中学防汛档案管理制度

PAGE中学防汛档案管理制度一、总则（一）目的为加强中学防汛档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和系统性，有效应对防汛工作中的各种情况，为学校防汛决策提供科学依据，保障学校师生生命财产安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校在防汛工作中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校设立专门的档案室，对防汛档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则防汛档案应如实反映防汛工作的实际情况，数据准确、内容真实，严禁弄虚作假。3.及时归档原则防汛工作中形成的各类文件、资料、记录等应及时整理归档，不得积压。4.安全保密原则加强防汛档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏、泄露，确保档案信息安全。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善学校防汛档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理学校防汛档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.负责防汛档案的收集、整理、归档、保管和利用，确保档案的安全和完整。4.定期对防汛档案进行检查、鉴定和统计，对过期档案进行销毁处理。5.积极为学校防汛工作提供档案信息服务，协助相关部门查阅、利用防汛档案。（二）各部门职责1.负责本部门防汛工作中形成的文件、资料、记录等的收集、整理，并及时移交档案室归档。2.在防汛工作中，按照档案管理要求，规范形成各类档案资料，确保档案质量。3.配合档案室做好防汛档案的整理、归档、保管和利用工作，积极提供所需的档案信息。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，熟悉档案管理业务，具备一定的专业知识和技能。2.负责防汛档案的日常管理工作，严格按照档案管理制度进行操作。3.做好防汛档案的收集、整理、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。4.根据档案利用情况，及时做好档案的借阅、归还登记工作，保证档案的安全。5.定期对防汛档案进行检查、核对，发现问题及时处理，并向上级报告。三、档案收集与整理（一）收集范围1.上级有关防汛工作的文件、通知、指示、通报等。2.学校制定的防汛工作预案、方案、制度等。3.防汛工作中形成的会议记录、纪要、报告、总结等。4.防汛物资的采购、储备、使用等记录。5.防汛设施设备的检查、维护、维修等记录。6.防汛演练的计划、方案、记录、总结等。7.与防汛工作相关的照片、录像、录音等资料。8.其他与防汛工作有关的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责防汛档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，并注明形成日期、来源等信息。3.对于重要的防汛文件、资料，应及时复印备份，以防原件丢失或损坏。（三）整理方法1.分类按照防汛工作的内容和性质，将防汛档案分为综合类、预案类、物资类、设施设备类、演练类、其他类等六大类。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索和查阅档案。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于长期保存。5.上架将整理好的档案按照编号顺序上架存放，便于保管和利用。四、档案归档与保管（一）归档要求1.各部门应在防汛工作结束后，及时将整理好的档案移交档案室归档。2.档案室应按照档案管理制度，对接收的档案进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。3.对归档的档案应编制归档清单，清单应包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息，并由移交人和接收人签字确认。（二）保管期限1.防汛工作中形成的重要文件、资料、记录等应永久保存。2.防汛工作预案、方案、制度等应保存[X]年。3.防汛物资的采购、储备、使用等记录应保存[X]年。4.防汛设施设备的检查、维护、维修等记录应保存[X]年。5.防汛演练的计划、方案、记录、总结等应保存[X]年。6.其他与防汛工作有关的文件、资料、记录等应根据实际情况确定保管期限。（三）保管措施1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等保管条件，确保档案的安全。2.对纸质档案应采用密集架存放，便于管理和保护。3.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，定期进行检查和维护。4.建立档案保管台账，对档案的收进、移出、保管情况等进行详细记录。5.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理，并向上级报告。五、档案利用与借阅（一）利用原则1.防汛档案应为本校防汛工作服务，优先满足本校防汛工作的需要。（二）利用范围1.学校领导和相关部门查阅防汛工作文件、资料、记录等，为防汛决策提供依据。2.防汛工作人员查阅相关档案，了解防汛工作情况，指导防汛工作开展。3.因工作需要，外单位查阅本校防汛档案的，应按照规定办理相关手续。（三）借阅程序1.本校人员借阅防汛档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。2.外单位人员查阅本校防汛档案，应提前向本校提出书面申请，说明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经本校主管领导批准后，方可查阅。查阅时，应在档案室工作人员的陪同下进行，不得擅自摘抄、复制、拍照、摄像等。3.档案室工作人员应按照借阅申请表的内容，及时提供档案，并做好借阅登记工作。借阅登记应包括借阅日期、借阅人姓名、部门、档案名称、编号借阅期限等信息。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。5.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、污损、撕毁等。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时向档案室报告，并承担相应的责任。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对防汛档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判断、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对防汛档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、形成时间、保管期限等进行全面审查，判断档案的价值。2.对档案的完整性、准确性、系统性进行检查，确保档案质量。3.征求相关部门和人员的意见，综合考虑档案的利用价值和保管成本。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的防汛档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，经学校主管领导批准后，方可销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁，并由监销人员现场监督。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁日期、档案名称、编号、数量、销毁方式等信息。3.将销毁记录与《档案销毁申请表》一并归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立防汛档案信息化管理系统，实现防汛档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高防汛档案管理的效率和水平，为学校防汛工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机、服务器、存储设备等信息化设备，满足防汛档案信息化管理的需要。2.建立防汛档案数据库，将防汛档案的电子文件进行分类存储，确保档案数据的安全和完整。3.开发防汛档案信息化管理