办公室档案收集制度范本

PAGE办公室档案收集制度范本一、总则（一）目的为了加强公司办公室档案的收集、整理、保管和利用，确保档案的完整、准确、系统，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在办公活动中形成的各类档案的收集工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司办公室负责统一收集、整理、保管和利用公司各类档案，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则：档案收集应确保文件材料的真实性、完整性，如实反映公司各项工作的开展情况。3.及时准确原则：各部门和员工应及时将办理完毕的文件材料移交办公室，办公室应准确分类、整理和登记，确保档案信息的准确性。4.便于利用原则：档案管理应便于公司内部各部门和员工查阅、利用，提高工作效率。二、档案收集范围（一）行政管理类1.公司设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证等。2.公司规章制度、会议纪要、工作计划、总结报告等。3.公司行政公文、通知、通报、请示、批复等。4.公司对外联络文件，如函件、介绍信、合同协议等。5.公司内部人员任免、调动、奖惩等文件。6.公司办公设备、用品采购、管理等文件。7.公司安全保卫、环境卫生等相关文件。（二）业务经营类1.公司市场调研、营销策划、客户资料等文件。2.公司产品研发、生产工艺、质量控制等文件。3.公司销售合同、订单、发货单、发票等文件。4.公司采购合同、供应商资料、采购订单等文件。5.公司财务报表、审计报告、税务申报等文件。6.公司项目立项、可行性研究、项目进度报告等文件。7.公司知识产权相关文件，如专利、商标、著作权等。（三）人力资源类1.员工招聘、录用、培训、考核、晋升等文件。2.员工劳动合同、薪酬福利、社会保险等文件。3.员工考勤记录、请假申请、加班审批等文件。4.员工培训计划、培训教材、培训证书等文件。5.员工绩效考核方案、考核结果等文件。6.公司人才储备、员工离职交接等文件。（四）其他类1.公司获得的荣誉证书、奖项等文件。2.公司参加的各类会议、活动的文件资料。3.公司与上级主管部门、政府部门往来的文件。4.其他与公司业务相关的有保存价值的文件材料。三、档案收集职责分工（一）办公室职责1.制定和完善公司档案收集制度，并组织实施。2.负责指导、监督和检查各部门的档案收集工作。3.统一接收、整理和保管公司各类档案，建立档案数据库。4.按照规定向档案管理部门移交档案，并办理相关手续。5.负责档案的查阅、借阅、利用等服务工作。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类文件材料的收集、整理和保管，并定期移交办公室。2.明确本部门档案收集工作的责任人，确保文件材料及时、准确地收集。3.配合办公室做好档案的整理、鉴定、销毁等工作。（三）员工职责1.及时将本人在工作中形成的文件材料整理好，移交所在部门。2.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、丢失档案。3.积极配合办公室和所在部门做好档案的查阅、借阅等工作。四、档案收集要求（一）文件材料的形成1.各部门和员工在工作中应按照规范的格式和要求形成文件材料，确保字迹清晰、内容完整。2.文件材料应使用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等。3.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保其可读性和可利用性。（二）文件材料的整理1.各部门应定期对本部门形成的文件材料进行整理，按照文件的类别、时间顺序等进行分类。2.每份文件应注明标题、文号、日期、来源、保管期限等信息，并编制目录。3.电子文件应建立相应的文件夹结构，按照分类进行存储，并建立电子目录。（三）文件材料的移交1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的文件材料整理好，移交办公室。2.移交时，应填写档案移交清单，注明文件材料的名称、数量、日期等信息，并由双方签字确认。3.对于重要的文件材料，应同时移交电子文档，并确保电子文档与纸质文档内容一致。（四）特殊档案的收集1.对于涉及公司商业秘密、知识产权等特殊档案，应按照相关法律法规和公司规定进行严格管理。2.特殊档案的收集、整理、保管和利用应指定专人负责，并采取必要的保密措施。3.在对外提供特殊档案时，应按照规定办理审批手续，确保公司利益不受损害。五、档案收集流程（一）文件材料的产生各部门和员工在工作过程中形成各类文件材料，包括纸质文件和电子文件。（二）文件材料的整理1.员工将个人形成的文件材料按照类别进行初步整理，确保文件的完整性和准确性。2.各部门负责人组织本部门人员对文件材料进行进一步整理，按照档案收集范围进行分类。（三）文件材料的移交1.各部门在规定时间内填写档案移交清单，将整理好的文件材料移交办公室。2.办公室对移交的文件材料进行核对，确认无误后签收，并办理交接手续。（四）档案的整理和存储1.办公室对接收的档案进行统一整理，按照档案分类标准进行分类、编号、编目等。2.将整理好的档案进行存储，纸质档案应存放在专门的档案柜中，电子档案应存储在服务器或其他存储设备上，并建立备份。六、档案收集的监督与检查（一）监督检查机制1.公司建立档案收集监督检查机制，定期对各部门的档案收集工作进行检查。2.办公室负责具体的监督检查工作，制定检查计划，明确检查内容和标准。（二）检查内容1.各部门档案收集制度的执行情况。2.文件材料的收集是否及时、完整。3.文件材料的整理是否规范。4.档案移交是否按时、按要求进行。（三）检查结果处理1.对于检查中发现的问题，办公室应及时向相关部门发出整改通知，要求限期整改。2.各部门应按照整改通知的要求，认真落实整改措施，并将整改情况及时反馈办公室。3.对于整改不力的部门，公司将视情节轻重给予相应的处罚。七、档案的保管与利用（一）档案保管1.办公室应按照档案保管期限的要求，对档案进行分类保管。2.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案的安全。3.定期对档案进行清查盘点，确保档案的数量和质量。（二）档案利用1.公司内部各部门和员工因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，经部门负责人审批后，到办公室查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出办公室。如需复印或摘录档案内容，应经办公室同意。3.外部单位或个人查阅公司档案时，应按照规定办理审批手续，并由办公室指定专人陪同查阅。八、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.办公室定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案鉴定工作应由公司档案鉴定小组负责，成员包括办公室人员、相关业务部门人员等。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的价值和保管期限。（二）档案销毁1.对于已过保管期限且无保存价值的档案，应