测绘档案信息化管理制度

PAGE测绘档案信息化管理制度一、总则（一）目的为加强公司测绘档案的信息化管理，确保测绘档案的完整、准确、安全和有效利用，提高测绘工作效率和质量，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及测绘档案管理的部门、项目组及相关人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家关于档案管理的法律法规以及测绘行业相关标准，确保制度的制定和执行合法合规。2.完整性原则：全面涵盖测绘档案从形成到保管、利用等各个环节，保证档案信息的完整无缺。3.准确性原则：档案内容真实、准确反映测绘工作实际情况，数据记录清晰、可靠。4.安全性原则：采取有效措施保障测绘档案信息的安全，防止泄露、篡改和丢失。5.便捷性原则：通过信息化手段提高档案管理效率，方便档案的查询、借阅和使用，满足公司业务需求。（四）定义与职责1.测绘档案：指在公司测绘活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。2.档案管理部门负责制定和完善测绘档案信息化管理制度，并监督执行。集中管理公司测绘档案，建立档案数据库，确保档案信息的安全存储和有效利用。组织开展测绘档案的整理、分类、编目、数字化等工作。负责档案的借阅、归还、查阅登记等日常管理工作。3.项目负责人负责本项目测绘档案的收集、整理和初步审核，确保档案资料的完整性和准确性。在项目结束后，及时将档案移交至档案管理部门，并协助做好交接工作。4.测绘人员在测绘工作过程中，按照档案管理要求，及时、准确地记录和整理相关资料，保证资料的真实性和规范性。配合档案管理部门做好测绘档案的整理、数字化等工作，提供必要的信息和协助。二、测绘档案的收集与整理（一）收集范围1.测绘项目前期准备阶段的文件资料，包括项目任务书、技术设计书、合同协议等。2.测绘过程中形成的原始观测记录、计算资料、草图、航片、卫片等。3.测绘成果资料，如地形图、地籍图、房产图、工程测量成果报告等。4.测绘项目验收文件，包括验收报告、整改记录等。5.与测绘项目相关的其他资料，如技术总结、质量检查报告、用户反馈意见等。（二）收集要求1.项目负责人应及时组织测绘人员收集项目各阶段产生的档案资料，确保资料的齐全、完整。2.收集的档案资料应真实、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保格式规范、存储介质可靠，并与纸质文件内容一致。（三）整理原则1.遵循测绘档案的形成规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.按照档案的类别、项目、时间等进行分类整理，便于管理和查找。3.整理过程中应保证档案的整洁、美观，去除不必要的附件和杂物。（四）整理方法1.分类将测绘档案分为基础测绘档案、工程测绘档案、地籍测绘档案、房产测绘档案等类别。每类档案再根据项目名称、时间等进行细分。2.编号为每一份测绘档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、项目、顺序等信息。编号格式可采用“类别代码项目编号顺序号”，例如：JC202301001，其中JC表示基础测绘档案类别，202301表示项目编号，001表示该项目下档案的顺序号。3.编目编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和管理。三、测绘档案的数字化（一）数字化范围1.具有长期保存价值的测绘档案。2.利用率较高，需要频繁查阅的测绘档案。（二）数字化流程1.扫描根据档案的纸张状况和内容要求，选择合适的扫描设备和分辨率。扫描过程中应保证图像清晰、完整，无黑边、白边、模糊等现象。2.图像处理对扫描后的图像进行去污、纠偏、裁剪、拼接等处理，提高图像质量。图像格式应统一为常见的电子文档格式，如PDF、TIFF等。3.数据挂接将数字化后的图像与对应的档案目录信息进行关联，建立准确的数据索引。通过档案管理系统实现图像的快速检索和查询。（三）质量控制1.设立专门的质量检查岗位，对数字化过程进行全程监控。2.定期对数字化成果进行抽检，抽检比例不低于10%。3.对检查中发现的问题及时进行整改，确保数字化成果质量符合要求。四、测绘档案的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案采用专用的档案柜进行存放，档案柜应坚固、防火、防潮、防虫。按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案建立档案数据库，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行存储。数据应进行定期备份，备份存储介质异地存放，确保数据安全。（二）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房内应配备防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防鼠等设施，确保档案安全。（三）保管期限1.根据测绘档案的重要性和使用价值，确定保管期限。基础测绘档案、重要工程测绘档案等保管期限为长期，一般不少于30年。一般性工程测绘档案、地籍测绘档案、房产测绘档案等保管期限为短期，一般不少于10年。2.保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。（四）档案鉴定1.定期组织档案鉴定工作，成立由档案管理部门、业务部门等相关人员组成的鉴定小组。2.鉴定小组根据档案的保管期限、现实利用价值等因素，对档案进行逐卷鉴定。3.对鉴定后需要销毁的档案，编制销毁清册，经公司领导批准后进行销毁，并做好销毁记录。五、测绘档案的利用与共享（一）利用原则1.严格遵守国家保密法律法规，确保测绘档案在利用过程中的安全。2.根据档案的密级和利用范围，按照规定的审批程序提供利用服务。3.优先满足公司内部业务需求，提高档案利用效率。（二）利用方式1.查阅公司内部人员因工作需要查阅测绘档案，需填写《测绘档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息。申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。档案管理部门根据申请内容，在规定时间内提供档案查阅服务，并做好查阅登记。2.借阅需要借阅测绘档案的，除填写《测绘档案查阅申请表》外，还需提供有效身份证明。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案，按时归还。3.复制因工作需要复制测绘档案的，应经档案管理部门负责人批准。复制的档案应与原件内容一致，并加盖档案管理部门印章。（三）共享机制1.建立测绘档案共享平台，实现档案信息在公司内部的共享。2.根据工作需要，确定档案共享的范围和权限，确保档案信息的安全共享。3.定期对共享平台进行维护和更新，保证平台的正常运行和数据的准确性。六、测绘档案的安全管理（一）安全制度1.建立健全测绘档案安全管理制度，明确安全责任，加强安全防范措施。2.对档案管理部门工作人员进行安全教育培训，提高安全意识和应急处理能力。（二）安全措施1.物理安全档案库房安装门禁系统、监控设备，确保库房安全。对存储设备进行定期检查和维护，防止设备故障导致数据丢失。2.网络安全档案管理系统采用安全可靠的网络架构，设置防火墙、入侵检测系统等安全防护设备。对系统用户进行权限管理，严格控制用户的操作权限，防止非法访问和数据泄露。3.数据安全对电子档案进行加密存储，定期进行病毒查杀和数据备份。严格执行数据备份制度，备份数据应异地存放，确保数据的可恢复性。（三）应急处置1.制定测绘档案安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工。2.定期组织应急演练，提