物业管理档案管理制度kt版

PAGE物业管理档案管理制度kt版一、总则（一）目的为加强物业管理档案的规范化管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在物业管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司所管理的各类物业项目，包括住宅小区、商业写字楼、工业园区等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：物业管理档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映物业管理活动的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则：档案的整理、保管和检索应便于利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善物业管理档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理物业管理档案，建立档案数据库，进行档案的分类、编号、整理、装订、保管等工作。3.负责档案的收集、归档、鉴定、销毁等工作，确保档案的质量。4.提供档案查阅、借阅服务，对档案利用情况进行登记和统计。5.定期对档案管理工作进行检查和评估，总结经验，不断改进档案管理工作。（二）各部门职责1.负责本部门在物业管理活动中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，并按规定时间移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助。3.对本部门保管的档案进行定期清查，确保档案的安全和完整。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理制度，严格遵守档案管理工作流程。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的整理、装订、保管、查阅、借阅登记等。3.对档案进行分类、编号，建立档案目录和索引，方便档案的查找和利用。4.定期对档案进行清查和盘点，发现问题及时报告并采取措施解决。5.做好档案的安全保密工作，防止档案的丢失、损坏和泄密。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.物业项目规划设计文件，包括规划许可证、设计图纸、效果图等。2.物业承接查验资料，包括物业共用部位、共用设施设备清单、查验记录、交接记录等。3.业主及住户资料，包括业主入住登记表、身份证复印件、联系方式、房屋租赁合同等。4.物业服务合同及相关协议，包括物业服务合同、维修保养合同、清洁服务合同、绿化养护合同等。5.日常管理文件，包括工作计划、工作总结、会议纪要、通知、报告等。6.财务资料，包括财务报表、收费记录、费用报销凭证等。7.工程维修资料，包括设备设施台账、维修记录、保养记录、工程图纸等。8.安全管理资料，包括安全检查记录、巡逻记录、消防设施台账、应急预案等。9.环境卫生管理资料，包括卫生检查记录、垃圾清运记录、消杀记录等。10.社区文化活动资料，包括活动方案、活动照片、活动总结等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.收集的文件材料应按照分类标准进行初步整理，便于后续的归档工作。（三）归档时间1.物业项目规划设计文件、承接查验资料等在项目竣工后一个月内归档。2.业主及住户资料在业主入住或签订租赁合同后一周内归档。3.日常管理文件应在文件形成后及时归档，最迟不超过一个月。4.财务资料应在每月末结账后一周内归档。5.工程维修资料、安全管理资料、环境卫生管理资料等应在相关工作完成后一周内归档。6.社区文化活动资料应在活动结束后一周内归档。（四）归档程序1.各部门收集的文件材料经整理后，填写《档案移交清单》，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，核对文件材料的完整性、准确性和规范性，并按照档案分类标准进行分类、编号。3.将整理好的档案装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、编号等信息。4.将装订好的档案上架存放，建立档案目录和索引，便于查找和利用。四、档案的分类与编号（一）分类方法物业管理档案采用年度类别保管期限分类法，具体分类如下：1.A类：综合管理类，包括公司文件、会议纪要、工作计划、工作总结等。2.B类：物业承接查验类，包括物业承接查验资料、交接记录等。3.C类：业主及住户类，包括业主入住登记表、身份证复印件、联系方式、房屋租赁合同等。4.D类：物业服务合同类，包括物业服务合同、维修保养合同、清洁服务合同、绿化养护合同等。5.E类：日常管理类，包括工作计划、工作总结、会议纪要、通知、报告等。6.F类：财务资料类，包括财务报表、收费记录、费用报销凭证等。7.G类：工程维修类，包括设备设施台账、维修记录、保养记录、工程图纸等。8.H类：安全管理类，包括安全检查记录、巡逻记录、消防设施台账、应急预案等。9.I类：环境卫生管理类，包括卫生检查记录、垃圾清运记录、消杀记录等。10.J类：社区文化活动类，包括活动方案、活动照片、活动总结等。（二）编号规则档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的形式编制，具体如下：1.年度：采用公元纪年，用四位数字表示（如2023）。2.类别代码：按照上述分类方法，用大写英文字母表示（如A、B、C等）。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位数字表示（如0001、0002等）。例如，2023年形成的第5份综合管理类档案编号为：2023A0005。五、档案的保管（一）保管期限物业管理档案的保管期限分为永久、长期和短期三种，具体如下：1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备设施，如档案架、档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设备。2.档案应分类存放，按照编号顺序排列，便于查找和利用。3.定期对档案进行清查和盘点，检查档案的保管情况，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。5.电子档案应定期进行备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止数据丢失。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，经公司分管领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、类别、查阅目的等信息。2.申请表经批准后，查阅人到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员根据申请表提供的信息，查找并提供相应的档案。3.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员对档案进行核对，确认无误后办理归还手续。（三）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.外部单位或个人因特殊原因需要借阅档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案借阅申请表》，经公司分管领导批准后，方可借阅。（四）借阅程序1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、类别、借阅期限等信息。2.申请表经批准后，借阅人到档案管理部门办理借阅手续，档案管理人员根据申请表提供的信息查找并提供相应的档案，同时填写《档案借阅登记薄》，记录借阅人姓名、单位、借阅档案名称、借阅期限等信息。3.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理延期手续。4.借阅人归还档案时，档案管理人员应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定，确定档案的存毁。鉴定标准如下：1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应继续保存。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，如仍有利用价值，应继续保存；如已无利用价值，可予以销毁。3.短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，如已超过保管期限，且确无利用价值，可予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对到期档案进行鉴定，提出存毁意见，填写《档案鉴定意见书》。2.《档案鉴定意见书》经公司分管领导批准后，档案