镇档案工作人员职责制度

PAGE镇档案工作人员职责制度一、总则（一）目的为加强我镇档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本职责制度。（二）适用范围本制度适用于我镇全体档案工作人员，包括专职档案员和兼职档案员。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》《归档文件整理规则》等相关法律法规和行业标准制定。二、档案工作人员岗位职责（一）档案管理员职责1.负责全镇各类档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。2.制定档案收集范围和保管期限表，指导各部门做好文件材料的收集、整理工作。3.按照档案整理规范，对归档文件进行分类、编号、编目、装订等工作，确保档案整理质量。4.负责档案库房的日常管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案安全。5.建立档案检索工具，编制档案目录、索引等，方便档案的查询和利用。6.积极开展档案编研工作，编写档案参考资料，为领导决策和各项工作提供依据。7.严格执行档案借阅制度，做好档案借阅登记和归还工作，确保档案的正常流转。8.定期对档案进行清点、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。（二）兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和初步归档工作。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门的归档文件移交至档案管理员。3.协助档案管理员开展档案整理、编目等工作，提供必要的资料和信息。4.参与档案的查询和利用工作，为本部门工作提供档案支持。5.宣传档案法律法规和档案工作知识，提高本部门人员的档案意识。三、档案收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发及与我镇工作有关的各类文件、通知、指示、批复等。2.我镇制定的各类政策文件、规章制度、工作计划、总结、报告等。3.会议文件、记录、纪要等，包括党委会、镇长办公会、专题会议等。4.人事档案，包括干部职工的履历、考核、任免、奖惩等材料。5.财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。6.项目档案，包括项目申报、审批、实施、验收等过程中形成的文件材料。7.各类统计报表、调查资料等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对重要文件材料应进行备份，防止原件丢失或损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同保存价值，便于保管和利用。3.便于保管和检索，符合档案管理的规范要求。（四）整理方法1.归档文件应按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类。2.对每份归档文件进行编号，编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编制归档文件目录，目录应包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。4.将归档文件按顺序排列，采用线装或不锈钢夹等方式进行装订。四、档案保管（一）库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设施等。3.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等。（二）档案上架1.档案应按照分类方案进行上架排列，便于查找和管理。2.上架的档案应摆放整齐，标识清晰，注明档案类别、年度、保管期限等信息。（三）库房管理1.建立库房管理制度，明确库房管理人员的职责和工作流程。2.定期对库房进行检查，检查档案的保管状况、温湿度情况、设备运行情况等，发现问题及时处理。3.严格控制库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。4.做好库房的清洁卫生工作，保持库房整洁。五、档案利用（一）利用原则1.依法依规原则，严格按照档案法律法规和本制度的规定提供档案利用服务。2.方便利用原则，简化利用手续，提高利用效率，为利用者提供便利。3.安全保密原则，确保档案在利用过程中的安全，防止档案信息泄露。（二）利用方式1.查阅利用，利用者可到档案查阅室查阅档案，档案管理员应提供必要的帮助和指导。2.借阅利用，因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经批准后办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]天，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案。3.复制利用，利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经批准后由档案管理员进行复制。复制的档案应加盖档案利用专用章。（三）利用登记1.建立档案利用登记簿，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。2.登记内容应包括利用者姓名、单位、利用时间、利用方式、档案名称、数量等信息。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则，每年对档案进行一次鉴定，确定档案的存毁。2.全面审查原则，对档案的内容、来源、时间等进行全面审查，确保鉴定结果准确。3.集体鉴定原则，成立档案鉴定小组，由档案管理人员、相关业务部门人员等组成，对档案进行集体鉴定。（二）鉴定标准1.已过保管期限，且确无保存价值的档案。2.重复、冗余、无查考利用价值的档案。3.内容虚假、不完整、不符合归档要求的档案。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案名称、年度、保管期限、文号、责任者、销毁理由等信息。3.将档案销毁清册报镇领导审批，经批准后进行销毁。4.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息彻底销毁。5.档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人应在档案销毁清册上签字确认。七、档案信息化建设（一）建设目标1.建立档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和信息化利用。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为全镇各项工作提供更加便捷的档案信息支持。（二）数字化处理1.对重要档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保图像清晰可读。2.对数字化档案进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏等操作，提高图像质量。3.建立数字化档案数据库，对档案的元数据和全文信息进行录入和存储。（三）系统功能1.档案管理功能，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节的信息化管理。2.检索查询功能，提供多种检索方式，方便利用者快速查找所需档案。3.统计分析功能，对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供依据。4.安全保密功能，设置用户权限管理，确保档案信息安全。（四）数据维护1.定期对数字化档案数据进行备份，防止数据丢失。2.对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。3.及时更新档案数据库中的信息，保证档案数据的准确性和完整性。八、监督与考核（一）监督检查1.镇档案管理部门定期对各部门的档案工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等情况。2.对发现的问题及时提出整改意见，要求相关部门限期整改。（二）考核评价1.建立档案工作考核评价制度，对档案工作人员的工作业绩进行考核评价。2.考核评价内容包括工作态度、工作能力、工作质量、工作效率等方面。3.考核评价结果作为档案工作人员奖惩、晋升的重要依据。（三）奖惩措施1.对档案工作