及整改结果等。3.消防宣传教育记录，如消防安全培训计划、培训内容、培训时间、参与人员签到表等。4.灭火和应急疏散预案演练记录，包括演练计划、演练方案、演练过程记录、演练总结等。5.火灾情况记录，包括火灾发生时间、地点、原因、损失情况、扑救情况及事故处理情况等。6.消防奖惩情况记录，对在消防工作中表现突出或违反消防规定的部门和个人进行奖惩的记录。四、消防档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责收集本部门与消防工作相关的文件、资料，并及时移交档案管理部门。2.收集的文件、资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其存储介质的安全性和可读性，并进行备份保存。（二）整理要求1.档案管理部门对收集到的消防档案资料进行分类整理，按照消防安全基本情况和消防安全管理情况两大类别进行划分。2.每个类别下再根据具体内容进行细分，如消防安全基本情况可分为光荣院概况、消防设施设备等；消防安全管理情况可分为消防设施设备检查记录、火灾隐患排查及整改记录等。3.整理过程中，应去除重复、无效的文件资料，对破损、褪色的文件进行修复或复制。4.每份文件资料应编制唯一的编号，并建立相应的索引目录，便于查阅和管理。五、消防档案的归档与保管（一）归档要求1.整理好的消防档案资料应及时归档，按照类别和时间顺序进行排列存放。2.归档的文件资料应装入档案盒，并在档案盒上标明类别、年度、月份等信息。3.建立档案台账，详细记录档案的名称、编号、归档时间、保管期限等信息，便于查询和统计。（二）保管要求1.消防档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.档案库房应配备必要的消防设施设备，如灭火器、消火栓等，确保档案的安全。3.定期对档案进行盘点，核实档案的数量和完整性，发现问题及时处理。4.根据档案的保管期限，对到期档案进行鉴定和销毁，销毁过程应严格按照相关规定进行，并做好记录。六、消防档案的查阅与借阅（一）查阅要求1.光荣院内部人员因工作需要查阅消防档案的，应填写《消防档案查阅申请表》，注明查阅内容、查阅原因等，经本部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应指定专人负责提供查阅服务，并在查阅现场进行监督，确保档案资料的安全和完整。3.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，并在《消防档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅要求1.因特殊情况需要借阅消防档案的，应填写《消防档案借阅申请表》一式两份，详细注明借阅内容、借阅期限、借阅用途等，经本部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人或用于其他非申请用途。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题应及时查明原因并追究责任。七、消防档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立光荣院消防档案信息化管理系统，实现消防档案资料的电子化存储、检索、查询和统计分析，提高消防档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责消防档案信息化管理系统的数据录入工作，确保录入数据的准确性和完整性。2.根据档案资料的更新情况，及时对系统中的数据进行维护和更新，保证系统数据与实际档案资料一致。（三）系统功能应用1.利用信息化管理系统的检索功能，快速准确地查找所需的消防档案资料。2.通过系统的统计分析功能，对消防档案数据进行分类统计和分析，为消防安全管理决策提供数据支持。3.利用系统的权限管理功能，设置不同人员的查阅、借阅权限，确保消防档案信息安全。八、消防档案的保密管理（一）保密原则消防档案涉及光荣院的消防安全信息和人员隐私，应严格遵守保密制度，确保档案信息不被泄露。（二）保密措施1.档案管理部门应与接触消防档案的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对消防档案的查阅、借阅等活动进行严格登记，记录查阅和借阅人员的信息及查阅内容、借阅期限等。3.在档案管理场所设置必要的保密设施，如门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入档案库房。4.对涉及消防档案的电子数据进行加密存储和传输，防止数据被窃取或篡改。九、消防档案管理的监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门消防档案管理工作进行检查，检查内容包括档案资料的收集、整理、归档、保管等情况。2.消防安全责任人或管理人不定期对消防档案管理工作进行抽查，及时发现和解决存在的问题。3.对检查中发现的问题，应下达整改通知书，责令相关部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）考核评价1.将消防档案管理工作纳入各