兼职档案员岗位责任制度

PAGE兼职档案员岗位责任制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理工作，确保兼职档案员认真履行职责，规范档案收集、整理、保管、利用等各项工作流程，提高档案管理水平，特制定本岗位责任制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有兼职档案员岗位。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.集中统一原则：档案管理工作实行集中统一管理，兼职档案员负责本部门档案的日常管理，并定期向公司档案管理部门移交。3.完整准确原则：保证档案的内容完整、准确，能够真实反映公司各项工作的历史面貌。4.便于利用原则：优化档案整理和保管方式，便于档案的查询、借阅和使用，提高档案利用效率。二、兼职档案员岗位职责（一）档案收集1.负责收集本部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等不同载体形式的档案材料。2.明确档案收集范围，包括但不限于工作计划、总结、报告、会议记录、合同协议、财务凭证、技术资料、人事档案等相关材料。3.定期对本部门工作进行梳理，及时发现应归档的材料，并督促相关人员按时移交。对于重要文件和紧急文件，应及时收集并妥善保管。（二）档案整理1.按照档案分类方案，对收集到的档案材料进行分类整理。分类应科学合理，便于查找和管理。2.对每份档案材料进行编号、编目，填写卷内目录、备考表等，确保档案目录清晰、准确。3.对破损、褪色的档案材料进行修复或复制，保持档案的完整性。4.将整理好的档案材料装订成册或装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。（三）档案保管1.负责本部门档案的日常保管工作，确保档案存放安全、有序。2.按照档案保管期限的要求，对档案进行分类存放，便于区分不同保管期限的档案。3.定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、丢失等情况，如发现问题及时采取措施进行处理。4.做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案实体安全。（四）档案利用1.建立档案借阅登记制度，严格按照规定办理档案借阅手续。借阅人需填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经部门负责人批准后，方可借阅档案。2.对借阅的档案进行登记，记录借阅人姓名、借阅时间、归还时间等信息，确保档案借阅情况可追溯。3.监督借阅人妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。借阅期满后，及时收回档案，并检查档案是否完好无损。4.根据工作需要提供档案查阅服务，为公司内部人员提供档案信息支持。查阅档案时，应在指定地点进行，并由兼职档案员在场监督。（五）档案统计1.定期对本部门档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表。2.统计数据应真实、准确、完整，能够反映档案管理工作的实际情况。3.对档案统计数据进行分析，及时发现档案管理工作中存在的问题，并提出改进措施和建议。（六）档案移交1.按照公司档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案向公司档案管理部门移交。2.移交档案时，应编制档案移交清单，详细注明档案的类别、数量、保管期限等信息，并与公司档案管理部门办理交接手续。3.协助公司档案管理部门对移交的档案进行核对、清点，确保移交档案的准确性和完整性。三、档案管理工作流程（一）档案形成1.公司各部门在开展工作过程中，应及时将形成的各类文件材料交由兼职档案员进行收集。2.兼职档案员对收集到的文件材料进行初步审核，确保其符合归档要求。（二）档案整理1.兼职档案员按照档案分类方案，对审核后的文件材料进行分类。2.对每类档案进行编号、编目，制作卷内目录和备考表。3.将整理好的档案材料装订成册或装入档案盒，并标注相关信息。（三）档案保管1.兼职档案员将整理好的档案存放在专门的档案柜中，按照保管期限分类存放。2.定期对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，及时采取措施进行处理。3.做好档案库房的安全防护工作，确保档案实体安全。（四）档案利用1.公司内部人员如需借阅档案，应填写借阅申请表，经部门负责人批准后，到兼职档案员处办理借阅手续。2.兼职档案员对借阅申请进行审核，登记借阅信息，并提供档案。3.借阅人在借阅期限内归还档案，兼职档案员检查档案是否完好无损，并注销借阅登记。（五）档案移交1.兼职档案员按照规定的时间和要求，将本部门保管期满的档案向公司档案管理部门移交。2.编制档案移交清单，与公司档案管理部门办理交接手续。3.协助公司档案管理部门对移交的档案进行核对、清点。四、档案分类方案（一）文书档案1.上级文件：包括党和国家各级领导机关颁发的文件。2.公司文件：公司制发的各类文件，如通知、决定、报告、请示等。3.部门文件：各部门形成的文件材料。4.会议文件：公司各类会议形成的文件，如会议通知、议程、纪要等。5.人事档案：员工个人的基本信息、履历、考核、任免、奖惩等档案材料。6.财务档案：公司财务活动中形成的凭证、账簿、报表等档案材料。（二）业务档案1.市场营销档案：市场调研、销售合同、客户信息等档案材料。2.生产管理档案：生产计划、工艺流程、质量控制等档案材料。3.技术研发档案：科研项目申报、研究报告、技术图纸等档案材料。4.物资采购档案：采购计划、采购合同、供应商信息等档案材料。（三）声像档案1.照片档案：公司重大活动、会议、工程建设等拍摄的照片。2.录音档案：重要会议、讲座、采访等的录音资料。3.录像档案：公司宣传片、产品演示、活动视频等录像资料。（四）实物档案1.荣誉证书：公司获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等。2.印章档案：公司各类印章的启用、变更、废止等相关材料。3.其他实物：具有保存价值的其他实物，如重要纪念品、礼品等。五、档案保管期限划分（一）永久保管1.公司设立、合并、分立、撤销、解散、破产或其他变动过程中形成的文件材料。2.公司制定的规章制度、重要会议记录、年度工作计划和总结等。3.公司涉及产权界定、资产处置、权益分配、资质认证等重要文件材料。4.公司历史沿革、大事记、组织架构、人员编制等文件材料。（二）定期保管1.30年保管期限公司一般性业务文件，如年度财务报表、季度工作总结等。涉及一定时期内公司经营活动的文件材料，如市场调研报告、销售统计报表等。2.10年保管期限公司一般性事务文件，如部门内部通知、一般性会议记录等。短期有效的文件材料，如临时性工作计划、一次性活动方案等。六、档案安全管理（一）库房安全1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.安装防火、防盗报警装置，配备灭火器材，确保库房安全。3.库房应保持清洁、干燥，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）档案实体安全1.对档案进行定期检查，查看档案是否有损坏、丢失等情况。2.对破损、褪色的档案材料进行修复或复制，确保档案的完整性。3.严格遵守档案借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄露。（三）信息安全1.对电子档案进行加密存储，防止信息泄露。2.定期对电子档案进行备份，确保数据安全。3.严格控制档案信息访问权限，只有经过授权的人员才能访问档案信息。七、培训与考核（一）培训1.公司档案管理部门定期组织兼职档案员参加档案管理业务培训，提高其业务水平。2.培训内容包括档案法律法规、档案管理基础知识、档案整理与保管技能、档案利用与统计等方面。3.鼓励兼职档案员参加外部档案管理培训课程和学术交流活动，拓宽知识面。（二）考核1.公司档案管理部门制定兼职档案员考核标准，对其工作表现进行定期考核。2.考核内