山西文书档案数字化制度

PAGE山西文书档案数字化制度一、总则（一）目的为了加强山西文书档案的管理，提高档案利用效率，确保档案信息的安全与完整，推进文书档案数字化工作，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于山西境内各级各类机关、团体、企事业单位以及其他组织的文书档案数字化工作。（三）基本原则1.真实性原则：确保数字化后的档案信息与原始档案一致，真实反映档案内容。2.完整性原则：全面、完整地对文书档案进行数字化处理，不遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效措施保障数字化档案信息的存储、传输和使用安全，防止信息泄露、篡改和丢失。4.规范性原则：遵循国家和行业相关标准规范，确保数字化工作的质量和一致性。5.便利性原则：便于档案的检索、利用和管理，提高工作效率。二、档案数字化流程（一）档案收集与整理1.收集要求各部门应按照档案管理规定，及时将办理完毕的文书档案移交至档案管理部门。档案管理部门对接收的档案进行认真核对，确保档案齐全、完整、准确。2.整理标准按照文书档案的分类方案和编号规则，对档案进行分类、编号、编目。去除档案中的金属物，对破损或褪色的档案进行修复。对档案进行装订，保持档案的整齐、牢固。（二）数字化前处理1.扫描准备根据档案的纸张类型、幅面大小等，选择合适的扫描设备和扫描参数。对扫描设备进行调试，确保扫描图像清晰、完整。2.图像预处理对扫描后的图像进行去污、纠偏、裁剪、拼接等处理，提高图像质量。将处理后的图像进行格式转换，统一存储为符合要求的图像格式。（三）数据录入与挂接1.数据录入根据档案的著录信息，将档案的标题、文号、日期、责任者等内容准确录入系统。对录入的数据进行认真核对，确保数据的准确性。2.数据挂接将数字化后的图像与录入的档案数据进行挂接，建立一一对应的关系。对挂接后的档案数据进行审核，确保数据与图像的一致性。（四）存储与备份1.存储要求数字化档案信息应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等。存储设备应具备冗余备份功能，确保数据的安全性。2.备份策略制定定期备份计划，对数字化档案信息进行备份。备份数据应存储在异地，防止因自然灾害、人为破坏等原因导致数据丢失。（五）质量检测1.检测标准依据国家和行业相关标准，对数字化档案的图像质量、数据准确性、挂接完整性等进行检测。图像应清晰、完整，无黑边、白边、模糊等现象。数据应准确无误，与原始档案一致。2.检测方法采用人工抽检和计算机自动检测相结合的方式，对数字化档案进行质量检测。对检测中发现的问题及时进行整改，确保数字化档案的质量符合要求。三、人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定文书档案数字化工作计划和实施方案。2.组织开展档案数字化工作，协调各部门之间的工作关系。3.对数字化档案的质量进行监督和检查。4.负责数字化档案的存储、备份和管理。（二）扫描人员职责1.按照扫描要求，认真完成档案的扫描工作。2.对扫描设备进行日常维护和保养，确保设备正常运行。3.及时处理扫描过程中出现的问题，保证扫描工作的顺利进行。（三）数据录入人员职责1.准确录入档案的著录信息，确保数据的准确性。2.对录入的数据进行认真核对，及时发现和纠正错误。3.协助档案管理部门进行数据挂接和质量检测工作。（四）审核人员职责1.对数字化档案的图像质量、数据准确性、挂接完整性等进行审核。2.对审核中发现的问题提出整改意见，并跟踪整改情况。3.确保数字化档案符合质量要求，为档案的利用提供可靠保障。四、安全管理（一）网络安全1.建立健全网络安全管理制度，加强网络安全防护措施。2.对数字化档案信息的传输网络进行加密处理，防止信息泄露。3.定期对网络系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。（二）数据安全1.对数字化档案数据进行严格的权限管理，设置不同的访问级别。2.采用数据加密技术，对存储和传输中的档案数据进行加密保护。3.定期对数据进行备份，并进行异地存储，防止数据丢失。（三）人员安全1.加强对参与档案数字化工作的人员的安全培训，提高安全意识。2.要求工作人员严格遵守安全操作规程，防止因操作不当导致安全事故。3.对涉及档案数字化工作的场所进行安全管理，确保场所安全。五、保密管理（一）保密制度1.建立健全文书档案数字化保密制度，明确保密责任。2.对参与档案数字化工作的人员进行保密教育，签订保密协议。3.严格控制档案数字化工作场所的人员出入，防止无关人员接触档案信息。（二）保密措施1.在档案数字化过程中，对涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的档案进行特殊处理。2.对数字化设备和存储介质进行加密管理，防止信息泄露。3.对档案数字化工作中产生的废弃纸张、存储介质等进行妥善处理，防止信息残留。六、设备与软件管理（一）设备管理1.建立数字化档案设备台账，记录设备的型号、数量、购置时间、使用情况等信息。2.定期对设备进行维护和保养，确保设备正常运行。3.对损坏或老化的设备及时进行维修或更新，保证设备的性能满足工作要求。（二）软件管理1.选用符合国家和行业标准的档案数字化软件，确保软件的安全性和稳定性。2.对软件进行定期升级和维护，及时修复软件漏洞。3.建立软件使用管理制度，规范软件的操作流程，防止因软件使用不当导致数据丢失或损坏。七、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对文书档案数字化工作进行内部监督检查，及时发现和解决问题。2.建立内部监督检查记录档案，对检查情况进行详细记录。（二）外部检查1.积极配合上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查工作。2.对检查中提出的问题及时进行整改，确保档案数字化工作符合要求。八、培训与考核（一）培训计划1.制定档案数字化工作人员培训计划，定期组织培训。2.培训内容包括档案管理知识、数字化技术、安全保密知识等。（二）考核机制1.建立档案数字化工作人员考核机制，对工作人员的工作表现进行考核。2.考核内容包括工作质量、工作效