干部档案信息联络员制度

PAGE干部档案信息联络员制度一、总则（一）目的为加强公司干部档案管理，确保干部档案信息的准确、完整、安全，提高干部档案管理工作的规范化、科学化水平，特制定本干部档案信息联络员制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体干部档案信息联络员及涉及干部档案管理工作的相关部门和人员。（三）基本原则1.真实性原则：干部档案信息必须真实、准确，如实反映干部的经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况。2.完整性原则：干部档案应全面收集干部各个方面的信息资料，确保档案内容完整无缺。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对干部档案信息予以保密，防止信息泄露。4.规范性原则：按照国家和公司有关干部档案管理的规定和标准，规范档案的整理、保管、查阅等工作流程。二、干部档案信息联络员职责（一）档案信息收集1.负责收集本部门干部的各类信息资料，包括但不限于履历材料、考核材料、培训材料、奖惩材料等，并及时整理归档。2.定期对干部档案信息进行更新，确保档案内容与干部实际情况保持一致。（二）档案整理与保管1.按照干部档案管理的规范要求，对收集到的信息资料进行分类整理，确保档案材料齐全、完整、规范。2.负责干部档案的日常保管工作，保证档案存放安全，防止档案损坏、丢失。3.定期对干部档案进行检查，发现问题及时报告并采取相应措施进行处理。（三）档案查阅与借阅管理1.严格按照公司规定的档案查阅、借阅流程，办理相关手续，确保档案查阅、借阅的合规性。2.对查阅、借阅档案的人员进行登记，记录查阅、借阅时间、内容、用途等信息。3.督促查阅、借阅人员按时归还档案，检查归还档案是否完整无损。（四）信息沟通与反馈1.及时与公司干部档案管理部门沟通，反馈本部门干部档案管理工作中存在的问题和建议。2.负责传达公司干部档案管理部门的工作要求和通知，确保本部门干部档案管理工作与公司整体要求保持一致。（五）协助档案审核与专项检查1.在公司开展干部档案审核或专项检查工作时，积极协助提供相关资料和信息，配合完成审核检查任务。2.对审核检查中发现的问题，及时进行整改落实，并将整改情况反馈给公司干部档案管理部门。三、档案信息收集与整理（一）收集范围1.履历材料：干部的个人基本信息、工作经历、学历学位、专业技术职务等材料。2.考核材料：年度考核、任期考核、专项考核等形成的材料。3.培训材料：参加各类培训的学习成绩、结业证书、培训鉴定等材料。4.奖惩材料：获得的各种奖励、表彰以及受到的处分决定等材料。5.党团材料：入党、入团志愿书，思想汇报，转正申请书等材料。6.工资、任免、出国（境）等材料：工资变动审批表、职务任免文件、出国（境）审批材料等。7.其他材料：反映干部个人重要情况的其他材料。（二）收集要求1.收集的档案信息资料应真实、可靠，具有原始性和权威性。2.材料应完整无缺，字迹清晰，格式规范，签字盖章齐全。3.及时收集各类信息资料，确保档案内容的时效性。（三）整理方法1.分类：按照档案材料的内容和性质，分为履历类、考核类、培训类、奖惩类、党团类、工资任免出国（境）类等类别。2.排序：每个类别内的材料按照时间顺序或重要程度进行排序。3.编目：编制档案材料目录，注明材料名称、日期、来源等信息，便于查阅和管理。4.装订：将整理好的档案材料按照顺序进行装订，确保整齐、牢固。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的干部档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等条件。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准。（二）档案存放1.按照干部类别和档案编号，将干部档案分类存放，便于查找和管理。2.建立档案存放索引，标明档案的存放位置，提高档案查找效率。（三）安全管理1.配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置等，确保档案库房安全。2.制定档案库房管理制度，明确管理人员的职责，加强对库房的日常管理和巡查。3.对档案库房进行定期检查和维护修缮，及时排除安全隐患。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部因工作需要查阅干部档案的，须经本部门负责人批准，并填写《干部档案查阅申请表》。2.涉及干部干部选拔任用、考察、调动等重要事项查阅档案的，须经公司党委组织部门负责人批准。3.外单位因工作需要查阅干部档案的，须持有单位介绍信，经公司党委组织部门负责人批准，并严格按照规定办理查阅手续。（二）查阅流程1.查阅人员填写《干部档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息。2.将申请表提交至公司干部档案管理部门审核，审核通过后，由档案管理人员陪同查阅。3.查阅人员只能在指定的档案查阅室查阅档案，不得擅自将档案带出查阅室。4.查阅过程中，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。（三）借阅权限1.因特殊情况需要借阅干部档案的，须经公司党委组织部门负责人批准，并填写《干部档案借阅申请表》。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，须办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅人员填写《干部档案借阅申请表》，注明借阅目的、时间、归还日期等信息。2.将申请表提交至公司干部档案管理部门审核，审核通过后，办理借阅手续，领取档案。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、拍摄、传播档案内容。4.借阅人员按时归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司干部档案信息管理系统，实现干部档案信息的电子化管理，提高档案管理工作的效率和信息化水平。（二）信息录入与维护1.安排专人负责干部档案信息的录入工作，确保录入信息准确无误。2.定期对干部档案信息进行更新和维护，保证系统数据与实际档案内容一致。（三）系统安全管理1.加强干部档案信息管理系统的安全防护，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。2.定期对系统进行备份，确保数据安全，防止数据丢失。3.建立系统安全审计机制，对系统操作进行记录和审计，及时发现和处理安全问题。七、监督与考核（一）监督检查1.公司干部档案管理部门定期对各部门干部档案信息联络员的工作进行监督检查，检查内容包括档案信息收集、整理、保管、查阅、借阅等工作情况。2.对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立干部档案信息联络员工作考核评价机制，对联络员的工作表现进行年度考核评价。2.考核评价内容包括工作任务完成情况、档案管理