侨联机关档案三合一制度

PAGE侨联机关档案三合一制度一、总则（一）目的为加强侨联机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规以及档案管理行业标准，结合侨联机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于侨联机关各部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：侨联机关档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映侨联机关各项工作活动的真实情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则：全面收集、整理侨联机关在工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、侨联工作秘密等档案信息进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定侨联机关档案管理制度并组织实施。2.负责侨联机关各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。4.开展档案业务培训和指导，提高侨联机关工作人员的档案意识和业务水平。5.参与侨联机关重大活动和重要工作的档案管理，提供档案服务和支持。（二）各部门职责1.负责本部门在工作活动中形成的文件材料的收集、整理和初步归档工作，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的整理、鉴定、销毁等工作，提供相关档案利用需求。3.明确一名档案工作兼职人员，负责本部门档案工作的日常管理和协调，确保档案工作的顺利开展。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，具备专业的档案管理知识和技能。2.负责档案的具体收集、整理、编目、上架、保管等工作，确保档案的质量和安全。3.积极开展档案利用服务工作，及时、准确地为利用者提供档案信息。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决。5.参与档案管理的各项业务培训和学习，不断提高自身业务水平。三、档案收集（一）收集范围1.侨联机关在贯彻执行党和国家方针政策、开展侨务工作、组织侨界活动等过程中形成的各类文件、会议记录、决议、决定、通知、报告、请示、批复等。2.侨联机关与国内外侨团、侨胞的往来信函、传真、电子邮件等。3.侨联机关举办的各类会议、活动的资料，包括会议议程、日程安排、领导讲话、发言稿、会议纪要、活动照片、视频等。4.侨联机关开展调研工作形成的调研报告、统计报表、数据资料等。5.侨联机关工作人员的人事档案、工资档案、考核档案等。6.侨联机关的财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.侨联机关的资产档案，如固定资产登记、产权证书等。8.侨联机关获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。9.其他具有保存价值的文件材料和资料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时将本部门形成的文件材料进行收集整理，确保文件材料的齐全完整。2.对于重要文件材料，应实行“双套制”收集，即同时收集纸质文件和电子文件，并确保两者内容一致。3.收集的文件材料应字迹清晰（如有电子文件，应确保格式规范、内容完整），签署完备，载体和记录方式符合要求。4.各部门兼职档案人员应定期将收集整理好初步的文件材料移交档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.年度分类法：按照文件形成的年度进行分类，将每年形成的文件分为不同的类别。2.机构分类法：结合侨联机关的内设机构，将文件按部门进行分类。3.问题分类法：根据文件内容所反映的问题，将文件分为不同的类别，如侨务政策、侨胞联络、文化交流等。（三）整理步骤1.装订：对纸质文件进行整理，去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订，确保文件整齐牢固。2.分类：按照分类方法，对文件进行分类，确定每一份文件的类别归属。3.编号：为每一份文件编制唯一的编号，编号应体现年度、机构、类别、顺序号等信息，便于查找和管理。4.编目：编制档案目录，包括档号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目，确保目录信息准确完整。5.装盒：将整理好的文件装入档案盒，在档案盒上标明档号、年度、机构、类别等信息。（四）电子文件整理1.电子文件应按照其形成规律和内在联系进行分类整理，与纸质文件分类相对应。2.电子文件应采用通用格式存储，确保文件的可读性和可利用性。3.建立电子文件元数据，对电子文件的背景信息、内容信息、结构信息等进行详细记录，便于电子文件的管理和检索。4.定期对电子文件进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子文件的安全。五、档案归档（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.其他专门档案应根据其形成特点和管理要求，及时进行归档。（二）归档要求1.归档的档案应整理规范、编目准确、装订牢固、装盒整齐。2.档案管理部门应对归档的档案进行认真核对，确保档案的质量符合要求。3.归档的档案应编制归档说明，对档案的形成过程、主要内容、保管期限等进行简要介绍。（三）归档程序1.各部门兼职档案人员将整理好的档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行验收，验收合格后办理交接手续。3.将归档的档案按照分类顺序上架存放，建立档案存放位置索引，便于查找利用。六、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、温湿度计等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）档案装具1.档案应采用符合标准的档案盒、档案架等装具进行存放。2.档案盒应选用质地优良、无酸、无腐蚀的材料制作，档案架应坚固耐用，便于档案的存放和查找。（三）档案保管期限1.侨联机关档案保管期限分为永久、定期（30年、10年）三种。2.确定档案保管期限应根据国家有关规定和侨联机关工作实际，综合考虑档案对侨联工作的查考利用价值、历史研究价值等因素。3.档案保管期限的划分应准确合理，避免随意延长或缩短保管期限。（四）档案保管措施1.建立档案保管制度，明确档案保管人员的职责和工作流程。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。4.加强对电子档案的保管，定期进行数据备份和维护，防止数据丢失或损坏。七、档案利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应遵守国家法律法规和侨联机关档案管理制度，确保档案信息的安全和合法使用。2.服务侨联工作原则：以服务侨联机关各项工作为出发点，积极为利用者提供档案信息服务。3.方便快捷原则：简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供方便快捷的服务。（二）利用范围1.侨联机关工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.侨联系统内其他单位因工作需要查阅、借阅相关档案。3.侨界人士、社会组织等因研究侨务工作、开展侨界活动等需要查阅、借阅相关档案。4.司法机关、行政机关等因办理案件、履行职责等需要查阅、借阅相关档案。（三）利用手续1.侨联机关工作人员查阅、借阅档案，应填写档案利用申请表，注明利用目的、内容、期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.侨联系统内其他单位查阅其相关档案，应出具单位介绍信，注明查阅内容和目的，经侨联机关档案管理部门负责人批准后办理查阅手续。3.侨界人士、社会组织等查阅、借阅档案，应提交查阅申请，说明查阅目的和用途，经侨联机关相关部门审核同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。4.司法机关、行政机关等查阅、借阅档案，应按照国家有关法律法规和规定，出具相关证明文件，经侨联机关档案管理部门负责人批准后办理查阅、借阅手续。（四）利用方式1.查阅：利用者可在档案管理部门指定的场所查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应严格按照规定的借阅期限归还档案，借阅期间应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制：利用者如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，档案管理人员应按照规定的程序和要求进行复制，并加盖档案管理部门印章。（五）利用登记与统计1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用目的、查阅或借阅时间、归还时间、复制份数等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和趋势，为档案管理工作提供参考依据。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.遵循国家有关档案鉴定的标准和规定，结合侨联机关档案的实际情况，科学合理地确定档案的存毁价值。2.坚持全面审查、综合分析的原则，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行全面考量，确保鉴定结果的准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对侨联机关档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，根据档案的保存价值确定其存毁。2.分析档案内容与侨联机关工作的关联程度、历史研究价值、现实利用价值等，判断档案是否具有继续保存的必要。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，编制档案销毁清册。