小区管理处档案管理制度

PAGE小区管理处档案管理制度一、总则（一）目的为加强小区管理处档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于小区管理处各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指小区管理处各部门及工作人员在履行职责过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括文件、合同、协议、报表、图纸、照片、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则。小区管理处档案工作实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实完整原则。档案应真实反映小区管理处各项工作的实际情况，确保档案的完整性。3.分类科学原则。根据档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则。加强档案的安全保护措施，确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善小区管理处档案管理制度。2.负责统筹规划小区管理处档案工作，制定档案工作计划和目标，并组织实施。3.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，建立健全档案管理台账。4.负责档案库房的建设和管理，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全保管。5.负责档案的开发利用工作，编制档案检索工具，为小区管理处各项工作提供档案信息服务。6.负责组织档案工作人员的业务培训，提高档案管理水平。7.负责对各部门档案工作进行指导和监督检查，定期开展档案工作考核评价。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本部门档案的完整、准确和系统。2.明确一名档案兼职管理员，负责本部门档案工作的具体实施，按照综合管理部门的要求做好档案的日常管理工作。3.严格遵守档案管理制度，在工作中形成的各类文件材料及时整理归档，不得积压或擅自销毁。4.积极配合综合管理部门开展档案的开发利用工作，提供所需的档案资料和相关信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：包括小区管理处的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划、总结等。2.人事管理类：员工档案、招聘材料、培训记录、考核评价、奖惩文件等。3.财务管理类：财务报表、账目凭证、预算决算、审计报告等。4.物业管理类：物业服务合同、业主档案、维修记录、保洁绿化记录、安全保卫记录等。5.工程管理类：小区建设规划图纸、竣工图纸、工程维修资料、设备档案等。6.合同协议类：与业主、供应商、合作伙伴等签订的各类合同、协议。7.其他类：小区活动照片、音像资料、荣誉证书等具有保存价值的资料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.对于重要文件和资料，应实行双套制或多套制保存，以防止档案损坏或丢失。3.收集的档案应保持原始材料的真实性和完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的性质和内容，将档案分为行政管理、人事管理、财务管理、物业管理、工程管理、合同协议、其他等七大类。每大类下再根据具体情况细分若干小类。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号可采用年度流水号或分类流水号等方式。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，以便快速检索档案信息。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，保持档案的整齐美观。四、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映小区管理处主要职能活动和历史面貌的，对小区管理处有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映小区管理处一般工作活动，在较长时间内对小区管理处工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映小区管理处局部工作活动，在较短时间内对小区管理处工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等设施设备，确保档案的安全保管。3.档案应分类存放，排列整齐，标识清晰，便于查找和管理。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对破损或褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。（三）电子档案保管1.建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。2.电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。3.定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和可用性。4.严格遵守电子档案的安全保密规定，防止电子档案信息泄露。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则。档案利用应遵守国家有关法律法规和小区管理处档案管理制度。2.服务大局原则。档案利用应围绕小区管理处的中心工作，为各项决策和管理提供支持。3.方便利用原则。简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供便利。（二）利用方式1.查阅：利用者可根据需要查阅档案原件或复印件。查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。2.借阅：对于确需借出档案的，应办理借阅手续，填写借阅申请表，经部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏或丢失。3.出具证明：根据利用者的需求，可为其出具档案证明材料。出具证明应严格审核利用者的身份和用途，确保证明内容真实准确。（三）利用审批1.内部查阅审批：本小区管理处工作人员查阅档案，由所在部门负责人审批。2.外部查阅审批：外单位人员查阅档案，应提前向小区管理处提出申请，经综合管理部门负责人审核，报小区管理处领导批准后方可查阅。查阅重要档案或涉及机密的档案，还需经相关部门或领导同意。（四）利用登记对档案利用情况进行详细登记，包括利用日期、利用者姓名、单位、利用内容、审批情况等信息。登记记录应妥善保存，以便查询和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，各部门档案兼职管理员为成员。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的内容是否涉及小区管理处的重要职能活动和历史事件。2.档案的保存价值是否已经消失或降低。3.档案的密级是否需要调整。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对到期档案进行鉴定，提出销毁意见，填写档案销毁清册，注明档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。2.档案销毁清册经小区管理处领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁，并确保销毁彻底。销毁过程应进行记录，参加销毁的人员应在档案销毁清册上签字。4.对已销毁的档案，应在档案管理台账中注明销毁日期和销毁情况。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行图像处理和数据挂接，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设：开发或选用适合小区管理处的档案管理系统，实现档案的在线录入、分类编目归档、检索查询、借阅审批、统计分析等功能。3.数据安全管理：建立数据备份和恢复机制，加强网络安全防护，确保档案数据安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员