退役军人人事档案室制度

PAGE退役军人人事档案室制度一、总则（一）目的为加强退役军人人事档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织接收、保管和利用的退役军人人事档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。退役军人人事档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则。档案内容必须真实、准确地反映退役军人的个人经历和工作情况。3.安全保密原则。采取有效措施确保档案的安全，严格保密档案内容，防止档案信息泄露。4.方便利用原则。建立科学合理的档案管理制度，提高档案利用效率，为退役军人和相关工作提供便利。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置设立专门的退役军人人事档案室，配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本制度，制定档案管理的具体操作规程。2.负责退役军人人事档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等工作。3.对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整。4.建立档案信息管理系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。5.开展档案编研工作，为公司/组织决策提供参考依据。6.对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理水平。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.入伍登记表、退伍证、军人身份证等相关证件材料。2.个人履历、学历学位证书、职业资格证书等材料。3.奖惩记录、立功受奖证书等材料。4.培训经历、工作经历证明等材料。5.其他与退役军人个人相关的重要材料。（二）档案收集要求1.档案管理人员应主动与退役军人及相关部门沟通，及时收集档案材料。2.收集的档案材料应真实、完整、有效，符合档案管理的要求。3.对收集到的档案材料进行认真核对，确保材料的准确性。（三）档案整理1.按照档案管理的有关规定，对收集到的档案材料进行分类、排序、编目等整理工作。2.编制档案目录，建立档案索引，方便档案的查阅和利用。3.将整理好的档案材料装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、姓名、类别等信息。四、档案归档与保管（一）档案归档1.整理好的档案材料应及时归档，按照档案类别和时间顺序进行排列存放。2.建立档案归档登记制度，对档案的归档时间、内容、数量等进行详细记录。（二）档案保管1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全。2.档案应存放在专门的档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案材料进行修复或复制，确保档案的完整性。5.档案管理人员应严格遵守档案保管制度，不得擅自将档案带出档案室或泄露档案内容。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅退役军人人事档案的，需经档案管理部门负责人批准，并填写查阅申请表。2.外单位人员因工作需要查阅档案的，需持有单位介绍信，经公司/组织主管领导批准，并填写查阅申请表。（二）查阅程序1.查阅人员应按照查阅申请表上的内容进行查阅，不得擅自扩大查阅范围。2.档案管理人员应在查阅现场进行监督，确保查阅过程的规范和安全。3.查阅人员如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并在指定地点进行。（三）借阅权限1.本公司/组织内部人员因工作需要借阅退役军人人事档案的，需经档案管理部门负责人批准，并填写借阅申请表。2.外单位人员原则上不得借阅档案，如有特殊情况需要借阅的，需经公司/组织主管领导批准，并填写借阅申请表。（四）借阅程序1.借阅人员应按照借阅申请表上的内容进行借阅，不得擅自转借他人。2.档案管理人员应与借阅人员办理档案借阅登记手续，明确借阅期限，并要求借阅人员妥善保管档案。3.借阅人员应在规定的期限内归还档案，如因特殊情况需要延期归还的，应提前办理延期手续。4.档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立退役军人人事档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理的效率和水平。（二）信息录入与维护1.档案管理人员应将整理好的档案材料进行数字化录入，确保档案信息的准确、完整。2.定期对档案信息进行维护和更新，及时录入新产生的档案材料，删除过期或无效的信息。（三）信息安全管理1.建立档案信息安全管理制度，并采取有效的安全技术措施，防止档案信息泄露、篡改等情况的发生。2.对档案信息管理系统进行定期备份，确保数据的安全性和可恢复性。3.档案管理人员应严格遵守信息安全管理制度，不得擅自将档案信息提供给无关人员。七、档案统计与编研（一）档案统计1.建立档案统计制度，定期对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析。2.档案管理人员应按照规定的时间和格式，向上级主管部门报送档案统计报表。（二）档案编研1.根据公司/组织的工作需要，开展档案编研工作，编写相关的档案资料和参考材料。2.档案编研工作应注重实用性和针对性，为公司/组织的决策提供参考依据。八、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.定期对退役军人人事档案进行鉴定，确定档案的保存价值和保管期限。2.档案鉴定工作应由档案管理部门负责人组织，相关业务部门人员参加，共同对档案进行审查和评估。（二）档案销毁1.对失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。2.档案销毁前应进行登记造册