乡村少年宫档案管理制度

PAGE乡村少年宫档案管理制度一、总则（一）目的为加强乡村少年宫档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在乡村少年宫建设、运营及发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡村少年宫所有部门及工作人员在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：乡村少年宫档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映乡村少年宫的工作实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理乡村少年宫在各项活动中形成的各类档案，保证档案不缺失。4.保密性原则：对涉及乡村少年宫机密、隐私等内容的档案，严格保密，防止失泄密事件发生。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理室，负责乡村少年宫档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。2.制定档案管理制度和工作流程，指导各部门兼职档案员的工作。3.负责档案的保管、利用和统计工作，定期对档案进行检查、核对，确保档案安全。4.做好档案的信息化管理工作，建立档案数据库，提高档案管理效率。5.参与档案的鉴定、销毁工作，对到期或失去保存价值的档案提出处理意见。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，定期向档案管理室移交。2.协助档案管理室做好档案的编目、装订等工作，提供档案利用所需的相关信息。3.按照档案管理制度的要求，做好本部门档案的日常保管工作，确保档案安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：包括乡村少年宫的各类文件、通知、报告、会议记录、工作计划与总结等。2.教学活动类：教学计划、教案、学生作品、教学成果、活动记录等。3.师资队伍建设类：教师培训资料、教师考核记录、教师获奖情况等。4.学生管理类：学生档案、学生综合素质评价记录、学生获奖情况等。5.设施设备类：少年宫设施设备的采购合同、验收报告、维护记录等。6.财务类：财务报表、收支凭证、固定资产台账等。7.其他类：与乡村少年宫相关的各类协议、合同、捐赠记录等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集上来。2.档案收集应遵循真实性、完整性原则，不得对档案内容进行篡改或遗漏。3.对于重要档案，应实行双套制管理，即同时保存纸质档案和电子档案。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、时间、内容等进行分类，一般可分为行政管理、教学活动、师资队伍建设、学生管理、设施设备、财务、其他等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于查找和管理。编号应遵循唯一性、系统性原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于检索和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。装订应注意保护档案内容，不得损坏档案。四、档案的保管（一）保管场所档案管理室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、灭火器、除湿机等。（二）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：反映乡村少年宫主要职能活动和历史面貌的，对乡村少年宫有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案：在较长时间内对乡村少年宫工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为16年至50年。3.短期保管的档案：在较短时间内对乡村少年宫工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为1年至15年。（三）档案保管要求1.档案应按照分类、编号顺序存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。4.严格控制档案库房的温度、湿度，保持库房环境整洁。五、档案的利用（一）利用范围乡村少年宫内部工作人员因工作需要可查阅、借阅档案；外部单位或个人因工作需要查阅档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：工作人员可直接到档案管理室查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]天，特殊情况需延长借阅期限的，应办理续借手续。3.复制：因工作需要复制档案的，应填写复制申请表，经部门负责人批准后，方可复制。复制档案应保证内容完整、清晰，不得篡改档案内容。（三）利用登记档案管理室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用目的、档案内容等信息。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.审查档案内容：对档案的形成背景、内容价值、保管期限等进行全面审查。2.参考相关规定：依据国家有关档案保管期限的规定，结合乡村少年宫的实际情况，确定档案的鉴定意见。3.征求意见：征求相关部门和人员的意见，确保鉴定结果的科学性和合理性。（四）销毁程序1.编制销毁清册：对经过鉴定需要销毁的档案，编制销毁清册，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.审批：销毁清册经档案鉴定小组审核，报乡村少年宫负责人批准后，方可实施销毁。3.销毁：档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁，并确保销毁彻底。4.监销：档案销毁过程中，应有专人监销，监销人应在销毁清册上签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立乡村少年宫档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理要求，将纸质档案的相关信息录入档案管理信息系统，确保数据准确、完整。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护，及时更新档案信息，保证系统数据的时效性。（三）信息安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定