档案鉴定销毁与移交制度

PAGE档案鉴定销毁与移交制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的真实性、完整性和安全性，规范档案鉴定、销毁与移交工作，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位形成的各类档案的鉴定、销毁与移交管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：鉴定、销毁与移交的档案应真实反映公司各项业务活动，数据准确无误。3.安全保密原则：在档案鉴定、销毁与移交过程中，要确保档案信息的安全，防止泄露。4.集中管理原则：档案鉴定、销毁与移交工作应实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责组织实施。二、档案鉴定（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各业务部门档案管理人员及相关专业人员。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和计划，组织开展档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.保管期限划分永久保管：反映公司主要职能活动和历史面貌，对公司发展有长远利用价值的档案。如公司章程、重大决策文件、重要合同协议、财务审计报告等。长期保管：在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案。保管期限一般为30年。如一般性业务文件、重要会议记录、年度工作计划等。短期保管：在较短时间内对公司工作有参考价值的档案。保管期限一般为10年。如一般性通知、简报、临时性报表等。2.价值鉴定重要性：档案所记录的内容对公司业务决策、经营管理、历史研究等具有重要意义的，应予以保留。完整性：档案内容完整，能够全面反映相关业务活动的，应优先保留。准确性：档案数据准确、真实，无明显错误或虚假信息的，具有较高保存价值。时效性：某些档案虽有一定价值，但已过时效，对当前工作参考价值不大的，可考虑鉴定销毁。（三）鉴定程序1.初步筛选：各业务部门档案管理人员按照鉴定标准，对本部门保管的档案进行初步筛选，提出拟鉴定档案清单。2.小组审查：档案鉴定工作小组对各部门提交的拟鉴定档案清单进行审查，逐份分析档案的价值和保管期限。3.形成意见：鉴定工作小组根据审查情况，形成档案鉴定意见，明确哪些档案需继续保存、哪些档案可进行销毁或移交。4.结果公示：档案鉴定结果在公司内部进行公示，公示期为[X]个工作日。公示期间，如有异议，相关部门或人员可向档案管理部门提出，档案管理部门应及时进行复核。三、档案销毁（一）销毁审批经鉴定确需销毁的档案，由档案管理部门填写《档案销毁申请表》，详细说明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等，报公司分管领导审批。分管领导审批同意后，方可进行销毁。（二）销毁方式1.物理销毁：对于纸质档案，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.数据清除：对于电子档案，采用专业的数据清除软件，对存储介质上的档案数据进行彻底清除，防止数据泄露。（三）销毁记录档案销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、执行人员等。销毁记录应保存[X]年，以备查阅。（四）监督检查档案管理部门应会同公司纪检监察部门对档案销毁工作进行监督检查，确保销毁工作按照规定程序进行，防止档案流失或不当处理。四、档案移交（一）移交范围1.向公司档案管理部门移交：各部门在工作中形成的具有保存价值的档案，应定期向公司档案管理部门移交，实行集中统一管理。2.向国家档案馆或其他相关部门移交：根据国家法律法规和有关规定，公司形成的涉及国家机密、重要历史资料或需向社会公开的档案，应及时向国家档案馆或其他相关部门移交。（二）移交程序1.编制清单：移交部门按照档案管理要求，编制《档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量、保管期限、密级等信息。2.清点核对：档案管理部门与移交部门共同对移交档案进行清点核对，确保清单与实物一致。3.签字确认：双方在《档案移交清单》上签字确认，明确移交责任。4.办理手续：档案管理部门按照规定办理档案接收手续，将移交档案纳入公司档案管理体系。（三）特殊档案移交对于涉及国家机密、商业秘密等特殊档案的移交，应严格按照国家保密法律法规的要求，采取必要的保密措施，确保档案信息安全。移交前，移交部门应进行保密审查，并与档案管理部门签订保密协议。五、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案鉴定、销毁与移交制度，并组织实施。2.组织档案鉴定工作小组开展档案鉴定工作，审核鉴定结果。3.负责档案销毁的审批、监督和记录工作。4.接收各部门移交的档案，进行整理、保管和利用。5.指导各部门档案管理人员做好档案鉴定、销毁与移交工作。（二）业务部门档案管理人员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步鉴定工作。2.按照规定向公司档案管理部门移交档案，并编制移交清单。3.协助档案管理部门做好档案鉴定、销毁与移交过程中的相关工作。六、培训与考核（一）培训公司定期组织档案鉴定、销毁与移交工作相关的培训，提高档案管理人员的业务水平和法律意识。培训内容包括国家档案法律法规、行业标准、鉴定方法、销毁程序、移交要求等。（二）考核建立档案鉴定、销毁与移交工作考核机制，对档案管理人员的工作质量和效率进行考核。考核结果与绩效挂钩，激励档案管理人员认真履行职责，做好档案管理工作。七