校长办公室档案管理制度

PAGE校长办公室档案管理制度一、总则（一）目的为加强校长办公室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为学校各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于校长办公室在履行职责过程中形成的各类档案，包括但不限于文件、会议记录、工作计划与总结、请示与批复、合同协议、统计报表、信函等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：校长办公室档案实行集中统一管理，由专人负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映校长办公室各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集校长办公室在工作中形成的各类档案，保证档案的完整性，避免遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及学校机密的档案，应严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。（四）管理职责1.校长办公室主任全面负责校长办公室档案管理工作，制定档案管理工作计划和目标，并组织实施。监督档案管理人员的工作，定期检查档案管理工作的执行情况，及时解决档案管理工作中存在的问题。审批重要档案的查阅、借阅和利用申请，确保档案的合理使用。2.档案管理人员负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。建立健全档案管理制度，严格执行档案管理的各项操作规程，保证档案的安全和完整。负责档案的保管和保护工作，定期对档案进行检查、清点和修复，防止档案损坏、丢失和霉变。按照规定的程序和要求，为学校各部门和人员提供档案查阅、借阅和利用服务，做好档案利用登记工作。负责档案的鉴定和销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行鉴定和销毁，并做好记录。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与校长办公室工作相关的文件、指示、通知等。2.校长办公室形成的各类文件、会议记录、工作计划与总结、请示与批复、合同协议、统计报表、信函等。3.学校各部门报送校长办公室的文件、资料、报表等。4.校长办公室参加各类会议带回的文件、资料、会议纪要等。5.校长办公室工作人员外出调研、考察带回的相关材料。6.其他与校长办公室工作相关的具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.档案管理人员应主动收集各类档案，定期到各部门和相关人员处进行档案收集工作，确保档案及时、完整地收集到校长办公室。2.各部门和人员应积极配合档案管理人员的工作，及时将本部门形成的档案材料整理好后移交校长办公室。3.对于重要文件和紧急文件，应及时收集并进行妥善处理，确保文件的时效性和安全性。4.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改或丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的管理和利用。2.区分不同年度、不同保管期限、不同类别进行整理，确保档案分类清晰、层次分明。3.按照档案的形成时间顺序进行排列，同一问题的文件应集中排列在一起。4.对每份档案进行编号，编制档案目录，便于查找和管理。（四）整理方法1.分类将档案分为党群工作类、行政管理类、教学管理类、科研管理类、学生管理类、财务管理类、后勤管理类等类别。每类再根据具体情况进一步细分，如行政管理类可分为文件、会议记录、工作计划与总结、请示与批复等小类。2.编号对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用年度+流水号的方式，如2023001表示2023年的第1份档案。建立档案编号与档案目录的对应关系，便于通过编号快速查找档案。3.编目编制档案目录，档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等内容。档案目录应打印成册，并进行电子存档，方便查阅和检索。4.装订对纸张规格不一致、破损或折叠的档案进行整理和修复，确保档案页面平整、牢固。采用线装或胶装的方式对档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于翻阅和保管。三、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品和温湿度调节设备，定期进行检查和维护，确保设备正常运行。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式，对重要档案应同时保存纸质和电子两种版本。2.纸质档案应按照分类和编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找和管理。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。电子档案应按照档案分类和编号进行命名和存储，建立电子档案目录，便于检索和利用。（三）保管期限1.根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限一般为16年至50年。短期保管的档案：凡是在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限一般为5年以下。2.档案管理人员应定期对档案的保管期限进行鉴定，对已超过保管期限的档案，按照规定的程序进行鉴定和销毁。（四）档案的保护1.定期对档案进行检查和清点，发现档案有损坏或丢失的情况，应及时采取措施进行修复或查找。2.对档案进行防虫、防霉、防潮等处理，定期投放防虫药品，对受潮的档案进行晾晒或烘干处理。3.对电子档案进行定期维护，检查存储设备的运行情况，及时备份数据，防止数据丢失或损坏。4.严格控制档案库房的人员进出，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。档案管理人员进入档案库房时，应注意关闭门窗和电器设备，确保档案库房的安全。四、档案目录数据库建设（一）建设目标建立完善的档案目录数据库，实现档案目录的电子化管理，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用。（二）数据录入1.档案管理人员应按照档案编目要求，将档案目录信息准确录入档案目录数据库。2.数据录入应认真细致，并进行多次核对，确保数据的准确性和完整性。（三）数据库维护1.定期对档案目录数据库进行备份，防止数据丢失。2.对数据库中的数据进行定期检查和清理，删除重复或无效的数据，确保数据库的高效运行。3.根据档案管理工作的需要，及时对数据库的结构和功能进行调整和优化，提高数据库的检索效率和管理水平。（四）检索利用1.学校各部门和人员可通过档案目录数据库进行档案检索，快速查找所需档案信息。2.档案管理人员应根据检索需求，及时为利用者提供档案目录信息，并协助利用者查阅相关档案。五、档案的查阅与借阅（一）查阅原则1.严格遵守档案查阅的审批制度，未经批准，任何人不得查阅校长办公室档案。2.查阅档案应在规定的场所进行，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏或丢失档案。3.查阅档案应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、目的、查阅时间等信息，并签字确认。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人审核签字后，报校长办公室主任审批。校长办公室主任根据查阅内容和目的，决定是否批准查阅申请。3.经批准的查阅申请，由档案管理人员根据查阅申请表的要求，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员查阅完毕后，应将档案及时归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅原则1.严格控制档案的借阅范围，除特殊情况外，一般不对外借阅校长办公室档案。2.借阅档案应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间，确保档案按时归还。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。（四）借阅程序1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、内容、目的、借阅时间等信息，并签字确认。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人审核签字后，报校长办公室主任审批。校长办公室主任根据借阅内容和目的，决定是否批准借阅申请。3.经批准的借阅申请，由档案管理人员根据借阅申请表的要求，办理档案借阅手续，填写《档案借阅登记表》，注明档案编号、题名、借阅时间、归还时间、借阅人等信息，并由借阅人签字确认。4.借阅人员借阅档案后，应按照规定的时间及时归还档案。如需延期归还，应提前办理延期手续。5.档案管理人员在接收归还的档案时，应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。2.严格按照档案保管期限的规定，对档案进行鉴定，不得随意延长或缩短档案的保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由校长办公室主任担任组长，档案管理人员和相关部门负责人为成员。档案鉴定小组负责对校长办公室档案进行定期鉴定，提出鉴定意见和销毁清单。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，对档案进行全面审查，分析档案的保存价值。2.对档案的重要性、完整性、真实性、时效性等方面进行评估，确定档案是否已失去保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确已失去保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁清单，报校长办公室主任审