乡镇电管站档案管理制度

PAGE乡镇电管站档案管理制度一、总则（一）目的为加强乡镇电管站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在电管站工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本乡镇电管站实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇电管站各类档案的管理，包括但不限于电力规划、设备运行维护、安全管理、用户服务等方面形成的文件、资料、记录等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：乡镇电管站档案由专门的档案管理部门或人员进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映电管站的工作实际情况，数据准确可靠。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露，对涉及机密的档案严格保密。4.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本乡镇电管站档案管理制度。2.负责收集、整理、归档、保管乡镇电管站各类档案，建立健全档案管理台账。3.组织开展档案的鉴定、销毁工作，确保档案的质量和安全。4.负责档案的查阅、借阅服务，按照规定办理相关手续。5.对档案管理工作进行监督检查，指导各部门做好档案收集、整理等基础工作。6.负责档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。（二）各部门职责1.负责本部门工作中形成档案的收集、整理和初步分类，并定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。3.按照规定查阅、借阅档案，确保档案的安全和完整。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、编目、上架、保管等。3.做好档案的安全防护工作，定期检查档案保管状况，发现问题及时处理。4.为档案查阅、借阅人员提供优质服务，做好登记和记录工作。5.积极参与档案信息化建设，提高档案管理效率。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.电力规划方面：包括乡镇电力发展规划、电网布局规划、项目可行性研究报告等。2.设备运行维护方面：设备台账、检修记录、试验报告、运行日志、设备缺陷记录等。3.安全管理方面：安全规章制度、安全检查记录、事故报告与处理文件、安全培训资料等。4.用户服务方面：用户档案、用电申请与批复文件、电费收缴记录、客户投诉与处理记录等。5.行政管理方面：电管站的各类文件、会议记录、工作计划与总结、人事档案等。6.其他与电管站工作相关的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的档案应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.在工作中形成的电子文件应同时收集，并确保其可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和内容，分为电力规划、设备运行维护、安全管理、用户服务、行政管理等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于快速检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的归档与保管（一）归档时间各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案移交档案管理部门归档。（二）归档程序1.各部门将整理好的档案进行初步审核，确保档案符合归档要求。2.填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、移交日期等信息。3.档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，无误后办理签收手续。（三）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期。1.永久保管的档案：涉及乡镇电管站重大决策、重要历史事件、长期保存有价值的文件等。2.长期保管的档案：一般为[具体年限]，如设备运行维护记录、安全管理文件等。3.短期保管的档案：一般为[具体年限]，如一般性的工作计划、临时性文件等。（四）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行检查和维护。3.档案应按照类别和保管期限进行有序排列上架，便于查找和管理。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，确定档案是否需要继续保存。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，可进行销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对库存档案进行清查，提出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定小组对清单中的档案进行逐一鉴定，提出鉴定意见。3.对确定需要销毁的档案，编制销毁清单，报乡镇电管站领导审批。（四）销毁实施1.经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁工作。2.销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，记录由档案管理部门保存。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.本乡镇电管站工作人员因工作需要，可查阅与本人工作相关的档案。2.外单位因工作需要查阅档案的，须经乡镇电管站领导批准，并办理查阅手续。（二）查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，提供档案查阅服务，并做好查阅登记。（三）借阅权限1.一般情况下，档案不对外借阅。因特殊原因确需借阅的，须经乡镇电管站领导批准。2.借阅期限一般不超过[具体天数]，如需延期，应办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅人员填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，报乡镇电管站领导审批。2.档案管理部门根据审批意见，办理档案借阅手续，向借阅人员提供档案，并做好借阅登记。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。如需复印档案，应经档案管理部门同意。4.借阅期满，借阅人员应按时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题，及时处理。七、档案的统计与利用（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计台账，对档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等情况进行统计。2.定期对档案统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据。（二）利用工作1.积极开发档案信息资源，通过编制档案资料汇编、专题索引等方式，为乡镇电管站工作提供参考。2.开展档案利用效果反馈工作，了解档案利用情况，不断改进档案管理工作。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立乡镇电管站档案管理信息系统，实现档案的数字化存储和网络化管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.对纸质档案进行数字化扫描，将扫描后的电子文件录入档案管理信息系统。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行更新和维护，确保数据的准确性和完整性。（三）系统功能1.档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能。2.提供权限管理功能，确保不同人员对档案的访问权限符合规定。3.具备数据备份和恢复功能，保障数据安全。九、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行监督检查。2.检查内容包括档案收集、整理、归档、保管