2017年档案管理制度

PAGE2017年档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确、完整，如实反映公司各项工作的历史过程和实际情况。3.分类科学原则：按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则：加强档案的安全保密措施，防止档案的丢失、损坏、泄露等情况发生。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定档案管理工作规划和年度计划。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。4.负责档案库房的安全管理，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施设备。5.组织开展档案利用工作，为公司各项工作提供档案信息支持。6.对公司各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查。（二）各部门职责1.负责本部门工作中形成的各类档案的收集、整理、立卷，并定期移交综合管理部归档。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案的日常管理工作，确保档案的完整、准确和安全。3.配合综合管理部做好档案的利用、鉴定、销毁等工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、行政事务等方面的档案。2.财务审计类：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务预算与决算等方面的档案。3.业务经营类：包括市场调研、销售合同、采购合同、生产计划、产品研发、质量控制等方面的档案。4.工程技术类：包括工程项目规划、设计图纸、施工方案、技术文件、竣工验收资料等方面的档案。5.客户服务类：包括客户信息、客户投诉处理记录、售后服务档案等方面的档案。（二）档案编号1.档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式进行编制。2.年度：采用公元纪年，如“2017”。3.类别代码：根据档案分类设置，行政管理类用“XZ”表示，财务审计类用“CW”表示，业务经营类用“JY”表示，工程技术类用“GC”表示，客户服务类用“KF”表示。4.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号，位数根据需要确定。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.上级机关下发的与公司有关的文件、指示、通知等。3.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等。4.公司内部各部门之间的往来文件、报告、报表等。5.员工个人在工作中形成的重要文件、资料、成果等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并及时进行备份。（三）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类。2.对每一类档案材料进行编号、编目，编制档案目录清单。3.对档案材料进行装订、编页，确保档案的整齐、美观。4.对破损、褪色的档案材料进行修复或复制，保证档案的完整性。五、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案材料整理完毕，移交综合管理部归档。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案材料，应在项目结束或活动完成后及时归档。（二）归档程序1.各部门档案管理人员将整理好的档案材料填写《档案移交清单》，一式两份，一份留存本部门，一份随档案材料移交综合管理部。2.综合管理部档案管理人员对移交的档案材料进行核对、验收，无误后在《档案移交清单》上签字确认，并将档案材料存入档案库房。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。3.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案：凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为1年至15年。（四）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找。3.档案库房应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案的安全。4.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。5.对电子档案应进行备份，并定期进行数据维护，确保数据的安全和完整。六、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司员工因个人需要查阅本人档案。3.外单位因工作需要查阅公司档案，须经公司领导批准。（二）利用程序1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经部门负责人签字后，报综合管理部审批。2.综合管理部档案管理人员根据审批意见，为查阅人员提供相应的档案，并做好查阅登记。3.查阅人员应在档案查阅室查阅档案，不得将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经综合管理部同意，并按规定办理相关手续。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。（三）借阅管理1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，经部门负责人签字后，报综合管理部审批。2.综合管理部档案管理人员根据审批意见，办理档案借阅手续，填写《档案借阅登记簿》，注明借阅人姓名、部门名称、借阅档案名称、借阅时间、归还时间等，并要求借阅人签字确认。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时向综合管理部报告，并承担相应的责任。5.借阅人员归还档案时，综合管理部档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续，并在《档案借阅登记簿》上注明归还时间。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核后，予以销毁。3.对仍有保存价值，但内容重复、资料不全的档案，经鉴定工作小组审核后，可进行适当的精简和整理。（三）鉴定程序1.综合管理部档案管理人员定期对到期档案进行清理，列出拟销毁档案清单。2.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐一审核，提出鉴定意见。3.经公司领导批准后，对确无保存价值的档案进行销毁。（四）销毁方法1.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如焚烧、粉碎等。2.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全和彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对公司现有档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案信息录入：将档案的基本信息、目录信息等录入档案管理信息系统。3.档案信息检索：通过档案管理信息系统，实现对档案的快速检索和查询。4.档案信息利用：利用档案管理信息系统，为公司内部各部门及员工提供