拆迁档案管理制度及流程

PAGE拆迁档案管理制度及流程一、总则（一）目的为加强公司拆迁档案管理，确保拆迁档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥拆迁档案在公司拆迁工作及后续相关事务中的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司参与的所有拆迁项目档案的管理工作，包括拆迁项目的前期准备、实施过程、后期收尾等各个阶段形成的各类文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理部门，对拆迁档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映拆迁工作的实际情况，数据准确、手续完备。3.分类科学原则按照拆迁工作的流程和档案的形成特点，进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司拆迁档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督和检查各部门在拆迁工作中形成档案的收集、整理、归档工作。3.集中统一管理公司拆迁档案，建立档案数据库，实现档案的信息化管理。4.负责档案的查阅、借阅、利用等服务工作，按照规定提供档案信息。5.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。（二）拆迁项目负责人职责1.负责组织本项目档案的收集、整理工作，确保项目档案的完整、准确。2.对本项目形成的档案材料进行初步审核，保证档案内容符合要求。3.及时向档案管理部门移交本项目的档案，并办理交接手续。（三）各部门职责1.负责本部门在拆迁工作中形成的各类文件材料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助。三、档案收集（一）收集范围1.拆迁项目前期准备阶段：包括项目立项文件、规划许可证、土地使用证、拆迁许可证、拆迁计划和拆迁方案等。2.拆迁实施阶段：拆迁补偿协议、评估报告、房屋腾空交接记录、拆迁现场照片、录像、录音等。3.后期收尾阶段：拆迁工作总结、审计报告、信访处理记录等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整收集。2.收集的档案材料应字迹清晰、内容完整、手续完备，纸张规格应符合档案管理要求。3.对于电子文件，应确保其格式通用、内容完整，并按照规定进行存储和备份。（三）收集时间1.项目立项后，应及时收集相关前期文件材料，并在项目启动前移交档案管理部门。2.拆迁实施过程中，各部门应每月定期将本月形成的档案材料移交档案管理部门。3.项目结束后，应在一个月内完成全部档案的收集和整理工作，并移交档案管理部门。四、档案整理（一）分类标准1.综合类：包括项目立项文件、拆迁许可证、拆迁计划和拆迁方案等。2.拆迁补偿类：拆迁补偿协议、评估报告、补偿费用发放记录等。3.房屋腾空类：房屋腾空交接记录、房屋拆除记录等。4.影像资料类：拆迁现场照片、录像、录音等。5.其他类：包括信访处理记录、审计报告、工作总结等。（二）整理方法1.按照分类标准，对收集的档案材料进行分类。2.对每一类档案材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。4.对档案材料进行装订、编页，确保档案的整齐、牢固。（三）整理要求1.整理后的档案应分类清晰、编号准确、目录完整。2.档案材料应保持其原始顺序，不得随意打乱或增减。3.对于破损、褪色的档案材料，应进行修复或复制，确保档案的可读性。五、档案归档（一）归档流程1.各部门整理好档案材料后，填写档案移交清单，一式两份，一份留存本部门，一份随档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案材料进行审核，审核合格后办理签收手续，并在档案移交清单上签字确认。3.档案管理部门按照分类标准，将审核后的档案材料进行归档，存入档案库房或档案数据库。（二）归档时间1.各部门应在每月底前将本月整理好的档案材料移交档案管理部门。2.项目结束后，应在一个月内完成全部档案的归档工作。（三）归档要求1.归档的档案应符合整理要求，档案目录应与档案材料一一对应。2.档案管理部门应建立档案台账，记录档案的归档情况，包括档案编号、题名、日期、保管期限、归档时间等。六、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器等。（二）保管方式1.档案应按照分类和编号顺序存放，便于查找和利用。2.对于电子档案，应采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质进行备份，并分别存储在不同的地点。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。（三）保管期限1.拆迁档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括项目立项文件、拆迁许可证、拆迁补偿协议等重要文件。3.长期保管的档案包括房屋腾空交接记录、评估报告等，保管期限为30年。4.短期保管的档案包括拆迁现场照片、录像等，保管期限为10年。（四）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要销毁。2.鉴定工作应由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组进行。3.对于失去保存价值的档案，应填写档案销毁清单，经公司领导批准后进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责，在销毁现场进行监销，并在销毁清单上签字确认。七、档案查阅与借阅(一)查阅流程1.公司内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请表进行审核，审核通过后，为查阅人员提供档案查阅服务，并做好查阅记录。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。查阅过程中，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。(二)借阅流程1.因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。2.档案管理部门按照申请表的内容，为借阅人员提供档案，并在档案借阅登记簿上登记。3.借阅人员应在规定的期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。归还档案时，档案管理部门应进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。(三)查阅与借阅要求1.查阅和借阅档案应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.查阅和借阅档案的人员应遵守档案管理部门的各项规定，不得擅自扩大查阅和借阅范围。3.档案管理部门应定期对查阅和借阅档案的情况进行统计和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。八、档案信息化管理(一)信息化建设目标1.建立公司拆迁档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段，提高档案管理工作的效率和质量，为公司拆迁工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。(二)信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行图像处理和数据挂接，建立电子档案数据库。2.档案信息系统建设：开发或选用适合公司拆迁档案管理的信息系统，实现档案的录入、存储、检索、借阅、统计等功能。3.数据安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息系统的数据安全。(三)信息化管理要求1.档案管理部门应配备必