北京市拆迁档案管理制度

PAGE北京市拆迁档案管理制度一、总则（一）目的为加强北京市拆迁档案管理，规范拆迁档案的收集、整理、归档、保管和利用，确保拆迁档案的完整、准确、系统和安全，为城市建设、房屋管理及相关工作提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于北京市行政区域内各类建设项目涉及的房屋拆迁活动中形成的档案管理工作。包括但不限于拆迁许可证核发、拆迁补偿安置协议签订、拆迁过程中的各类文件资料等。（三）基本原则1.集中统一管理原则拆迁档案由专门的档案管理部门或指定的机构集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映拆迁活动的全过程，数据准确无误，手续完备。3.分类科学原则按照拆迁档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则采取有效措施确保拆迁档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家和北京市有关档案管理的法律法规及本制度，制定并完善拆迁档案管理的各项规章制度。2.负责组织、指导和监督拆迁项目档案的收集、整理、归档工作，确保档案质量符合要求。3.集中统一保管拆迁档案，建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施设备，确保档案安全。4.开展拆迁档案的编研工作，开发档案信息资源，为拆迁管理及相关工作提供服务。5.按照规定向有关部门移交拆迁档案，并做好档案移交过程中的各项工作。（二）拆迁实施单位职责1.负责本单位拆迁项目档案的收集、整理和初步归档工作，确保档案资料的齐全、完整。2.明确专人负责档案管理工作，建立档案管理台账，对档案的形成、收集、整理等情况进行详细记录。3.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门，并协助做好档案的审核、验收等工作。4.在拆迁过程中，妥善保管各类档案资料，防止档案丢失、损坏或擅自销毁。（三）其他相关部门职责1.拆迁管理部门在核发拆迁许可证、监督拆迁实施过程等工作中形成的文件资料，应及时整理归档，并移交档案管理部门。2.涉及拆迁补偿评估的机构，应将评估过程中形成的相关资料，按照规定整理归档，并在规定时间内移交档案管理部门。3.其他与拆迁活动相关的部门，应根据各自职责，做好本部门涉及拆迁档案的收集、整理和移交工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.拆迁项目前期文件建设项目批准文件，包括项目立项批复、可行性研究报告批复等。建设用地规划许可证、国有土地使用证等相关土地证明文件。拆迁计划和拆迁方案，包括拆迁范围、拆迁期限、拆迁补偿安置方式等。2.拆迁许可证核发文件拆迁许可证申请表及相关附件，如拆迁补偿安置资金证明等。拆迁许可证审批文件及存根。3.拆迁补偿安置文件拆迁补偿安置协议，包括货币补偿协议、产权调换协议等。被拆迁房屋权属证明文件，如房产证、土地证等。拆迁补偿安置资金支付凭证、结算清单等。拆迁安置房源相关资料，如房源清单、安置房屋产权证明等。4.拆迁过程中形成的文件房屋拆除记录，包括拆除时间、拆除范围、拆除方式等。拆迁过程中的照片、录像、录音等视听资料，反映拆迁现场情况、房屋现状等。群众来信来访记录及处理结果，涉及拆迁补偿安置纠纷等问题的相关资料。与拆迁相关的会议纪要、工作简报等文件。5.其他与拆迁活动有关的文件资料涉及拆迁的评估报告、鉴定意见等。拆迁项目验收文件，包括验收申请、验收报告等。其他在拆迁活动中形成的具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门和单位应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围，及时、全面地收集各类档案资料，确保档案资料的完整性。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改或擅自销毁。3.对收集到的档案资料，应进行初步分类和整理，确保资料齐全、手续完备，并注明形成时间、来源等信息。（三）整理方法1.分类标准按照拆迁项目的不同阶段，分为前期文件、拆迁许可证核发文件、拆迁补偿安置文件、拆迁过程中形成的文件及其他文件等类别。在每个大类下，再根据文件的具体内容和性质进行细分，如拆迁补偿安置文件可分为货币补偿协议、产权调换协议等小类。2.编号规则对每一份档案资料进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和管理。编号可采用年份+项目编号+流水号的形式，例如：2023001001，其中“2023”表示年份，“001”表示项目编号，后三位“001”表示该项目下的档案流水号。3.装订要求对纸张规格统一、内容相对独立的档案资料，应进行装订。装订应牢固、整齐，便于查阅和保管。装订时应去除金属物，采用左侧装订方式，装订厚度不宜过厚，以方便翻阅为宜。4.编目要求编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等内容。题名应准确反映档案资料主要内容，日期应填写档案形成的具体年月日，来源应注明档案资料的产生部门或单位，保管期限应按照相关规定确定。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.拆迁实施单位在完成档案的收集、整理工作后，应及时向档案管理部门提交档案归档申请。2.档案管理部门收到归档申请后，对提交的档案资料进行审核，审核内容包括档案资料的完整性、准确性、整理质量等。3.经审核合格的档案资料，档案管理部门按照规定进行编号、编目等处理后，办理归档手续，将档案资料存入档案库房。4.对审核不合格的档案资料，档案管理部门应及时通知拆迁实施单位进行补充或整改，直至符合归档要求。（二）保管期限1.拆迁档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括：拆迁项目的立项批复、建设用地规划许可证、国有土地使用证、拆迁许可证存根、涉及重大拆迁纠纷的处理文件等。长期保管的档案保管期限为30年，主要包括：拆迁补偿安置协议、房屋拆除记录、拆迁过程中的重要会议纪要等。短期保管的档案保管期限为10年，主要包括：一般性的群众来信来访记录、工作简报等文件。2.档案保管期限的确定应严格按照国家和北京市有关档案保管期限的规定执行，确保档案资料在规定期限内得到妥善保管。（三）保管要求1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案安全。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、温湿度计、灭火器、防虫药品等，定期对库房环境进行检查和维护，保证库房温湿度适宜，设备运行正常。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保电子档案数据的安全性和完整性。4.建立档案存储索引，便于快速查找和调阅档案资料。索引应包括档案编号、题名、存放位置等信息，并定期进行维护和更新。五、档案的利用与查阅（一）利用范围1.城市建设规划部门可查阅拆迁档案，了解拆迁区域的基本情况，为城市建设规划提供参考依据。2.房屋管理部门可利用拆迁档案，核实房屋产权情况，加强房屋产权管理。3.司法机关在办理涉及拆迁纠纷的案件时，可依法查阅相关拆迁档案资料，作为案件审理的证据。4.其他因工作需要，经档案管理部门批准，可查阅拆迁档案的单位或个人。（二）查阅程序1.查阅单位或个人应填写《拆迁档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并加盖单位公章或个人签字。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，审核同意后，向查阅单位或个人提供相应的档案资料。3.查阅档案资料应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案资料带出指定场所，不得擅自涂改、复制、转借档案资料。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理部门应对归还的档案资料进行检查，确保档案资料完好无损。（三）利用方式1.提供档案原件查阅，满足查阅单位或个人对档案内容的直接需求。2.根据查阅单位或个人的要求，提供档案资料的复印件，但应注明复印件的出处，并加盖档案管理部门公章。3.对涉及拆迁项目整体情况或需要综合分析利用的档案资料，档案管理部门可提供档案编研成果，如专题报告、数据统计分析等，为查阅单位或个人提供参考。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对保管期限已满的拆迁档案进行鉴定，确定档案的存毁价值。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员及专家组成。鉴定小组按照档案鉴定标准和方法，对档案资料进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.鉴定意见应明确档案资料是否仍具有保存价值，如需销毁，应注明销毁原因和销毁方式等。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案资料，由档案管理部门编制《拆迁档案销毁清单》，清单应包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等内容。2.《拆迁档案销毁清单》经档案