星级档案室测评管理制度

PAGE星级档案室测评管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，提高档案管理水平，确保档案的完整性、准确性、安全性和可利用性，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本星级档案室测评管理制度。通过科学、系统的测评，全面评估档案室的管理状况，推动档案室管理工作向规范化、标准化、现代化迈进，为公司各项工作的开展提供有力的档案支持。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位的档案室管理与测评工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案室管理工作合法合规。2.科学管理原则：运用先进的管理理念和技术手段，对档案的收集、整理、保管、利用等环节进行科学规划和组织。3.安全保密原则：强化档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露、不丢失、不损坏，维护公司的商业秘密和重要信息安全。4.服务至上原则：以满足公司各部门及员工对档案利用需求为出发点，提供高效、便捷的档案服务。二、测评组织与职责（一）测评小组公司成立星级档案室测评小组，成员包括档案管理部门负责人、相关业务专家、信息技术人员等。测评小组负责制定测评计划、组织实施测评工作、撰写测评报告等。（二）职责分工1.档案管理部门负责人全面负责星级档案室测评工作的组织协调。审核测评计划、测评报告等重要文件。对测评结果进行决策，提出改进意见和措施。2.相关业务专家依据档案管理相关标准和规范，对档案室的业务管理进行评估。检查档案的收集、整理、鉴定、保管等环节的工作质量。提供专业的技术指导和建议，确保测评工作的专业性和准确性。3.信息技术人员负责评估档案室的信息化建设水平，包括档案管理系统的功能、性能、安全性等。检查档案数字化工作的质量和进度。保障测评过程中信息技术设备的正常运行，提供技术支持。三、测评内容与标准（一）档案管理基础业务1.档案收集明确档案收集范围，确保各类应归档文件材料齐全完整。建立档案收集渠道，及时、准确地收集各部门形成的档案。对特殊载体档案（如照片、录音、录像、电子文件等）的收集方法和要求有明确规定。2.档案整理遵循统一的分类方案、编号规则和编目要求，对档案进行系统整理。档案分类科学合理，便于查找和利用。编目准确规范，包括案卷题名、目录号、案卷号、保管期限、起止日期、密级等信息。3.档案鉴定定期开展档案鉴定工作，准确划分档案保管期限。鉴定过程有记录，鉴定结果经审核批准。对已到保管期限的档案进行妥善处置，确保档案价值得到合理评估和利用。4.档案保管档案库房设施符合安全保管要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等功能。档案装具符合标准，排列有序，便于查找和搬运。建立档案保管制度，定期对档案进行检查、清点和维护，确保档案实体安全。（二）档案信息化建设1.档案管理系统具备档案收集登记、整理编目、检索查询、借阅利用、统计分析等基本功能，满足档案管理工作需求。系统操作简便、界面友好，数据准确可靠，能够实现档案信息的共享和交换。系统具有完善的权限管理功能，确保不同人员对档案信息的访问和操作权限符合规定。2.档案数字化制定档案数字化工作计划，明确数字化范围、质量要求和进度安排。数字化加工过程符合相关标准，扫描图像清晰、完整，数据挂接准确无误。建立数字化档案数据库，实现数字化档案的有效存储和利用。（三）档案服务利用1.利用制度建立健全档案借阅、查阅、复制等利用制度，明确利用流程和要求。对利用档案的目的、范围、方式等进行严格审核，确保档案信息的合理利用。2.利用效果积极为公司各部门及员工提供档案利用服务，满足其工作和业务需求。定期统计档案利用情况，分析利用效果，为档案管理工作的优化改进工作提供依据。（四）档案安全管理1.安全制度制定档案安全管理制度，明确安全责任，规范安全操作流程。加强对档案工作人员及利用者的安全教育，提高安全意识。2.安全措施档案库房配备必要的安全设施设备，如消防器材、监控设备、防盗报警装置等，并定期进行检查维护。对电子档案采取加密存储、备份等安全措施，防止数据丢失和泄露。建立档案安全应急处置预案，定期组织演练，确保在突发事件发生时能够迅速、有效地进行应对。（五）测评标准根据上述测评内容，制定详细的星级档案室测评标准，分为一星级、二星级、三星级、四星级、五星级五个等级，每个等级设定相应的分值和具体要求。测评标准应具有科学性、合理性和可操作性，能够客观、公正地反映档案室的管理水平。四、测评流程（一）准备阶段1.测评小组制定测评计划，明确测评目的、范围、内容、方法、时间安排等。2.收集档案室相关资料，包括档案管理制度、档案目录、档案管理系统操作手册等。3.准备测评所需的工具和表格，如测评指标体系、测评打分表等。（二）实施阶段1.测评小组按照测评标准，对档案室的档案管理基础业务、信息化建设、服务利用、安全管理等方面进行实地检查和评估。2.通过查阅档案、系统操作演示、现场询问、实地查看等方式，获取测评数据和信息。3.测评人员依据测评标准进行打分，记录测评结果。（三）总结阶段1.测评小组对测评数据进行汇总分析，撰写测评报告。测评报告应包括测评基本情况、测评结果、存在问题及改进建议等内容。2.将测评报告提交档案管理部门负责人审核，审核通过后报公司领导审批。3.根据公司领导的审批意见，向档案室反馈测评结果，提出整改要求和期限。五、测评结果与应用（一）测评结果1.测评小组根据测评得分确定档案室的星级等级。五星级为最高等级，代表档案室管理水平卓越；四星级表示档案室管理水平较高；三星级为档案室管理的基本合格水平；二星级表示档案室管理存在一定差距，需要改进；一星级则表明档案室管理水平较低，急需加强。2.对测评结果进行公示，接受公司各部门及员工的监督。（二）结果应用1.与档案室绩效考核挂钩，对星级等级高的档案室给予表彰和奖励，对星级等级低的档案室进行督促整改。2.根据测评结果，总结档案室管理工作中的经验和不足，为公司制定档案管理发展规划提供参考依据。3.推动档案室之间的交流与学习，促进公司整体档案管理水平的提升。六、整改与复查（一）整改要求1.档案室针对测评中发现的问题，制定详细的整改计划，明确整改措施、责任人和整改期限。2.整改计划应具有针对性和可操作性，确保能够有效解决存在的问题，提高档案室管理水平。（二）复查1.在整改期限结束后，测评小组对档案室的整改情况进行复查。2.复查方式与测评实施阶段相同，通过实地检查、查阅资料等方式，验证整改措施的落实情况和整改效果。3.如复查结果达到相应星级等级要求，则维持原星级等级；如