基金会档案管理制度模板

PAGE基金会档案管理制度模板一、总则（一）目的为加强基金会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，根据国家有关法律法规和行业标准，结合基金会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于基金会及所属各部门在各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（三）基本原则1.集中统一管理原则：基金会档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映基金会的各项活动和历史面貌，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集基金会在各个方面形成的档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及基金会机密的档案，应严格保密，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门基金会设立专门的档案管理部门，负责档案的日常管理工作。（二）职责分工1.档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善基金会档案管理制度。负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管等工作。建立档案检索系统，提供档案查阅服务。定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见。组织开展档案信息化建设，提高档案管理效率和服务水平。对所属各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查。2.各部门职责负责本部门在各项活动中形成的档案的收集、整理和移交工作。明确一名兼职档案员，负责本部门档案的日常管理和归档工作，并接受档案管理部门的业务指导。严格按照档案管理制度的要求，规范本部门档案的形成、积累和保管等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.基金会章程、理事会决议、会议记录、工作计划、总结、报告等文件材料。2.捐赠协议、捐赠款物接收与使用记录、项目实施计划与总结等项目相关档案。3.财务报表、会计凭证、审计报告等财务管理档案。4.人事档案、员工培训记录、绩效考核材料等人力资源管理档案。5.宣传资料、活动照片、视频等宣传推广档案。6.与政府部门、社会组织、企业等的往来文件、合作协议等对外关系档案。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案材料收集齐全，并按照档案管理部门的要求进行整理。2.对于重要文件材料，应同时收集电子文档和纸质文档，确保档案的完整性。3.档案收集过程中，要注意对档案材料的真实性、完整性和准确性进行审核，发现问题及时纠正。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、项目管理类、财务管理类、人力资源管理类、宣传推广类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类、编号顺序排列上架保管，便于查阅和管理。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.对重要的声像档案，应进行数字化处理，并与纸质档案或电子档案建立关联，便于查阅和利用。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映基金会主要职能活动和历史面貌的，对基金会有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映基金会一般工作活动，在较长时间内对基金会工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为15年至50年。短期保管的档案：凡是反映基金会一般性工作活动，在较短时间内对基金会工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年至15年。2.各部门应根据档案的实际情况，提出档案保管期限的建议，报档案管理部门审核确定。（四）档案的定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，一般每年不少于一次。检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等。2.检查过程中，如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。对已到保管期限的档案，应及时进行鉴定，提出销毁或继续保管的意见。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.本基金会工作人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位因工作需要查阅档案的，应持单位介绍信，经基金会秘书长批准后，方可查阅。查阅重要档案的，还应经基金会理事会同意。3.涉及基金会机密的档案，未经授权不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门同意。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）利用服务1.档案管理部门应积极为利用者提供档案查阅服务，根据利用者的需求，及时准确地提供档案信息。2.对于需要利用档案进行研究、编史修志等工作的，档案管理部门应给予支持和配合，并根据实际情况提供必要的帮助。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、实事求是、慎重从事的原则。2.对档案的鉴定，应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组负责对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁或继续保管的意见。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，报基金会秘书长批准。2.档案销毁申请表应注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。3.批准后的档案销毁申请表应作为档案销毁的依据，档案管理部门应按照规定的程序进行档案销毁。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。5.档案销毁清册应永久保存，作为档案鉴定和销毁工作的记录。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立基金会档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和信息化检索，提高档案管理效率和服务水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为基金会的各项工作提供有力的信息支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设：开发或选用适合基金会档案管理的信息系统，实现档案的收集、整理、编目、保管、查阅、利用等全过程的信息化管理。3.数据安全管理：采取有效的数据安全措施，保障档案信息的安全，防止数据泄露、丢失等情况发生。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应加强对档案信息化管理工作的组织领导，明确专人负责信息化管理工作。2.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确