党员活动室档案管理制度

PAGE党员活动室档案管理制度一、总则（一）目的为加强党员活动室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在党员教育、管理、监督等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织党员活动室档案的收集、整理、保管、利用等各项工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：党员活动室档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案管理的完整性和规范性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映党员活动的实际情况，数据准确无误，材料完整齐全。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。对涉及党和国家机密以及不宜公开的档案，严格按照保密规定进行管理。4.方便利用原则：档案管理应便于党员查阅和利用，提高档案的使用效率，为党员教育、组织建设等工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善党员活动室档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理党员活动室的各类档案，包括文件、资料、记录、照片、音像等。3.对档案进行分类、整理、编目、装订，建立健全档案检索体系，便于查找和利用。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的完好。5.按照规定的程序和要求，提供档案查阅、借阅服务，对档案利用情况进行登记和统计。6.负责档案的鉴定和销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照有关规定进行鉴定和销毁。7.积极推进档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。（二）各部门职责1.负责本部门形成的各类档案的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的整理、编目、装订等工作，提供相关资料和信息。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改档案，不得将档案据为己有或拒绝归档。4.在工作中需要查阅档案时，按照规定的程序办理查阅手续，并在指定地点查阅，不得擅自带出或转借他人。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备一定的政治素质和业务能力，熟悉档案管理的法律法规和业务流程。2.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、利用等，确保档案管理工作的正常运转。3.严格遵守档案管理制度，保守档案机密，不得泄露档案内容。4.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平，适应档案管理工作的发展需要。5.对档案管理工作中发现的问题及时向上级汇报，并提出改进建议。三、档案收集（一）收集范围1.上级党组织下发的与党员活动相关的文件、通知、指示等。2.本公司/组织党组织制定的工作计划、总结、报告、决议、决定等文件材料。3.党员大会、支部委员会、党小组会等会议记录、纪要、决议等。4.党员发展、教育、管理等方面的材料，如入党申请书、自传、政审材料、培训记录、党员考核材料等。5.党内表彰、奖励、处分等材料，包括表彰决定、奖励证书、处分决定等。6.党员参加各类活动的记录、照片、音像资料等，如主题党日活动、志愿服务活动、参观学习活动等。7.党组织与其他单位或组织开展共建活动、交流合作等形成的文件材料。8.其他与党员活动室工作相关的有保存价值的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，格式规范，签字盖章齐全。3.对收集到的档案材料，应按照类别和时间顺序进行初步整理，确保材料的有序性。每季度末，各部门应将本季度形成的档案材料整理后移交档案管理部门。四、档案整理（一）分类标准党员活动室档案分为以下几类：1.上级文件类：包括上级党组织下发的各类文件、通知、指示等。2.本级文件类：本公司/组织党组织形成的文件材料，如工作计划、总结、报告、决议、决定等。3.会议记录类：党员大会会议记录、支部委员会会议记录、党小组会会议记录等。4.党员管理类：党员发展、教育、管理等方面的材料，如入党申请书、自传、政审材料、培训记录、党员考核材料等。5.党内事务类：党内表彰、奖励、处分等材料。6.活动记录类：党员参加各类活动的记录、照片、音像资料等。7.共建交流类：党组织与其他单位或组织开展共建活动、交流合作等形成的文件材料。8.其他类：其他与党员活动室工作相关的有保存价值的文件、资料、记录等。（二）整理方法1.按照分类标准，对收集到的档案材料进行分类。2.对每一类档案材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.对每份档案材料进行编目，编目内容包括文件标题、文号、日期、来源、保管期限等。4.将编目后的档案材料按照顺序排列，进行装订或装盒，确保档案的整齐、美观。5.编制档案目录，目录应包括档案类别、编号、标题、文号、日期、来源、保管期限等内容，以便于查阅和检索。五、档案保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，并配备必要的档案保管设备，如档案柜、除湿机、空调、灭火器等。（二）保管要求1.档案应按照类别和保管期限进行存放，不同类别的档案应分开存放，便于查找和管理。2.对纸质档案应进行装订或装盒，避免档案材料的散失和损坏。3.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上。电子档案的存储格式应符合相关标准和规范，便于长期保存和利用。4.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。对损坏或变质的档案，应及时进行修复或复制。5.严格控制档案库房的温度和湿度，温度应保持在14℃24℃之间，湿度应保持在45%60%之间。6.档案库房应保持清洁卫生，严禁在库房内吸烟、堆放杂物等。（三）保管期限党员活动室档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映本公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映本公司/组织一般工作活动，在较长时间内对本公司/组织工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限一般为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对本公司/组织工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限一般为1年至15年。档案保管期限的划定，应根据档案的重要程度、历史价值、现实利用需求等因素综合确定。六、档案利用（一）利用范围1.本公司/组织党员因工作需要查阅档案。2.上级党组织或有关部门因工作需要查阅档案。3.其他单位或组织因工作需要查阅档案，经本公司/组织党组织批准后可查阅相关档案。（二）利用方式1.查阅：党员可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导，并做好查阅登记。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、复印、摘录、销毁档案。借阅期满后，应及时归还档案。3.复制：如需复制档案，应填写复制申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明复制日期。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。登记内容包括利用时间、利用人姓名、所在部门、利用目的、档案名称、档案编号、查阅或借阅期限、归还日期等。档案利用登记应做到及时、准确、完整，便于统计和查询。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点与现实需要相结合、保守机密的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、保管期限等进行全面审查，判断档案是否仍具有保存价值。2.结合本公司/组织的工作实际和发展需求，考虑档案的现实利用价值。3.参考国家有关档案鉴定的标准和规范，确保鉴定工作的合法性和规范性。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对确无保存价值的档案，编制档案销毁清册。销毁清册应包括档案名称、档案编号、日期、来源、保管期限等内容