建设单位项目档案管理制度

PAGE建设单位项目档案管理制度一、总则（一）目的为加强建设单位项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，为项目建设、运营及后续维护提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本建设单位所承担的各类工程项目档案管理工作，包括项目前期文件、项目实施过程中形成的各类文件、资料、图纸等。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档规范》等相关法律法规及行业标准制定。（四）管理原则1.集中统一管理原则：项目档案由建设单位指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.全过程管理原则：对项目从立项到竣工验收全过程所形成的文件资料进行跟踪管理，确保档案的真实、准确。3.有效利用原则：建立健全档案利用机制，提高档案的利用效率，为项目建设和管理提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位项目档案管理制度并组织实施。2.负责项目档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导，对项目各参建单位的档案管理工作进行检查和考核。3.集中统一管理本单位项目档案，负责档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。4.建立和维护项目档案信息管理系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全员档案意识。（二）项目负责人职责1.负责组织、协调项目各参建单位的档案管理工作，确保项目档案工作与项目建设同步进行。2.督促项目各参建单位按照档案管理要求及时收集、整理各自工作中形成的文件资料，并向建设单位档案管理部门移交。3.对项目档案的完整性、准确性和系统性负责，审核项目档案的归档情况。（三）项目各参建单位职责1.建立健全本单位项目档案管理制度，明确档案管理责任人，负责本单位工作中形成的文件资料的收集、整理、归档和保管工作。2.按照建设单位档案管理要求，及时将整理好的项目档案移交建设单位档案管理部门，并办理交接手续。3.接受建设单位档案管理部门的监督检查，对存在的问题及时整改。三、档案收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件：包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复等。2.项目设计文件：初步设计、施工图设计、设计变更等文件。3.项目施工文件：施工组织设计、施工技术交底、工程质量检验记录（包括原材料检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等）、施工日志、工程进度报表等。4.项目监理文件：监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.项目设备文件：设备采购合同、设备安装调试记录、设备运行维护手册等。6.项目竣工验收文件：竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书等。7.其他与项目建设有关的文件资料，如会议纪要、来往函件、声像资料等。（二）收集要求1.各参建单位应明确专人负责文件资料收集工作，确保文件资料的及时、完整收集。2.收集的文件资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等类别进行分类。2.组卷：根据文件的性质、内容、时间等因素，将相关文件组成案卷。如施工文件可按单位工程、分部工程、分项工程等进行组卷；监理文件可按监理阶段、监理工作内容等进行组卷。3.排列：案卷内文件应按重要程度、时间顺序等进行排列。4.编号：对每个案卷进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。编号格式可采用“项目名称类别代码案卷顺序号”。四、档案归档与保管（一）归档要求1.在项目建设过程中，各参建单位应定期将整理好的项目档案移交建设单位档案管理部门。移交时间节点可根据项目进度安排，如基础完工后、主体完工后、竣工验收前等。2.建设单位档案管理部门应对接收的档案进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。对不符合要求的档案，应退回原移交单位重新整理。3.档案归档时应编制档案移交清单，双方签字确认。档案移交清单应包括档案名称、数量、案卷编号、移交时间等内容。（二）保管期限1.项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、竣工验收报告、竣工决算报告等重要文件。这些文件是项目建设的核心依据，对项目的后续管理和决策具有重要价值，应永久保存。3.长期保管的档案一般为项目建设过程中形成的重要文件，如设计文件、施工文件、监理文件等。保管期限一般为30年。这些文件记录了项目建设的全过程，对项目的质量追溯和后期维护具有重要意义。4.短期保管的档案为项目建设过程中形成的一般性文件，如工程进度报表、施工日志等。保管期限一般为10年。（三）保管方式1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查、维护和更新，确保电子档案的安全性和完整性。3.档案库房应保持清洁整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准要求。五、档案利用与借阅（一）利用原则1.遵循保密原则，确保档案信息不泄露。2.按照规定的程序和权限进行档案利用，提高档案利用效率。3.充分发挥档案的作用，为项目建设、运营及管理提供支持。（二）利用范围1.项目建设单位内部人员因工作需要查阅项目档案。2.项目相关部门因审计、监督检查等工作需要查阅项目档案。3.经建设单位批准，外部单位因工作需要查阅项目档案。（三）借阅程序1.内部人员借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案名称、用途、借阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.外部单位借阅档案，应提前向建设单位提交档案借阅申请函，说明借阅目的、范围、时间等，经建设单位领导批准后，由档案管理部门办理借阅手续。借阅申请函应加盖单位公章。3.档案管理部门应对借阅申请进行审核，对符合要求的申请，办理借阅登记手续，发放档案，并告知借阅人员档案保管要求和归还期限。4.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、泄露档案内容。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按规定登记。5.借阅人员应在规定期限内归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。档案归还时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的保管价值与实际需求相适应。2.遵循国家有关档案鉴定销毁的规定和标准，确保鉴定销毁工作的合法性和规范性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目负责人及相关专业技术人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的完整性、准确性和系统性。2.档案的保管价值，包括是否仍具有查考利用价值、是否符合保管期限要求等。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，应编制档案销毁清单，注明档案名称、数量、案卷编号、销毁原因等。2.档案销毁清单经档案管理部门负责人审核、建设单位领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、执行人员等。4.档案销毁后，档案管理部门应在档案销毁清单上注明“已销毁”字样，并将档案销毁清单归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的项目档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，提升档案服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行元数据录入，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。2.档案信息系统建设：建立项目档案管理信息系统，实现档案的分类管理、检索查询、借阅审批、统计分析等功能。3.数据安全管理：采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保档案信息化数据的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的信息化设备和专业技术人员，负责档案信息化管理工作的实施和维护。2.加强对档案信息化管理系统的培训和使用，提高全员信息化管理意识和操作技能。3.定期对档案信息化数据进行备份和维护，确保数据的安全性和完整性。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对项目各参建单位的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度执行情况、档案收集整理情况、档案归档保管情况等。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任单位限期整改。整改完成后，责任单位应提交整改报告，档案管理部门进行复查。（二）考核评价1.建立项目档案管理考核评价机制，对