公司档案室管理制度范本

PAGE公司档案室管理制度范本一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司生产、经营、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由档案室集中统一管理，各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司各项工作的过程和结果，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止档案信息泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅和利用，提高工作效率，为公司发展提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.积极开展档案信息开发利用工作，为公司领导决策和各部门工作提供档案信息服务。7.负责对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）各部门职责1.各部门应明确一名档案管理人员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照公司档案管理制度的要求，做好本部门文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的齐全、完整。3.定期将本部门整理好的档案移交档案室，办理交接手续。4.严格遵守档案查阅利用制度，在规定范围内查阅利用档案，并做好查阅利用记录。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，忠于职守，遵守档案管理各项规章制度。2.认真学习档案业务知识，不断提高业务水平，熟练掌握档案管理技能。3.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管、查阅利用等。4.严格遵守档案保密制度，确保档案信息安全。5.积极主动为公司各部门提供档案服务，及时准确地提供所需档案资料。6.定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并处理。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。2.上级机关颁发的与公司有关的文件、指示、规定等。3.公司对外签订的合同、协议、章程、投标书等文件。4.公司内部的规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、统计报表等文件。5.公司的科研成果、技术资料、产品样本、工艺文件等。6.公司的财务报表、会计凭证、审计报告等财务档案。7.公司的人事档案、工资档案、培训档案等。8.公司的基本建设、设备购置、技术改造等项目档案。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）档案收集要求1.各部门应在文件材料形成后及时收集整理，确保文件材料的齐全、完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，符合档案管理要求。3.对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制，确保档案的质量。4.电子文件应按照规定格式存储，并进行备份，确保电子文件的安全和完整。（三）档案整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为文书档案、科技档案、财务档案、人事档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查阅。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于快速查找档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保护档案内容，避免损坏。5.上架：将整理好的档案按照编号顺序上架存放，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、灭火器、防虫药、温湿度计等。3.档案库房应设置专门的档案架、档案柜等存储设备，确保档案存放有序。（二）档案保管要求1.档案应分类存放，标识清晰，便于查找和利用。2.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。3.对电子档案应进行备份，并定期进行检查和维护，确保电子档案的安全和完整。4.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。5.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房整洁。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。五、档案的查阅与利用（一）查阅利用范围1.公司内部员工因工作需要查阅利用档案。2.公司外部单位因业务往来需要查阅利用档案，但必须按照规定办理相关手续。（二）查阅利用手续1.公司内部员工查阅利用档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.公司外部单位查阅利用档案，应提前向公司档案室提交查阅申请函，注明查阅档案的名称、内容、用途等信息，并加盖单位公章。经公司领导批准后，方可查阅。查阅时，应安排专人陪同，并按照规定进行登记。3.查阅利用档案时，应严格遵守档案查阅利用制度，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案。如需复印或摘录档案内容，应经档案室同意，并按照规定办理相关手续。（三）查阅利用记录档案室应建立档案查阅利用登记制度，对查阅利用档案的人员、时间、内容、用途等信息进行详细记录。查阅利用记录应妥善保管，以备查考。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。2.档案鉴定工作应由档案室牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑档案的保存价值，提出鉴定意见。3.对已超过保管期限的档案，应进行重点鉴定，确定是否仍有保存价值。对确无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。（二）档案销毁1.对确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案的名称、数量、保管期限等信息，经鉴定小组审核、公司领导批准后，方可销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行。销毁时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、档案名称、数量等信息。记录应妥善保管，以备查考。七、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、查阅利用等情况进行统计。2.档案统计数据应准确、及时、完整，并定期向上级主管部门报送。3.档案统计工作应采用科学的方法和手段，确保统计数据的真实性和可靠性。（二）档案移交1.各部门应按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门整理好的档案移交档案室。移交时，应填写《档案移交清单》，注明