档案信息化建设制度上墙

PAGE档案信息化建设制度上墙一、总则（一）目的为加强公司档案信息化建设，规范档案管理工作，提高档案利用效率，保障档案信息安全，根据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案信息化建设过程中的档案管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案信息化建设合法合规。2.真实性原则：保证档案信息的真实性、完整性，不得篡改、伪造档案内容。3.保密性原则：加强档案信息安全管理，防止档案信息泄露。4.便利性原则：以提高档案利用效率为目标，优化档案管理流程，方便员工查询和使用档案。二、档案信息化建设管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案信息化建设规划、制度和标准。2.组织实施档案信息化系统的建设、维护和升级，确保系统稳定运行。3.负责档案数据的收集、整理、录入、存储和备份，保证档案数据的准确性和完整性。4.指导和监督各部门的档案信息化工作，开展档案信息化培训和宣传。5.负责档案信息安全管理，制定安全策略和应急预案，保障档案信息安全。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和移交，确保档案资料齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，配合做好档案信息化建设工作，及时提供相关档案信息。3.负责本部门档案信息系统的使用和维护，严格遵守档案管理规定，确保档案信息安全。4.对本部门档案信息化工作进行自查自纠，及时发现和解决问题。（三）员工职责1.按照档案管理要求，及时将个人工作中形成的档案资料移交所在部门。2.积极配合档案管理部门和所在部门的档案信息化工作，提供必要的协助。3.严格遵守档案信息安全规定，不得擅自泄露、篡改档案信息。三、档案信息化建设流程（一）档案收集1.各部门应明确档案收集责任人，负责定期收集本部门在工作中形成的各类档案资料，包括纸质档案和电子档案。2.档案收集应遵循及时、完整的原则，确保档案资料不遗漏、不丢失。对于重要档案，应及时进行备份。（二）档案整理1.档案管理部门负责制定档案整理标准和规范，指导各部门对收集的档案进行分类、编号、编目等整理工作。2.纸质档案应按照档案类型、年度、保管期限等进行分类整理，编制档案目录。电子档案应按照相应的分类标准进行命名和存储，建立电子档案索引。（三）档案录入1.档案管理部门组织对整理好的档案进行录入，确保档案信息准确无误。录入人员应经过专业培训，熟悉档案管理系统操作。2.在录入过程中，应认真核对档案原件与录入信息，发现问题及时与相关部门沟通解决。（四）档案存储1.档案管理部门应建立安全可靠的档案存储系统，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备，对档案数据进行集中存储。2.定期对档案存储设备进行检查和维护，确保数据存储安全。同时，应制定数据备份策略，定期进行数据备份，防止数据丢失。（五）档案利用1.员工因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据查阅申请，提供相应的档案信息，并做好查阅记录。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自复制、涂改、损毁档案。3.如需借阅档案，应按照借阅流程办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，确保档案安全归还。四、档案信息化系统管理（一）系统建设1.档案管理部门应根据公司档案管理需求，选择合适的档案信息化管理系统，并组织实施系统建设。2.在系统建设过程中，应充分考虑系统的安全性、稳定性、易用性和扩展性，确保系统能够满足公司未来档案管理发展的需要。（二）系统维护1.档案管理部门负责档案信息化系统的日常维护工作，包括系统运行监控、故障排除、数据备份与恢复等。2.定期对系统进行性能评估和优化，及时更新系统软件和硬件，确保系统运行效率和稳定性。（三）系统安全管理1.建立健全档案信息化系统安全管理制度，设置系统用户权限，严格控制用户对系统的访问。2.加强系统安全防护措施，安装防火墙、杀毒软件等安全设备，防止网络攻击和病毒入侵。3.定期进行系统安全检查和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。五、档案信息安全管理（一）安全策略制定1.档案管理部门应制定完善的档案信息安全策略，明确档案信息安全管理目标、原则和措施。2.安全策略应涵盖档案信息的收集、存储、传输、使用、共享和销毁等各个环节，确保档案信息在全生命周期内的安全。（二）人员安全管理1.加强对档案管理人员和涉及档案信息的工作人员的安全培训，提高安全意识和操作技能。2.签订保密协议，明确工作人员的保密义务和责任，防止因人员疏忽或违规操作导致档案信息泄露。（三）物理安全管理1.档案存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等物理安全条件，安装必要的安全设施，如监控摄像头、门禁系统等。2.对档案存储设备进行定期检查和维护，确保设备正常运行，防止因设备故障导致档案信息损坏或丢失。（四）网络安全管理1.加强档案信息化网络安全管理，设置网络访问权限，限制外部网络对档案信息系统的访问。2.采用加密技术对档案信息在网络传输过程中的数据进行加密，防止信息被窃取或篡改。（五）数据安全管理1.定期对档案数据进行备份，备份数据应存储在安全的异地存储设备上，并定期进行异地存储设备的检查和维护。2.对档案数据进行分类分级管理，根据数据的敏感程度和重要性，采取不同的安全防护措施，并严格控制数据的访问权限。（六）安全审计与应急处理1.建立档案信息安全审计机制，对档案信息系统的操作行为和安全事件进行审计和记录，以便及时发现和处理安全问题。2.制定档案信息安全应急预案，明确应急处理流程和责任分工，定期组织应急演练，确保在发生安全事件时能够迅速响应，降低损失。六、档案信息化建设培训与宣传（一）培训计划1.档案管理部门应制定年度档案信息化建设培训计划，根据不同岗位人员的需求，确定培训内容和方式。2.培训内容应包括档案管理法律法规、档案信息化建设制度、档案管理系统操作技能等方面。（二）培训实施1.定期组织档案信息化建设培训活动，邀请专业讲师或内部专家进行授课。培训方式可采用集中培训、在线学习、实地操作等多种形式。2.培训结束后，应对培训效果进行考核，确保员工掌握档案信息化建设相关知识和技能。（三）宣传推广1.利用公司内部网站、宣传栏等渠道，宣传档案信息化建设的重要意义和成果，提高员工对档案信息化工作的认识和重视程度。2.及时发布档案信息化建设相关的政策法规、制度标准和工作动态，为员工提供学习和交流的平台。七、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门负责对公司各部门的档案信息化建设工作进行定期监督检查，及时发现和纠正存在的问题。2.监督检查内容包括档案收集、整理、录入、存储、利用等环节的工作情况，以及档案信息化系统的运行和安全管理情况。（二）考核评价1.建立档案信息化建设工作考核评价机制，对各部门和员工在档案信息化建设工作中的表现进行考核评价。2.考核评价指标包括档案管理工作质量、信息化系统使用情况、安全管理措施落实情况等方面。考核结果作为部门和员工绩效评价的重要依据。（三