幼儿园档案安全管理制度

PAGE幼儿园档案安全管理制度一、总则（一）目的为加强幼儿园档案安全管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在幼儿园教育教学、管理等各项工作中的作用，依据国家有关法律法规及档案管理行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的安全管理工作。（三）基本原则1.安全第一原则始终将档案安全放在首位，采取有效措施预防和消除各类安全隐患，确保档案实体和信息的安全。2.依法管理原则严格遵守国家法律法规及档案管理相关标准，依法依规开展档案安全管理工作。3.预防为主原则强化档案安全风险意识，注重日常防范，做到早发现、早报告、早处理，将安全事故消灭在萌芽状态。4.责任到人原则明确各部门及人员在档案安全管理中的职责，做到责任落实、追究到位。二、档案安全管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善幼儿园档案安全管理制度，并组织实施。2.对幼儿园各部门档案安全管理工作进行指导、监督和检查。3.负责档案库房的日常管理，确保库房设施设备正常运行，档案存放安全有序。4.组织开展档案安全培训和宣传教育活动，提高全体教职员工的档案安全意识。5.负责档案安全事故的应急处置工作，及时向上级主管部门报告事故情况，并配合有关部门进行调查处理。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、归档工作，并确保档案的真实、完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，定期向档案管理部门移交档案。3.负责本部门档案的日常保管，采取必要的安全防护措施，防止档案损坏、丢失。4.配合档案管理部门做好档案安全检查、清查等工作，及时整改存在的问题。5.严格遵守档案查阅、借阅制度，确保档案信息安全。（三）档案管理人员职责1.认真履行岗位职责，严格遵守档案管理各项规章制度。2.负责档案的收集、整理、编目、上架等工作，确保档案整理规范、存放有序。3.做好档案库房的日常管理工作，定期检查库房设施设备，记录档案保管状况，及时发现并报告安全隐患。4.按照规定办理档案查阅、借阅手续，对查阅、借阅档案的人员进行监督，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。5.积极参加档案安全培训和学习，不断提高业务水平和安全意识。三、档案收集与整理安全管理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集范围和标准，确保应归档的文件材料齐全完整。2.收集的档案应真实反映幼儿园各项工作的实际情况，不得擅自涂改、伪造档案内容。3.对重要文件材料应及时收集，防止遗漏或丢失。（二）整理要求1.档案管理人员应按照档案分类方案和编号规则，对收集的档案进行科学分类、编号、编目。2.整理档案时应保持文件材料的原有顺序，不得随意打乱或重新排列。3.对破损、褪色的档案应进行修复或复制，确保档案的可读性。4.整理过程中应注意保护档案的机密性，避免无关人员接触档案内容。四、档案保管安全管理（一）库房建设与设施设备1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源、水源和污染源。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等功能，配备必要的消防器材、防盗报警装置、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等。3.档案架应牢固、整齐，排列有序，便于档案的存放和查找。档案应分类存放，标识清晰。4.库房内应有足够的照明设备，光线应均匀柔和，避免直射档案。（二）档案存放1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于管理和查找。2.不同载体的档案应分别存放，如纸质档案、电子档案、照片档案、实物档案等。3.对珍贵、易损档案应采取特殊保护措施，如专柜存放、复制备份等。（三）库房管理1.档案库房应专人负责，无关人员未经许可不得进入。2.库房管理人员应定期对库房进行巡查，检查档案存放状况、设施设备运行情况等，发现问题及时处理并记录。3.保持库房清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的侵害。4.做好库房温湿度记录，根据温湿度变化及时采取调节措施，使库房温湿度符合档案保管要求。一般温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。五、档案利用安全管理（一）查阅与借阅制度1.严格执行档案查阅、借阅审批制度，凡因工作需要查阅或借阅档案的人员，须填写查阅、借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后方可查阅或借阅。2.查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出指定场所。3.查阅档案时，应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、标记、污损。如需摘录或复制档案内容，须经档案管理部门同意，并注明出处。4.借阅档案应严格按照规定的期限归还，如需延期，应办理续借手续。归还时，档案管理人员应认真检查档案是否完整、无损，如有问题应及时查明原因并追究责任。（二）利用登记1.建立档案查阅、借阅登记台账，详细记录查阅、借阅人员姓名、部门、时间、档案名称、数量、用途等信息。2.档案利用登记台账应妥善保管，以备查阅和核查。（三）信息安全1.利用档案过程中涉及的敏感信息，应严格保密，不得泄露给无关人员。2.如需对外提供档案信息，须经幼儿园主管领导批准，并按照国家有关规定办理相关手续。六、档案数字化安全管理（一）数字化流程1.档案数字化工作应遵循安全、规范、准确、完整的原则，确保数字化档案与原件一致。2.数字化前应对档案进行检查，确保档案质量符合数字化要求。3.数字化过程中应采取数据备份、加密等安全措施，防止数据丢失、篡改。4.数字化完成后，应对数字化成果进行验收，确保数据准确、完整、可用。（二）存储与管理1.数字化档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份。备份数据应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。2.建立数字化档案存储管理系统，对数字化档案进行分类、编目、索引，便于查询和利用。3.加强对数字化档案存储设备的管理，设置访问权限，防止未经授权的访问和数据泄露。（三）安全审计1.定期对档案数字化工作进行安全审计，检查数字化流程的合规性、数据的安全性等。2.对审计中发现的问题及时进行整改，确保档案数字化工作安全有序进行。七、档案安全应急管理（一）应急预案制定1.档案管理部门应制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、处置措施等。2.应急预案应定期进行修订和完善，确保其科学性、实用性和可操作性。（二）应急演练1.定期组织档案安全应急演练，提高全体教职员工的应急处置能力和安全意识。2.演练内容应包括火灾、水灾、盗窃、泄密等突发事件的模拟处置，演练结束后应及时总结经验教训，对应急预案进行调整和完善。（三）应急处置1.发生档案安全事故时，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处置，防止事故扩大。2.及时向上级主管部门报告事故情况，配合有关部门进行调查处理，查明事故原因，追究相关人员责任。3.对受损档案应及时进行抢救和修复，最大限度地减少损失。八、档案安全监督与检查（一）定期检查1.档案管理部门应定期对档案安全管理工作进行全面检查，检查内容包括档案库房设施设备、档案存放状况、档案利用登记、安全制度执行情况等。2.对检查中发现的问题应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。（二）专项检查1.根据档案安全管理工作的需要，适时开展专项检查，如档案数字化安全专项检查、档案保密专项检查等。2.专项检查应制定详细的检查方案，明确检查重点和方法，确保检查工作取得实效。（三）检查记录与整改1.对每次检查情况应进行详细记录，建立检查档案，作为档案安全管理工作考核的依据。2.对检查中发现的问题，相关部门应认真分析原因，制定整改措施，按时完成整改任务，并将整改情况及时反馈给档案管理部门。九、档案安全培训与教育（一）培训计划1.档案管理部门应制定年度档案安全培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。2.培训计划应根据档案安全管理工作的实际需求和人员情况进行合理安排，确保培训工作的针对性和实效性。（二）培训内容1.档案法律法规和行业标准，如《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等。2.档案安全管理制度和操作规程，如档案收集整理规范、档案库房管理规定、档案查阅借阅制度等。3.档案安全防护知识和技能，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防高温等知识，以及档案修复、数字化处理等技能。4.档案保密知识和职业道德教育，增强档案管理人员的保密意识和责任感。（三）培训方式1.定期组织集中培训，邀请档案管理专家或相关