健全档案工作责任制制度

PAGE健全档案工作责任制制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案工作的规范化、科学化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本档案工作责任制制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行为规范。（三）档案定义及分类1.档案定义：档案是指公司/组织在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。2.档案分类：行政管理类：包括公司/组织的各类文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案等。业务经营类：涵盖市场调研报告、销售合同、采购订单、财务报表、项目文档等。技术研发类：包含研发项目资料、技术方案、产品图纸、实验数据等。其他类：如声像档案（照片、录音、录像等）、实物档案（证书、奖杯、奖牌等）。（四）基本原则1.统一领导原则：公司/组织档案工作实行统一领导、分级管理。设立专门的档案管理部门或指定专人负责档案工作，确保档案工作的整体规划和协调。2.完整准确原则：各部门及员工应及时、全面地收集和整理本部门工作中形成的档案，保证档案内容的完整、准确，如实反映公司/组织的各项活动。3.便于利用原则：档案管理应遵循便于查找、调阅和利用的原则，合理分类、编号和编目，建立健全档案检索体系，提高档案利用效率。4.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案工作职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司/组织档案工作的规章制度、业务规范和技术标准。2.负责公司/组织档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导，对各部门档案工作进行定期检查和考核。3.集中统一管理公司/组织各类档案，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和利用等工作。4.负责档案信息化建设，建立和维护档案管理信息系统，实现档案信息的数字化存储、检索和利用。5.组织开展档案业务培训和宣传教育活动，提高员工的档案意识和业务水平。6.负责与上级主管部门、档案行政管理部门及其他相关单位的档案业务联系与交流。（二）部门档案员职责1.在本部门负责人的领导下，负责本部门档案工作的具体组织和实施。2.按照档案管理部门的要求，及时收集、整理本部门工作中形成的各类档案，确保档案的完整、准确和系统。3.将整理好后的档案定期移交至档案管理部门，并办理交接手续。4.协助档案管理部门开展档案的鉴定、统计、编研和利用等工作，提供本部门档案利用的相关信息。5.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，对损坏、丢失的档案及时报告并采取相应措施。6.对本部门员工进行档案知识培训和宣传，提高员工的档案意识和归档自觉性。（三）文件形成部门及员工职责1.各部门及员工在工作中应严格按照档案管理的要求，及时形成、积累和整理各类文件材料，确保文件材料的真实、完整和有效。2.对本部门形成的文件材料进行分类整理，按照规定的时间和要求移交至本部门档案员。3.在文件材料的形成过程中，应注意保持文件的原始性和准确性，不得擅自修改、涂抹或销毁文件。4.积极配合档案管理部门和本部门档案员的工作，提供档案利用所需的相关信息和协助。三、档案收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：公司/组织制发的各类文件、内部刊物、简报、会议文件、领导讲话、工作计划与总结、规章制度、人事任免文件、员工奖惩材料等。2.业务经营类：市场调研报告、销售合同、采购订单、发票、财务报表、审计报告、项目可行性研究报告、项目立项批复、项目验收报告等。3.技术研发类：研发项目立项申请书、技术方案、实验记录、测试报告、产品图纸、技术改进文件、专利申请文件等。4.其他类：声像档案（包括公司/组织重大活动、会议、工程建设等的照片、录音、录像等）、实物档案（如公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、重要纪念品等）。（二）收集要求1.各部门及员工应按照档案收集范围，及时将工作中形成的文件材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应确保其格式通用、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理原则与方法1.整理原则：遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法：行政管理类：按照年度保管期限机构（问题）分类，采用“件”装盒的方式进行整理。每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。业务经营类：按照业务类型和时间顺序进行分类整理，可采用项目立卷或按年度业务类别分类的方式。对于合同类档案，应将合同文本、相关审批文件、补充协议等一并整理归档。技术研发类：按照研发项目或技术类别进行分类整理，每个项目或类别单独立卷。项目文件应包括项目前期文件、研究开发过程文件、项目验收文件等。其他类：声像档案应按照形成时间、内容主题等进行分类整理，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息；实物档案应进行详细登记，注明实物名称、来源、日期等，并妥善保管。（四）整理流程1.分类：按照上述整理原则和方法，对收集到的文件材料进行分类。2.装订：对纸张破损、字迹模糊或易散失的文件进行修复和装订，保持文件的整齐美观。3.编页：对文件进行逐页编号，以便于查找和统计。4.编目：编制档案目录，包括档号、文号、题名、日期、保管期限、密级等项目，确保目录准确、清晰。5.装盒：将整理好的文件材料装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息，如年度、保管期限、机构（问题）、起止件号等。四、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等，并定期进行检查和维护。（二）保管要求1.档案应按照分类方案进行存放，排列有序，便于查找。2.对不同保管期限、不同密级的档案应分别存放，并有明显标识。3.定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量准确、实体完整。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，保证档案的可读性。5.电子档案应进行备份存储，备份介质应异地存放，并定期进行检查和更新。（三）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备设施的安全管理，落实安全责任。2.严格执行档案出入库登记制度，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。3.加强对档案信息安全的保护，采取加密存储、访问控制、数据备份等措施，防止档案信息泄露。4.定期组织档案安全检查和应急演练，提高档案管理人员的安全意识和应急处置能力。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则。2.根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行科学、准确的鉴定。（二）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专家组成。2.鉴定工作小组按照档案保管期限表和鉴定标准，对到期档案进行逐卷（件）鉴定。3.鉴定工作小组应认真审查档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。4.对确定失去保存价值的档案，填写档案销毁审批表，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等，经部门负责人审核、分管领导批准后，方可进行销毁。（三）销毁方法与要求1.档案销毁应采用适当的方法，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。2.档案销毁过程应进行详细记录，并由监销人员签字确认。3.销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方法等信息，与档案销毁审批表一并归档保存。六、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外部单位因业务合作、审计、法律纠纷等需要查阅公司/组织档案，但须经公司/组织相关部门批准，并办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅：员工可在档案管理部门指定的场所查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限、用途等，经部门负责人审核、档案管理部门批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案的复制件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制日期、复制人等信息。（三）利用登记与归还1.档案利用者应在档案利用登记簿上进行登记，详细记录利用时间、利用者姓名、部门、利用档案名称、数量、用途等信息。2.档案借阅者应在规定期限内归还档案，如逾期未还，档案管理部门应及时催还。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如有损坏或丢失，应查明原因并追究借阅者的责任。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为公司/组织的决策和业务发展提供及时、准确的档案信息支持。（二）信息化管理流程1.档案数字化：对纸质档案和电子档案进行数字化处理，包括扫描、图像处理、数据录入等环节，确保数字化档案的质量和准确性。2.数据存储：将数字化档案数据存储在档案管理信息系统中，并进行备份存储，确保数据的安全可靠。3.检索利用：利用档案管理信息系统的检索功能，快速准确地查找所需档案信息，并提供在线查阅、下载等利用服务。4.系统维护：定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行和功能完善。（三）信息安全管理1.加强档案信息化系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，防止网络攻击和数据泄露。2.建立健全档案信息化系统的用户权限管理制度，严格控制用户对档案信息的访问权限，确保信息安全。3.定期对档案信息化系统的数据进行备份，备份数据应异地存放，并制定数据恢复计划，以应对可能出现的数据丢失或损坏情况。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门档案工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等工作的执行情况。2.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改落实情