司法局档案管理上墙制度

PAGE司法局档案管理上墙制度一、总则（一）目的为加强司法局档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于司法局机关各部门及下属事业单位在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案由局档案管理部门集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实完整原则：档案应如实反映工作实际情况，保证档案内容的完整性和准确性。3.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案查阅效率，为各项工作提供便捷的档案服务。4.安全保密原则：加强档案安全防护，严格保密制度，防止档案信息泄露。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置司法局设立专门的档案管理科室，配备专职档案管理人员，负责档案管理工作的组织、协调和实施。（二）主要职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、上架等档案日常管理工作。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案查询利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和维护。5.按照规定向同级国家综合档案馆移交档案，并办理相关手续。6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.对本局各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训和宣传工作。8.负责档案鉴定、销毁等工作，确保档案的真实性、完整性和安全性。三、档案分类与编号（一）档案分类1.文书档案：包括上级文件、本局文件、会议文件、工作计划与总结、统计报表等。2.业务档案：涵盖各类司法行政业务工作形成的档案，如律师管理档案、公证业务档案、法律援助档案、社区矫正档案、人民调解档案等。3.人事档案：记录本局工作人员的个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩等情况。4.财务档案：包含财务凭证、账簿、报表、审计报告等财务相关资料。5.声像档案：如照片、录音、录像等反映本局工作活动的资料。6.实物档案：包括本局获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物。（二）编号规则1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）分类编号。例如：2023永久办公室，其中“2023”表示年份，“永久”表示保管期限，“办公室”表示机构（问题）。2.业务档案：根据不同业务类型制定编号规则，并在编号中体现业务类别、年份等信息。如律师管理档案编号为：LS2023001，其中“LS”代表律师管理业务，“2023”为年份，“001”为该年度内的顺序号。3.人事档案：按照人事档案管理规定的编号方式进行编号。4.财务档案：根据财务档案管理要求，结合年份、类别等进行编号。5.声像档案：按照拍摄时间、内容主题等进行编号，如SX2023051001，其中“SX”表示声像档案，“20230510”为拍摄时间，“01”为该组声像档案的顺序号。6.实物档案：以实物获得时间、名称等为依据进行编号，如SW2023荣誉证书01，其中“SW”表示实物档案，“2023”为获得时间，“荣誉证书”为实物类别，“01”为该类别实物的顺序号。四、档案收集与整理（一）收集范围1.本局各部门在履行职责过程中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等材料。2.本局工作人员在工作中形成的与工作相关的各类材料。3.本局开展各类活动形成的照片、录音、录像等声像资料。4.本局获得的各类荣誉证书、奖牌、奖杯等实物。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，及时将本部门形成的档案材料收集齐全，定期移交档案管理部门。2.档案材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签署完备，载体应符合档案保管要求。3.对于重要会议、重大活动等形成的档案材料，应在活动结束后及时收集整理，确保档案的时效性。（三）整理方法1.文书档案：按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类排序，去除重复、无效文件，对文件进行编号、编目、装订。2.业务档案：根据业务流程和档案特点，对各类业务档案进行分类整理，如将律师管理档案按照律师事务所设立、变更、年度检查等业务环节进行分类，将社区矫正档案按照矫正对象基本信息、矫正方案、日常监管记录等进行分类整理。3.人事档案：按照人事档案管理规定的整理方法，对档案材料进行分类、排序、编目、装订，确保人事档案的规范整洁。4.财务档案：按照会计凭证、账簿、报表等类别进行整理，确保财务档案的完整性和准确性。5.声像档案：对照片、录音、录像等进行分类整理，标注拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并制作相应的文字说明。6.实物档案：对实物进行登记造册，记录实物名称、获得时间、来源、保管地点等信息，并妥善保管。五、档案归档与保管（一）归档时间1.文书档案：当年形成的文书档案，在次年上半年完成归档。2.业务档案：各类业务档案应在业务办结后及时归档，一般不超过一个月。3.人事档案：按照人事档案管理规定的时间要求进行归档。4.财务档案：年度终了后，由财务部门整理装订成册，在规定时间内移交档案管理部门归档。5.声像档案：在活动结束后或资料形成后及时整理归档。6.实物档案：在获得实物后，应及时办理登记手续并归档保管。（二）归档程序1.档案管理人员对收集整理好的档案进行检查，确保档案质量符合要求。2.按照档案分类编号规则对档案进行编号、编目，编制档案目录清单。3.将档案装入档案盒或档案袋，在档案盒或档案袋上标注档案编号、名称、保管期限等信息。4.将整理好的档案上架存放，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。（三）保管期限1.文书档案：根据文件的重要程度和保存价值，确定保管期限为永久、长期（1650年）、短期（15年以下）。2.业务档案：按照不同业务类型的档案管理规定，确定相应的保管期限。例如，律师管理档案中的律师事务所设立档案保管期限为永久，年度检查档案保管期限为长期。3.人事档案：按照人事档案管理规定，长期保管。4.财务档案：会计凭证保管期限为30年，账簿保管期限为30年，年度财务报告等永久保管。5.声像档案：根据其反映的工作活动重要性和保存价值确定保管期限，重要活动的声像档案一般保管期限为永久，一般性活动的声像档案保管期限为长期或短期。6.实物档案：根据实物的性质和保存价值确定保管期限，重要荣誉实物一般保管期限为永久，一般性实物保管期限为长期或短期。（四）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案安全。2.档案架应排列整齐，便于档案存放和查找。档案应分类存放，标识清晰。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整性和安全性。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，保证档案的可读性。5.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。六、档案查阅与利用（一）查阅范围本局工作人员因工作需要，可查阅本局保管的各类档案。外单位因工作需要查阅本局档案的，应按照相关规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.本局工作人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，应提前向本局档案管理部门提交查阅申请函，说明查阅档案的内容、目的、范围等，经本局分管领导批准后，方可查阅。查阅申请函应加盖申请单位公章。3.查阅档案时，查阅人员应出示有效身份证件，档案管理人员对查阅申请进行核对，符合查阅条件的，提供相应档案供查阅。（三）查阅要求1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅档案时，应保持档案整洁，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、损坏档案。3.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。复印、摘录的档案材料应与原件核对无误，并注明出处。4.查阅人员查阅档案后，应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员对归还的档案进行核对，确保档案完整无损。（四）利用登记档案管理部门应对档案查阅利用情况进行详细登记，记录查阅时间、查阅人员、查阅档案名称、查阅目的、查阅内容、复印摘录情况等信息。登记册应妥善保管，以备查阅。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。(二)鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定。2.对保管期限已满但仍具有重要查考利用价值的档案，应延长保管期限。3.对已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核后，予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，编制《档案销毁清册》，详细记录档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。4.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核、本局分管领导批准后，方可实施销毁。（四）销毁方式1.对纸质档案，采用焚烧或粉碎等方式进行销毁。2.对电子档案，采用数据删除、格式化等方式进行销毁，确保电子档案信息无法恢复。3.档案销毁时，应指定专人负责监督，确保销毁过程彻底、安全。销毁后，监督人员应在《档案销毁清册》上签字确认。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化、数字化，提高档案管理效率和服务水平，为档案查阅利用提供便捷的信息支持。（二）数字化扫描对本局重要档案和利用率较高的档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。扫描应确保图像清晰、完整，符合档案数字化技术标准。（三）电子档案管理1.建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、存储、检索、利用等管理。2.电子档案应与纸质档案同步更新，确保电子档案与纸质档案内容一致。3.加强电子档案的