学生档案档案室管理制度

PAGE学生档案档案室管理制度一、总则（一）目的为了加强学生档案的管理，确保学生档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校学生档案档案室的管理工作，包括学生档案的收集、整理、保管、查阅、借阅等环节。（三）基本原则1.真实性原则：学生档案应如实反映学生在校期间的学习、生活、奖惩等情况。2.完整性原则：学生档案应涵盖学生从入学到毕业的各个方面的材料，确保档案的完整性。3.保密性原则：严格保护学生档案的机密性，防止档案信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循国家有关法律法规和学校的相关规定，做到规范、有序。二、档案管理人员职责（一）档案主管职责1.全面负责学生档案档案室的管理工作，制定和完善档案管理制度。2.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。3.定期检查档案管理工作，发现问题及时解决。4.协调与学校各部门之间的关系，确保档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理员职责1.负责学生档案的收集、整理、分类、编号、装订等工作。2.按照档案管理制度的要求，妥善保管学生档案，确保档案的安全。3.负责档案的查阅、借阅登记工作，严格按照规定办理查阅、借阅手续。4.定期对档案进行清查核对，确保档案的准确性和完整性。5.做好档案管理的统计工作，及时向上级汇报档案管理情况。三、档案收集（一）收集范围1.学生入学登记表、成绩单、奖惩材料、体检表、学籍变动材料等。2.学生参加社会实践、科研活动、社团活动等方面的材料。3.学生的毕业实习报告、毕业论文（设计）等材料。4.其他与学生学习、生活相关的材料。（二）收集时间1.新生入学时，由各学院负责收集学生的入学登记表、成绩单、体检表等材料，并及时移交档案室。2.学生在校期间，各学院应及时收集学生的奖惩材料、学籍变动材料等，并在规定时间内移交档案室。3.学生毕业时，各学院应将学生的毕业实习报告、毕业论文（设计）等材料收集齐全后移交档案室。（三）收集要求1.各学院应指定专人负责学生档案的收集工作，确保收集的材料真实、完整、准确。2.收集的材料应按照规定的格式和要求进行整理，确保材料的规范性。3.对于不符合要求的材料，应及时通知相关部门或学生进行补充或更正。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.便于保管和利用。（二）整理方法1.按照学生类别、年级、专业等进行分类。2.对每类档案进行编号，编号应具有唯一性。3.按照档案材料的时间顺序进行排列，同一类材料应集中在一起。4.对每份档案材料进行编目，编目内容包括档案材料的名称、日期、来源等。（三）整理要求1.档案整理应做到分类科学、编号准确、排列有序、编目规范。2.整理过程中应注意保护档案材料的原貌，不得随意涂改、损坏档案材料。3.对于破损、褪色的档案材料，应及时进行修复或复制。五、档案保管（一）保管条件1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持清洁、干燥，温度控制在1℃25℃之间，相对湿度控制在40%60%之间。（二）保管方式1.采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。2.纸质档案应按照类别、年度、保管期限等进行排列存放，并建立档案目录索引。3.电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储设备上，同时建立电子档案目录索引。（三）保管期限1.学生档案的保管期限为永久。2.对于已过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。（四）档案清查1.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查核对工作应做好记录，发现问题及时处理。六、档案查阅（一）查阅范围1.学校内部有关部门因工作需要查阅学生档案。2.学生本人因升学、就业等需要查阅本人档案。3.其他经学校批准的单位或个人查阅学生档案。（二）查阅手续1.查阅单位或个人应填写《学生档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等。2.申请表经所在单位或部门负责人签字盖章后，提交档案室审核。3.档案室审核通过后，为查阅单位或个人提供查阅服务，并做好查阅记录。（三）查阅要求1.查阅档案应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅档案时应爱护档案材料，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。3.查阅结束后，应及时将档案归还档案室，并办理归还手续。七、档案借阅（一）借阅范围1.因特殊原因需要借阅学生档案的单位或个人。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。（二）借阅手续1.借阅单位或个人应填写《学生档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等。2.申请表经所在单位或部门负责人签字盖章后，提交档案室审核。3.档案室审核通过后，与借阅单位或个人签订《学生档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。4.借阅单位或个人应按照协议约定的时间和方式归还档案，并办理归还手续。（三）借阅要求1.借阅档案应严格按照协议约定的用途使用，不得擅自转借他人或用于其他目的。2.借阅期间应妥善保管档案，确保档案的安全和完整，如发生档案丢失、损坏等情况，应承担相应的责任。3.借阅结束后，应及时将档案归还档案室，并办理归还手续。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和学校的相关规定进行鉴定。2.坚持全面审查、准确判断、慎重决定的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案主管、档案管理员、相关部门负责人等组成。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性、准确性。2.档案的保管价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见。2.销毁意见经学校领导批准后，由档案室负责组织实施销毁工作。3.销毁工作应指定专人负责，确保销毁过程的安全和保密。4.销毁后应做好记录，并将销毁记录存档。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的学生档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、检索、利用。2.提高档案管理工作的效率和质量，为学校的教学、科研、管理等工作提供有力支持。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备、网络设备等，确保信息化管理系统的正常运行。2.对档案管理人员进行信息化培训，提