档案文物资料室管理制度

PAGE档案文物资料室管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案文物资料室的管理，确保档案文物资料的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内档案文物资料室的管理工作，包括档案文物资料的收集、整理、保管、借阅、利用和销毁等环节。（三）管理原则1.集中统一管理原则：档案文物资料室对公司/组织内各类档案文物资料实行集中统一管理，确保档案文物资料的完整性和系统性。2.真实性原则：档案文物资料应如实反映公司/组织的各项活动和历史面貌，确保档案文物资料的真实性和可靠性。3.保密性原则：对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密和其他敏感信息的档案文物资料，应严格保密，防止信息泄露。4.方便利用原则：在确保档案文物资料安全和保密的前提下，应充分考虑档案文物资料的利用需求，提供便捷的利用服务。二、档案文物资料的收集（一）收集范围1.文书档案：包括公司/组织的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。2.科技档案：包括科研项目、技术改造、工程建设等方面的文件、图纸、图表、数据等。3.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.人事档案：包括员工的个人简历、学历证书、职称证书、劳动合同、考核记录等。5.业务档案：包括市场营销、客户服务、生产管理、质量管理等方面的文件、记录、合同等。6.声像档案：包括照片、录音、录像等。7.实物档案：包括公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、纪念品等。8.其他档案：包括公司/组织认为有保存价值的其他文件、资料等。（二）收集要求1.及时收集：各部门应指定专人负责档案文物资料的收集工作，确保档案文物资料及时、完整地收集到档案文物资料室。2.真实准确：收集的档案文物资料应真实、准确、完整，不得篡改、伪造或遗漏。3.分类整理：收集的档案文物资料应按照档案文物资料的类别进行分类整理，便于后续的保管和利用。（三）收集渠道1.内部收集：各部门应定期将本部门产生的档案文物资料移交至档案文物资料室。2.外部收集：档案文物资料室应主动收集与公司/组织相关的外部文件、资料，如政府部门的政策文件、行业协会的资料、合作伙伴的文件等。3.个人捐赠：鼓励公司/组织员工个人捐赠与公司/组织历史相关的实物、照片、文献等档案文物资料。三、档案文物资料的整理（一）整理原则1.遵循档案文物资料形成规律：按照档案文物资料的形成时间、来源、内容等特点进行整理，保持档案文物资料之间的有机联系。2.便于保管和利用：整理后的档案文物资料应便于保管和查找利用，提高档案文物资料的管理效率和利用价值。（二）整理方法1.分类：根据档案文物资料的类别进行分类，如文书档案可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类等；科技档案可分为科研项目类、技术改造类、工程建设类等。2.编号：对每一类档案文物资料进行编号，以便于识别和管理。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。3.编目：编制档案文物资料的目录，包括档案文物资料的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。目录应打印成册，并建立电子目录，便于查询和利用。4.装订：对纸质档案文物资料进行装订，确保档案文物资料的整齐、牢固。装订应采用线装或胶装的方式，不得使用金属钉或塑料夹。5.装盒：将整理好的档案文物资料装入档案盒，并在档案盒上标明档案文物资料的编号、名称、日期等信息。档案盒应采用统一规格，便于存放和管理。（三）整理流程1.接收：档案文物资料室接收各部门移交的档案文物资料后，应对档案文物资料进行初步审核，检查档案文物资料的完整性、准确性和规范性。2.分类：根据档案文物资料的类别进行分类，确定档案文物资料的保管期限。3.编号：对分类后的档案文物资料进行编号，建立档案文物资料的编号体系。4.编目：编制档案文物资料的目录，包括档案文物资料的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。5.装订：对纸质档案文物资料进行装订，确保档案文物资料的整齐、牢固。6.装盒：将整理好的档案文物资料装入档案盒，并在档案盒上标明档案文物资料的编号、名称、日期等信息。7.上架：将装盒后的档案文物资料上架存放，并按照档案文物资料的编号顺序排列，便于查找和利用。四、档案文物资料的保管（一）保管环境1.温度：档案文物资料室的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。2.湿度：应采取防潮、防霉、防虫等措施，防止档案文物资料受潮、发霉、虫蛀。3.光照：应避免档案文物资料直接受到阳光照射，防止档案文物资料褪色、老化。4.防火：档案文物资料室应配备防火设备，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查和维护。5.防盗：档案文物资料室应安装防盗门窗、监控设备等，确保档案文物资料的安全。（二）保管设备1.档案柜：应选用质量好、密封性强的档案柜，用于存放档案文物资料。档案柜应定期进行清洁和维护，确保档案文物资料的存放环境整洁、卫生。2.密集架：对于档案文物资料数量较多的单位，可以选用密集架进行存放。密集架应具有良好的密封性、防火性和防盗性，便于档案文物资料的存放和管理。3.温湿度控制设备：应配备温湿度控制设备，如空调、除湿机等，确保档案文物资料室的温度和湿度符合要求。4.防火设备：应配备防火设备，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查和维护。5.防盗设备：应安装防盗门窗、监控设备等，确保档案文物资料的安全。（三）保管期限1.永久保管：对于反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的重要档案文物资料，如公司章程、营业执照、重大决策文件、财务报表等，应永久保管。对于涉及公司/组织商业秘密、技术秘密和其他敏感信息的档案文物资料，应根据保密期限确定保管期限，一般不少于[X]年。2.定期保管：对于其他档案文物资料，应根据其重要程度和保存价值确定保管期限，一般分为[X]年、[X]年、[X]年等。保管期限届满后，经鉴定可以销毁的档案文物资料，应按照规定进行销毁。（四）保管措施1.建立档案文物资料保管台账：对档案文物资料的入库、保管、出库等情况进行详细记录，确保档案文物资料的数量和状态清晰可查。2.定期盘点：定期对档案文物资料进行盘点，检查档案文物资料的数量、质量和保管情况，发现问题及时处理。3.安全检查：定期对档案文物资料室进行安全检查，检查防火、防盗、防潮、防霉、防虫等措施的落实情况，确保档案文物资料的安全。4.数字化管理：对重要的档案文物资料进行数字化处理，建立电子档案库，便于档案文物资料的查询和利用。同时，应加强电子档案的管理，确保电子档案的安全和保密。五、档案文物资料的借阅（一）借阅范围1.公司/组织内部人员：因工作需要，公司/组织内部人员可以借阅档案文物资料。2.外部单位人员：因工作需要，外部单位人员可以借阅档案文物资料，但必须经公司/组织相关部门负责人批准，并办理借阅手续。（二）借阅手续1.填写借阅申请表：借阅人应填写借阅申请表，注明借阅档案文物资料的名称、编号、借阅期限、用途等信息。2.审批：借阅申请表经部门负责人签字批准后，交档案文物资料室负责人审批。档案文物资料室负责人应根据借阅人的申请内容和档案文物资料的保管情况进行审批，决定是否同意借阅。3.登记：经审批同意借阅的，档案文物资料室工作人员应在借阅登记簿上进行登记，记录借阅人的姓名、部门、借阅日期、归还日期等信息。4.借阅：借阅人凭借阅申请表和借阅登记簿到档案文物资料室领取档案文物资料。档案文物资料室工作人员应向借阅人当面清点档案文物资料的数量和质量，并告知借阅人档案文物资料的保管要求和注意事项。5.归还：借阅人应在借阅期限届满前归还档案文物资料。档案文物资料室工作人员应认真检查归还的档案文物资料，如发现档案文物资料有损坏、丢失等情况，应及时向借阅人查明原因，并要求借阅人承担相应的责任。（三）借阅期限1.短期借阅：一般不超过[X]个工作日。2.长期借阅：一般不超过[X]个月。如需延长借阅期限，借阅人应提前向档案文物资料室提出申请，经批准后方可延长。（四）借阅限制1.机密档案文物资料：涉及公司/组织商业秘密、技术秘密和其他敏感信息的机密档案文物资料，未经公司/组织相关部门负责人批准，不得借阅。2.重要档案文物资料：对于重要的档案文物资料，如公司/组织的历史档案、重大决策文件等，应严格控制借阅范围和借阅期限，确需借阅的，应经公司/组织主要领导批准。3.原件借阅：一般情况下，档案文物资料只提供复印件借阅。确需借阅原件的，应经档案文物资料室负责人批准，并在借阅登记簿上注明原件借阅情况。借阅人应妥善保管原件，不得擅自复制、转借或泄露原件内容。六、档案文物资料的利用（一）利用方式1.查阅：借阅人可以在档案文物资料室内查阅档案文物资料。2.复印：借阅人可以根据需要复印档案文物资料，但必须经档案文物资料室工作人员同意，并在复印件上加盖档案文物资料室公章。3.摘录：借阅人可以根据需要摘录档案文物资料的内容，但必须保证摘录内容的准确性和完整性，并注明摘录的出处。4.借阅：借阅人可以按照规定借阅档案文物资料，但必须在借阅期限届满前归还。（二）利用流程1.申请：利用人应填写档案文物资料利用申请表，注明利用档案文物资料的名称、编号、利用方式、利用期限等信息。2.审批：利用申请表经部门负责人签字批准后，交档案文物资料室负责人审批。档案文物资料室负责人应根据利用人的申请内容和档案文物资料的保管情况进行审批，决定是否同意利用。3.登记：经审批同意利用的，档案文物资料室工作人员应在利用登记簿上进行登记，记录利用人的姓名、部门、利用日期、归还日期等信息。4.利用：利用人凭利用申请表和利用登记簿到档案文物资料室利用档案文物资料。档案文物资料室工作人员应向利用人当面清点档案文物资料的数量和质量，并告知利用人档案文物资料的保管要求和注意事项。5.归还：利用人应在利用期限届满前归还档案文物资料。档案文物资料室工作人员应认真检查归还的档案文物资料，如发现档案文物资料有损坏、丢失等情况，应及时向利用人查明原因，并要求利用人承担相应的责任。（三）利用限制1.机密档案文物资料：涉及公司/组织商业秘密、技术秘密和其他敏感信息的机密档案文物资料，未经公司/组织相关部门负责人批准，不得利用。2.重要档案文物资料：对于重要的档案文物资料，如公司/组织的历史档案、重大决策文件等，应严格控制利用范围和利用期限，确需利用的，应经公司/组织主要领导批准。3.原件利用：一般情况下，档案文物资料只提供复印件利用。确需利用原件的，应经档案文物资料室负责人批准，并在利用登记簿上注明原件利用情况。利用人应妥善保管原件，不得擅自复制、转借或泄露原件内容。七、档案文物资料的销毁（一）销毁范围1.保管期限届满：对于保管期限届满且经鉴定可以销毁的档案文物资料，应按照规定进行销毁。2.失去保存价值：对于因公司/组织业务调整、机构撤销等原因失去保存价值的档案文物资料，应按照规定进行销毁。3.涉密档案文物资料：对于涉及公司/组织商业秘密、技术秘密和其他敏感信息的涉密档案文物资料，在保密期限届满后，应按照规定进行销毁。（二）销毁程序1.鉴定：档案文物资料室应定期对档案文物资料进行鉴定，确定哪些档案文物资料已经失去保存价值，可以进行销毁。鉴定工作应由档案文物资料室负责人组织，相关部门人员参加。2.编制销毁清单：经鉴定可以销毁的档案文物资料，应编制销毁清单，注明档案文物资料的名称、编号、数量、保管期限等信息。销毁清单应经档案文物资料室负责人审核签字。3.审批：销毁清单经公司/组织相关部门负责人批准后，方可进行销毁。4.销毁：销毁工作应由档案文物资料室工作人员负责实施，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁。销毁过程中应进行现场监督，确保销毁工作彻底、安全。5.记录：销毁工作完成后，应在销毁清单上注明销毁日期、销毁方式等信息，并由档案文物资料室工作人员签字确认。同时，应将销毁清单归档保存，以备查阅。（三）销毁