档案局局长办公会议制度

PAGE档案局局长办公会议制度一、总则（一）目的为了规范档案局局长办公会议的组织与管理，提高决策效率和工作质量，确保档案局各项工作的顺利开展，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于档案局局长办公会议的组织、召开、记录、决策执行及监督等相关活动。（三）会议原则1.合法性原则：会议的组织与决策必须符合国家法律法规及档案局的相关规定。2.民主集中制原则：充分发扬民主，广泛听取意见，在民主基础上进行集中决策。3.高效务实原则：注重会议实效，精简会议流程，提高工作效率，解决实际问题。二、会议组织（一）会议召集1.档案局局长办公会议由档案局局长召集并主持。2.局长因特殊原因不能出席会议时，可委托一位副局长召集并主持会议。（二）会议时间1.定期会议：原则上每周召开一次，具体时间由局长确定，一般安排在工作日上午。2.临时会议：根据工作需要，由局长或其他相关领导提议，可随时召开临时办公会议。（三）会议地点会议地点一般安排在档案局会议室，如有特殊情况，可另行确定。（四）参会人员1.档案局领导班子成员：包括局长、副局长等。2.各科室负责人：根据会议议题需要，相关科室负责人列席会议。3.其他人员：根据工作需要，可邀请相关专家、学者或其他有关人员列席会议。（五）会议通知1.会议召集人应提前[X]个工作日将会议的时间、地点、议题等通知参会人员。2.通知方式可采用书面通知、电子邮件或内部办公系统等形式。对于临时会议，应尽快通知参会人员。三、会议议题（一）议题提出1.局长可根据工作需要直接确定会议议题。2.副局长、各科室负责人可提前向局长提交议题申请，经局长审核同意后列入会议议程。3.议题应明确、具体，具有针对性和可操作性，能够解决实际工作中的问题。（二）议题审核1.局长对提交的议题进行审核，对于不符合要求的议题，应及时反馈并要求重新修改或调整。2.审核通过的议题应提前[X]个工作日通知参会人员，以便参会人员做好准备工作。（三）议题排序1.根据议题的重要性、紧迫性等因素进行排序，优先讨论重要且紧急的议题。2.对于涉及多个科室的议题，应明确牵头科室和协办科室，确保议题讨论的有序进行。四、会议准备（一）资料准备1.议题提出科室应提前准备与议题相关的资料，包括文件、数据、报告等，确保资料真实、准确、完整。2.资料应在会议召开前[X]个工作日提交给会议秘书，由会议秘书进行整理和汇总。（二）会议秘书1.设立会议秘书岗位，负责会议的组织、记录、资料整理等工作。2.会议秘书应提前熟悉会议议题和参会人员情况，做好会议的各项准备工作。（三）会场布置1.会议秘书负责会场的布置，确保会场整洁、舒适，音响、投影仪等设备正常运行。2.摆放好会议资料、文具等物品，为参会人员提供良好的会议环境。五、会议召开（一）会议签到1.参会人员应提前到达会议地点，在会议签到表上签到。2.会议秘书负责统计参会人员的签到情况，对于未按时签到的人员，应及时联系并了解原因。（二）会议开场1.会议主持人宣布会议开始，介绍参会人员和会议议程。2.主持人简要说明会议的目的和要求，强调会议纪律。（三）议题讨论1.按照会议议程，由议题提出人或相关负责人汇报议题情况，包括存在的问题、解决方案等。2.参会人员围绕议题进行充分讨论，发表意见和建议，提出疑问和看法。3.主持人应引导会议讨论，确保讨论围绕议题展开，避免偏离主题或出现混乱局面。（四）决策形成1.在充分讨论的基础上，主持人综合各方意见，进行决策。2.决策应明确、具体，具有可操作性，对于重大决策事项，应进行充分论证和风险评估。3.决策结果应记录在案，并形成会议纪要。（五）会议记录1.会议秘书负责会议记录，记录内容应准确、完整，包括会议时间、地点、参会人员、议题、讨论内容、决策结果等。2.会议记录可采用纸质记录或电子记录的方式，记录完成后应及时整理和归档。（六）会议纪律1.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退或无故缺席。如有特殊情况需要请假，应提前向会议召集人请假。2.参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态，不得在会议期间随意走动、交头接耳或从事与会议无关的事情。3.参会人员应认真听取他人发言，尊重他人意见，不得打断他人发言或进行人身攻击。六、会议纪要（一）纪要撰写1.会议结束后，会议秘书应及时撰写会议纪要，会议纪要应客观、准确地反映会议的讨论内容和决策结果。2.会议纪要应包括会议基本信息、议题内容、讨论情况、决策结果等部分，并对决策事项进行明确的责任分工和时间安排。（二）纪要审核1.会议纪要初稿完成后，应提交给会议主持人审核。2.主持人对会议纪要进行审核，如有修改意见，应及时反馈给会议秘书进行修改。（三）纪要发布1.审核通过的会议纪要应及时发布，发布方式可采用内部办公系统、电子邮件或纸质文件等形式。2.会议纪要应发送给参会人员及相关科室，以便各部门了解会议决策情况，做好工作落实。七、决策执行与监督（一）责任分工1.根据会议决策结果，明确各部门和人员的责任分工，确保决策事项得到有效落实。2.责任部门和人员应按照要求制定具体的实施方案，并组织实施。（二）执行进度跟踪1.建立决策执行进度跟踪机制，定期对决策事项的执行情况进行检查和评估。2.责任部门和人员应定期向局长汇报决策执行情况，及时反馈执行过程中遇到的问题和困难。（三）监督检查1.档案局办公室负责对决策执行情况进行监督检查，确保决策事项按时、按质、按量完成。2.对于执行不力的部门和人员，应进行督促整改