制度类档案规范管理情况

PAGE制度类档案规范管理情况一、总则（一）目的为加强公司制度类档案的规范管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，为公司各项工作提供有力支持，特制定本规范。（二）适用范围本规范适用于公司各类制度类档案的管理，包括但不限于公司章程、管理制度、操作流程、应急预案等文件资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则：制度类档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司实际情况，不得篡改、伪造。3.保密性原则：对涉及公司机密的制度类档案，应严格保密，防止信息泄露。4.便于利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高档案利用效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善制度类档案管理制度，明确档案管理流程和要求。2.负责制度类档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.定期对档案进行检查、鉴定和统计，确保档案的质量和安全。4.负责档案信息化建设，提高档案管理的信息化水平。（二）各部门职责1.负责本部门制度类文件的起草、修订和审核工作，并及时将相关文件提交给档案管理部门。2.配合档案管理部门做好制度类档案的收集、整理和归档工作，确保档案的完整性和准确性。3.按照规定的程序和要求，办理制度类档案的借阅、查阅手续，不得擅自复制、转借或泄露档案内容。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司制定的各项规章制度、管理办法、操作流程等正式文件。2.制度文件的修订稿、征求意见稿、会议纪要等相关资料。3.与制度相关的法律法规、政策文件、行业标准等参考资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责制度类文件的收集工作，确保文件及时、完整地提交给档案管理部门。2.收集的文件应字迹清晰、内容完整，如有破损、缺页等情况，应及时进行修补或补充。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份。（三）整理原则1.遵循文件形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同保管期限和密级，便于管理和利用。3.按照分类方案进行整理，确保档案的系统性和规范性。（四）整理方法1.分类：制度类档案按照公司组织架构、业务类型等进行分类，如行政管理类、财务管理类、人力资源管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用档案。四、档案归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应定期对收集整理好的制度类文件进行归档，确保档案及时入库。2.归档的文件应按照分类编号顺序排列，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。3.对于电子档案，应按照规定的存储格式和命名规则进行存储，并建立相应的索引目录。（二）保管期限制度类档案的保管期限根据其重要程度和使用价值确定，一般分为永久、长期和短期。1.永久保管：涉及公司重大决策、核心业务、知识产权等重要文件，如公司章程、战略规划、重要合同等。2.长期保管：对公司经营管理有重要影响的文件，如管理制度、操作流程、应急预案等，保管期限一般为10年至30年。3.短期保管：一般性文件，如会议纪要、通知等，保管期限一般为1年至5年。（三）保管条件1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案库房应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。3.对电子档案应采取备份存储、数据加密等措施，防止数据丢失和损坏。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，确保档案的数量、质量和保管情况与档案目录一致。2.清查工作应包括档案的清点、核对、检查等内容，发现问题应及时进行处理。3.对清查结果应进行记录，并形成清查报告，上报公司领导。五、档案利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案的正常使用。2.档案利用应优先满足公司内部工作需要，为公司决策、管理、业务开展等提供支持。3.对涉及公司机密的档案，应严格按照保密规定进行利用，防止信息泄露。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅制度类档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。3.复制：如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，由档案管理部门指定专人进行复制，并加盖档案管理部门印章。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。3.借阅期限届满后，借阅人员应及时归还档案，如需延期借阅，应办理续借手续。（四）档案统计1.档案管理部门应建立档案利用统计制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行统计。2.统计数据应准确、及时，定期上报公司领导，并作为档案管理工作考核的依据。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、慎重处置的原则，确保档案的真实性和完整性。2.鉴定工作应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素进行综合评估。（二）鉴定组织档案鉴定工作由公司档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应包括档案管理部门、业务部门、法务部门等人员，确保鉴定结果的科学性和公正性。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷审查，检查档案的内容、形式、保管状况等是否符合要求。2.根据档案的保管期限和利用价值，确定档案的存毁意见。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。（四）销毁程序1.《档案销毁清册》经公司领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁工作。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。3.销毁工作完成后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况报告公司领导。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的制度类档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的工作效率和服务质量，为公司提供便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、录入，建立电子档案数据库，实现档案的数字化存储。2.系统功能开发：开发档案信息化管理系统，具备档案录入、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理的自动化和信息化。3.安全保障体系建设：建立档案信息化安全保障体系，包括数据备份、数据加密、用户认证、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应加强对档案信息化管理系统的维护和管理，确保系统的正常运行。2.