公司档案室如何管理制度

PAGE公司档案室如何管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在公司生产、经营、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，严禁伪造、篡改档案内容。3.完整性原则：全面收集公司在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度。2.负责集中统一管理公司各类档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、合同档案等。3.对各部门档案工作进行监督、指导和检查，开展档案业务培训和宣传工作。4.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目和检索等工作，确保档案的质量和安全。5.积极开发利用档案信息资源，为公司各项工作提供档案服务。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的齐全完整。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案工作的日常管理，并接受档案室的业务指导和监督。3.按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门形成的档案移交档案室。4.积极配合档案室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。三、档案的分类与编号（一）分类1.文书档案：主要包括公司在行政管理、党群工作、经营管理等活动中形成的各种文件材料。2.科技档案：涵盖公司在科研、生产、技术改造等方面形成的图纸、技术文件、实验报告等。3.人事档案：记录员工个人基本信息、工作经历、培训情况、考核评价等内容的档案。4.财务档案：包含公司财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等财务资料。5.合同档案：公司签订的各类合同协议，包括采购合同、销售合同、租赁合同等。6.其他档案：不属于上述分类的其他重要文件材料，如声像档案、实物档案等。（二）编号1.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的方式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文书档案。2.科技档案编号：根据项目编号进行编制，如项目编号为PJ202301的科技档案，编号为PJ2023011、PJ2023012等，依次表示该项目下的不同类别档案。3.人事档案编号：按照员工个人身份证号码进行编号。4.财务档案编号：根据会计年度和档案类别进行编号，如2023会计凭证001，表示2023年的第1册会计凭证。5.合同档案编号：采用合同签订年份合同类别流水号的形式。例如：2023采购合同001，表示2023年签订的第1份采购合同。6.其他档案编号：根据档案性质和形成时间等因素进行编制，确保编号的唯一性和系统性。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门应明确档案收集范围和要求，定期对本部门形成的档案进行收集整理。2.对于重要会议、重大活动、重要项目等形成的档案，应及时收集并移交档案室。3.员工在工作中形成的个人业务档案，如工作成果、调研报告等，应按照规定及时归档。（二）整理1.文书档案整理：按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类，编制卷内目录，装订成册，并填写案卷封面。2.科技档案整理：根据项目流程和文件性质进行分类，绘制竣工图，整理技术文件，建立档案目录。3.人事档案整理：按照档案内容的类别进行分类，如履历材料、考核材料、培训材料等，进行装订和编目。4.财务档案整理：按照会计凭证、账簿、报表等类别进行整理，确保资料的完整性和准确性。5.合同档案整理：按照合同签订时间、类别进行分类，整理合同文本及相关附件，编制合同目录。6.其他档案整理：根据档案特点进行分类整理，如声像档案应注明拍摄时间、地点、内容等信息，实物档案应进行详细登记。五、档案的鉴定与保管期限划分（一）鉴定1.档案室定期对已归档的档案进行鉴定，确定档案的保存价值。2.鉴定工作由档案室牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，按照档案鉴定标准进行鉴定。3.鉴定内容包括档案的真实性、完整性、准确性、时效性以及对公司的重要程度等。（二）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司成立、合并、分立等重要文件，公司章程，年度财务决算报表等。2.长期保管：对公司在一定时期内具有查考利用价值的档案，保管期限为10年至50年。如重要会议记录、年度总结、中期财务报表等。3.短期保管：对公司在较短时间内有参考价值的档案，保管期限为1年至10年。如一般性文件、临时性报表等。六、档案的保管与保护（一）保管场所维护1.档案室应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的房间作为档案保管场所。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、除湿设备、防虫药品等。3.定期对档案室进行清洁和检查，确保档案保管环境的整洁和安全。（二）档案存储方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.文书档案、科技档案等纸质档案应装入档案盒，整齐排列在档案柜中；人事档案、财务档案等应专柜存放。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储介质应异地存放。（三）档案保护措施1.对纸质档案进行定期检查，发现有破损、褪色、霉变等情况及时进行修复或复制。2.对电子档案进行定期杀毒和维护升级，防止数据丢失或损坏。3.严格限制非档案管理人员进入档案室，档案管理人员离开档案室时应关闭门窗、电源等。4.制定档案应急预案，如发生火灾、水灾等突发事件，应及时采取措施保护档案安全，并按照规定进行处理。七、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案的安全和完整。2.优先满足公司内部各项工作的需要，为公司决策、生产、经营等提供支持。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要可到档案室查阅档案，查阅时应填写《档案查阅登记表》，注明查阅时间、查阅人、查阅内容等。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案室办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，档案室可提供档案复印件，但应注明出处，并加盖档案室印章。（三）利用限制1.涉及公司机密的档案，未经公司领导批准，不得查阅、借阅和复制。2.档案利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等。3.档案利用完毕后，应及时归还档案室，由档案管理人员进行核对和验收。八、档案的统计与移交（一）统计1.档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和公司领导汇报档案管理工作情况。3.统计数据应准确、及时、完整，为档案管理决策提供依据。（二）移交1.各部门应按照规定的时间和要求，将本部门形成的档案定期移交档案室。2.档案移交时，应填写《档案移交清单》，双方签字确认。3.档案室对接收的档案进行认真核对和检查，发现问题及时与移交部门沟通解决。九、档案管理人员职责（一）基本要求1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉国家有关档案工作的法律法规和公司档案管理制度。2.热爱档案工作，责任心强,保守公司机密，维护公司利益。（二）具体职责1.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、利用等。2.对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索体系，方便档案的查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。4.做好档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。5.为档案利用者提供服务，办理档案查阅、借阅、复制等手续。6.参与档案鉴定工作，提出档案保管期限的建议。7.负责档案管理