银行档案管理流程及制度

PAGE银行档案管理流程及制度一、总则（一）目的为加强银行档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在业务经营、管理决策、风险防控等方面的作用，特制定本流程及制度。（二）适用范围本制度适用于银行总行及各级分支机构的档案管理工作，涵盖各类业务档案、行政档案、财务档案、人事档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：银行档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映银行业务活动和管理过程，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集各类档案资料，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及商业秘密、客户信息等敏感内容的档案进行保密管理。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、调阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和银行内部档案管理制度。2.制定和完善银行档案管理的各项规章制度、操作流程和标准规范。3.负责银行各类档案的集中收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。4.建立档案数据库，实现档案信息的电子化管理，提高档案查询和利用效率。5.负责档案库房的日常管理，确保档案存储环境安全、整洁、有序。6.组织开展档案的鉴定、销毁工作，对已过保管期限且无保存价值的档案进行清理。7.提供档案查阅、借阅服务，对档案利用情况进行登记和统计。8.开展档案管理工作的培训、指导和监督检查，提高全行档案管理水平。（二）业务部门职责1.负责本部门业务档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的真实、完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的业务档案移交至档案管理部门。3.在业务活动中，严格执行档案管理制度，妥善保管各类业务文件资料，防止档案丢失、损坏或泄密。4.根据工作需要，向档案管理部门提出档案查阅、借阅申请，并配合做好相关手续。（三）行政部门职责1.负责银行行政公文、会议纪要、工作计划、工作总结等行政档案的收集、整理和归档工作。2.协助档案管理部门做好行政档案的数字化处理和存储工作。3.按照档案管理规定，对行政档案进行分类保管，并定期进行清查核对。（四）财务部门职责1.负责银行财务档案的收集、整理、装订和保管工作，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。2.严格执行财务档案管理制度，确保财务档案的安全和完整。3.按照规定的保管期限，对财务档案进行妥善保存，并配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅工作。（五）人事部门职责1.负责人事档案的建立、收集、整理、保管和维护工作，包括员工个人档案、劳动合同、薪酬福利资料等。2.严格遵守人事档案管理规定，确保人事档案信息的保密性和准确性。3.按照档案管理要求，及时更新和完善人事档案内容，并配合相关部门做好档案的查阅、借阅工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.业务档案：包括各类贷款业务档案、存款业务档案、信用卡业务档案、支付结算业务档案、风险管理档案等。2.行政档案：涵盖银行内部的各类公文、函件、会议文件、工作计划、工作总结、规章制度等。3.财务档案：主要有会计凭证、账簿、报表（包括月度、季度、年度报表）、财务审计报告、税务资料等。4.人事档案：包含员工入职登记表、履历表、学历学位证书、培训记录、考核评价、薪酬变动等相关资料。5.其他档案：如银行重大活动记录、业务创新资料、对外合作协议、法律诉讼档案等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、准确地收集齐全。2.业务办理过程中形成的各类文件资料，应在业务办结后[X]个工作日内整理收集完毕，并移交至本部门档案管理人员。3.对于重要业务档案，如大额贷款项目档案、重大风险事件档案等，应实行实时跟踪收集，确保档案资料的完整性和连续性。4.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁档案内容。（三）整理流程1.分类：档案管理人员按照档案的类别、性质、来源等进行分类，如将业务档案分为公司业务档案、个人业务档案、金融市场业务档案等；行政档案分为上行文、下行文、平行文等；财务档案分为会计凭证类、账簿类、报表类等；人事档案分为基本信息类、考核评价类、培训发展类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性和扩展性原则，便于档案的识别和管理。例如，业务档案编号可采用“业务类别代码+年份+流水号”的形式，行政档案编号可采用“行政公文类别代码+年份+序号”等。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速查找和检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。装订时应注意保持档案内容的完整性，不得损坏文件资料。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、名称、保管期限等信息。四、档案保管（一）库房建设与管理1.档案库房应选择安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点，并配备必要的消防、防盗、温湿度控制等设施设备。2.库房内应设置专门的档案架、档案柜等存储设备，按照档案类别、保管期限等进行合理排列，便于档案的存放和查找。3.建立库房管理制度，明确库房管理人员的职责，定期对库房进行巡查，确保库房环境安全、整洁，档案存储有序。（二）档案存储方式1.纸质档案：采用纸质载体存储，按照档案类别和保管期限进行分类存放，同时建立纸质档案索引目录，便于查找。2.电子档案：对重要档案资料进行电子化处理，存储于银行内部的档案管理系统或专用存储设备中。电子档案应进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。3.磁性介质档案：对于存储在磁性介质上的档案，如磁带、磁盘等，应定期进行检查和维护，确保数据的可读性和完整性。（三）保管期限1.银行档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为[X]年、[X]年、[X]年等。2.各类档案的保管期限按照国家法律法规、行业标准以及银行内部规定执行。例如，会计凭证保管期限为[X]年，年度财务报告保管期限为永久，人事档案中的员工基本信息档案保管期限为永久等。3.档案管理人员应定期对档案保管期限进行检查和核对，对已过保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见。五、档案利用（一）查阅与借阅1.内部查阅：银行内部员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.外部查阅：因司法机关、监管部门等外部单位依法需要查阅银行档案的，应出具相关法律文书或正式公函，经银行法律合规部门审核同意后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.借阅：确因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的用途、归还时间等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。4.档案查阅、借阅人员应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案内容，不得在档案上圈划、批注、污损，确保档案的安全和完整。（二）复制与摘录1.因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等信息，经审批同意后，由档案管理部门安排专人进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明“复制件”字样。2.如需摘录档案内容的，应填写《档案摘录申请表》，经审批后，在档案管理人员的监督下进行摘录。摘录内容应准确、完整，不得断章取义。（三）利用登记与统计1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅、借阅、复制、摘录等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用时间、利用人姓名、部门、利用目的、档案名称、编号、利用方式、归还时间等。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和趋势，为档案管理工作的优化提供依据。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括业务部门、行政部门、财务部门、人事部门等相关人员。鉴定工作小组负责对已过保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.根据国家法律法规、行业标准以及银行内部规定，结合档案的历史价值、现实利用价值、业务关联性等因素，对档案进行全面评估。2.对于具有重要历史意义、涉及银行重大业务事项、可能用于法律纠纷或监管检查等方面的档案，应予以保留；对于已无保存价值的档案，如过期的一般性文件、重复的业务资料等，可以考虑销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，并形成《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》经银行分管领导审批后，由档案管理部门负责组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。对于纸质档案，可采用焚烧、粉碎等方式；对于电子档案，应进行彻底删除，并对存储介质进行物理销毁。4.销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、执行人员等，并由监销人员签字确认。销毁记录应长期保存。七、档案信息化管理（一）系统建设1.建立银行档案管理信息系统，实现档案的电子化收集、整理、存储、查询、利用等功能。2.档案管理信息系统应具备完善的用户管理、权限控制、数据备份与恢复、安全审计等功能，确保档案信息的安全可靠。3.系统应与银行其他业务系统进行有效对接，实现档案信息的共享和交互，提高工作效率。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理要求，将纸质档案和电子档案的相关信息准确录入档案管理信息系统，确保数据的完整性和准确性。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，及时清理过期或无效的数据，保证系统数据的时效性。（三）安全管理1.加强档案信息化系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，防止外部网络攻击和数据泄露。2.建立严格的用户认证和授权机制，对系统用户的操作权限进行精细管理，确保只有授权人员才能访问和操作档案信息。3.定期对档案信息化系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。八、监督与检查（一）内部监督1.银行内部审计部门定期对档案管理工作进行审计监督，检查档案管理制度的执行情况、档案管理流程的合规性、档案存储与保管的安全性等。2.档案管理部门应定期开展自查自纠工