档案室管理网络图及制度

PAGE档案室管理网络图及制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的规范化管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本档案室管理网络图及制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映公司/组织各项活动的实际情况。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，充分考虑档案利用的需求，提供便捷的服务。二、档案室管理网络图（一）档案室组织架构档案室设主任一名，全面负责档案室的管理工作。下设档案管理员若干名，分别负责不同类型档案的管理工作，包括文书档案管理、科技档案管理、人事档案管理、财务档案管理等。同时，根据工作需要，可设置兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步保管工作，并定期向档案室移交。（二）各岗位职责1.档案室主任职责负责制定和完善档案室管理制度、工作计划，并组织实施。统筹协调档案室与各部门之间的工作关系，确保档案工作顺利开展。审核档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等工作，保证档案质量。定期对档案室工作进行总结和评估，提出改进措施。负责与上级主管部门及相关单位的档案业务联系。2.档案管理员职责按照档案管理的有关规定和标准，负责各类档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作。对档案进行科学保管，做好档案的防潮、防虫、防火、防盗等工作，确保档案安全。建立档案检索工具，编制档案目录、索引等，方便档案的查询和利用。根据利用者的需求，及时、准确地提供档案资料，并做好利用登记工作。定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、内容完整。协助档案室主任开展档案鉴定、销毁等工作。3.兼职档案员职责负责本部门日常文件材料的收集、整理和初步分类工作，确保文件材料的齐全、完整。按照档案管理要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案室。协助档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，及时反馈利用情况。宣传档案管理知识和法律法规，提高本部门员工的档案意识。（三）工作流程1.档案收集各部门形成的文件材料，由兼职档案员负责收集。兼职档案员应定期对本部门的文件材料进行清理，确保无遗漏。对于重要会议、重大活动等形成的文件材料，兼职档案员应及时跟踪收集，并在活动结束后一周内移交至档案室。档案室定期向各部门发出档案收集通知，提醒兼职档案员按时移交档案。2.档案整理档案管理员收到各部门移交的档案后，按照档案分类方案进行分类整理。对每份档案进行编号、编目，填写卷内目录、备考表等。对破损、褪色的档案进行修复，对字迹模糊或易褪色的文件进行复制。将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息。3.档案保管档案管理员将整理好的档案上架存放，按照类别和年度顺序排列。定期对档案进行检查，发现问题及时处理。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案室主任，并采取相应措施。做好档案室的环境管理，保持室内清洁、通风、干燥，温度和湿度符合档案保管要求。配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设备，确保档案安全。4.档案利用公司/组织内部人员因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅手续。外单位人员查阅档案，需持有单位介绍信，并经公司/组织相关领导批准，方可查阅。查阅过程中，档案管理员应在场监督。如需借阅档案，借阅人应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案室主任签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。如需摘录或复制档案内容，应经档案室主任批准。档案利用完毕后，借阅人应及时归还档案，档案管理员应认真核对档案数量和完整性。5.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，由档案室主任组织相关人员组成鉴定小组，根据档案的保存价值和保管期限，确定档案的存毁。对失去保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，经公司/组织主管领导批准后，进行销毁。销毁过程应指定专人负责监销，并做好记录。三、档案管理制度（一）档案收集制度1.各部门应明确兼职档案员，负责本部门文件材料的收集工作。兼职档案员应熟悉本部门业务，及时收集各类文件材料。2.收集的文件材料应齐全、完整，包括正本、副本、定稿、草稿、附件等。3.对重要会议、重大活动等形成的文件材料，应实行“三同步”管理，即同步收集、同步整理、同步归档。4.兼职档案员应定期将收集整理好的档案移交至档案室，移交时应填写《档案移交清单》，双方签字确认。（二）档案整理制度1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。2.按照档案分类方案进行分类，分类应科学合理，层次分明。3.对每份档案进行编号，编号应连续、唯一，便于查找和管理。4.编目应准确、规范，包括档号、文号、题名、日期、责任者、页数等项目。5.档案整理过程中，应剔除重复、无用的文件材料，确保档案质量。（三）档案保管制度1.档案室应配备专门的档案库房，库房应符合安全、防火、防潮、防虫、防盗等要求。2.档案应上架存放，排列应整齐有序，便于查找。3.定期对档案进行检查，一般每年至少检查一次，重点检查档案的数量、质量、保管状况等。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复，对字迹模糊或易褪色的文件应进行复制。5.做好档案室的环境卫生工作，保持室内清洁、通风、干燥。6.配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设备，并定期进行维护和检查。（四）档案利用制度1.公司/组织内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅手续。2.外单位人员查阅档案，需持有单位介绍信，并经公司/组织相关领导批准，方可查阅。查阅过程中，档案管理员应在场监督。3.如需借阅档案，借阅人应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案室主任签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。如需摘录或复制档案内容，应经档案室主任批准。5.档案利用完毕后，借阅人应及时归还档案，档案管理员应认真核对档案数量和完整性。6.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅等情况进行详细记录，包括查阅人姓名、单位、查阅日期、查阅内容、借阅期限等。（五）档案鉴定与销毁制度1.定期对档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次。鉴定工作由档案室主任组织相关人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的保存价值和保管期限，确定档案的存毁。对仍有保存价值的档案，应继续保管；对失去保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》。3.《档案销毁申请表》经公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。销毁过程应指定专人负责监销，并做好记录。4.在销毁档案前，应再次核对档案清单，确保销毁的档案准确无误。5.销毁档案时，应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。（六）档案保密制度1.档案管理人员应严格遵守国家有关保密法律法规，保守档案机密。2.对涉及公司/组织机密的档案，应采取特殊的保管措施，限制查阅范围。3.查阅、借阅机密档案时，必须经公司/组织相关领导批准，并在指定地点查阅，不得带出档案室。4.档案管理人员不得向无关人员泄露档案内容，不得私自复制、传播机密档案。5.对违反档案保密制度的行为，应依法依规追究责任。（七）档案统计制度