人武部带兵档案管理制度

PAGE人武部带兵档案管理制度一、总则（一）目的为加强人武部带兵档案管理，确保档案资料的真实性、完整性和保密性，提高带兵工作的规范化、科学化水平，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于人武部在带兵工作中形成的各类档案资料的管理，包括人员基本信息、训练考核记录、奖惩情况、思想动态等方面的档案。（三）管理原则1.集中统一原则人武部设立专门的档案管理部门，对带兵档案进行集中统一管理，确保档案资料的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映带兵工作实际情况，数据准确无误，严禁弄虚作假。3.安全保密原则加强档案安全保密措施，防止档案资料泄露、丢失和损坏，确保档案信息安全。4.规范有序原则按照规定的程序和方法进行档案的收集、整理、归档、保管和利用，保证档案管理工作规范有序。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门人武部设立档案管理科，作为带兵档案管理的专门机构，负责档案的日常管理工作。（二）职责1.制定和完善档案管理制度，明确档案管理流程和标准。2.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保档案资料的完整和安全。3.对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理业务水平。4.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和解决档案管理中存在的问题。5.配合上级部门和其他相关单位对档案的查阅、借阅等工作。三、档案收集（一）收集范围1.人员基本信息档案包括入伍登记表、个人简历、政治面貌、家庭情况等。2.训练考核档案涵盖军事训练计划、考核成绩、训练总结等。3.奖惩情况档案记录各类奖励和惩处的决定、通报等。4.思想动态档案包含思想汇报、谈心记录、心理测评等。5.其他相关档案如执行任务记录、安全事故处理档案等。（二）收集要求1.各部门和带兵人员应按照规定的时间和要求，及时将相关档案资料报送档案管理科。2.报送的档案资料应齐全、完整、准确，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.档案管理科对收集的档案资料进行认真审核，对不符合要求的及时退回补充完善。四、档案整理（一）分类标准1.按照档案内容的性质和类别，分为人员基本信息类、训练考核类、奖惩情况类、思想动态类等。2.每类档案再根据具体内容进行细分，如训练考核类可分为军事技能训练、政治理论学习等子类别。（二）整理方法1.对收集到的档案资料进行分类排序，按照时间顺序或重要程度依次排列。2.去除重复、无效的资料，对破损、褪色的档案进行修复或复制。3.编制档案目录，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息，便于查找和管理。五、档案归档（一）归档原则1.遵循档案形成的自然规律和内在联系，保持档案之间的有机联系。2.按照档案分类标准进行归档，确保档案存放有序，便于查阅和利用。（二）归档程序1.档案管理人员对整理好的档案资料进行核对，确认无误后进行装订。2.在档案封面和盒脊上填写档案名称、编号、起止日期、保管期限等信息。3.将装订好的档案放入档案盒，按照归档顺序排列上架。六、档案保管（一）保管场所1.档案管理科应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房内配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器等。（二）保管要求1.按照档案保管期限进行分类存放，定期对档案进行检查和清点，确保档案数量准确、存放安全。2.对电子档案要进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行数据维护，防止数据丢失或损坏。3.严格控制档案库房的温湿度，温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。4.做好档案库房的清洁卫生工作，定期对档案进行除尘、消毒等处理。七、档案利用（一）查阅权限1.人武部内部人员因工作需要查阅带兵档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理科查阅。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅档案的，应出具正式介绍信，经人武部领导批准后，由档案管理科安排查阅。3.涉及个人隐私或机密内容的档案，查阅范围应严格控制，未经批准不得擅自扩大。（二）借阅规定1.因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理科负责人批准后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、损毁档案，按时归还档案。（三）复制要求1.查阅人员如需复制档案资料，应填写《档案复制申请表》，经批准后，由档案管理人员进行复制。2.复制的档案资料应与原件内容一致，并加盖档案管理科印章。3.复制的档案资料仅供查阅人员使用，不得用于其他用途。八、档案保密（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。3.对涉及机密的档案，应采取加密存储、专人保管等措施。（二）保密教育1.定期对档案管理人员和带兵人员进行保密教育，提高保密意识。2.在档案管理工作中，强调保密纪律，对违反保密规定的行为进行严肃处理。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定标准1.根据档案的保管期限和现实利用价值，定期对档案进行鉴定。2.对保管期满且确无保存价值的档案，应进行销毁处理。（二）鉴定程序1.档案管理科组织相关人员成立档案鉴定小组，对档案进行全面审查。2.鉴定小组根据鉴定标准，提出档案存毁意见，填写《档案鉴定意见书》。3.经人武部领导批准后，确定销毁档案清单。（三）销毁方法1.对确定销毁的档案，应采用安全可靠的方式进行销毁，如