电子人员信息档案管理制度

PAGE电子人员信息档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司人员信息档案管理，确保人员信息的准确性、完整性和安全性，提高人力资源管理效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的电子人员信息档案管理。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规，确保人员信息档案管理活动合法合规。2.准确性原则：保证人员信息的真实、准确，及时更新和维护档案内容。3.保密性原则：对人员信息严格保密，防止信息泄露。4.完整性原则：全面收集和整理人员信息，确保档案资料的完整性。5.便捷性原则：利用电子信息技术，实现人员信息档案的高效管理和便捷查询。二、人员信息档案内容（一）基本信息1.个人资料：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌等。2.联系方式：手机号码、电子邮箱、家庭住址等。3.入职信息：入职时间、入职岗位、劳动合同编号等。（二）教育背景1.学历信息：最高学历、毕业院校、所学专业、入学时间、毕业时间等。2.学位信息：学位类型、学位授予单位、授予时间等。3.培训经历：参加的各类培训课程、培训时间、培训机构等。（三）工作经历1.工作履历：历任工作单位、职位、工作时间、工作职责等。2.项目经验：参与的重要项目名称、项目起止时间、担任角色、项目成果等。（四）职业技能1.专业技能证书：取得的各类专业技能证书名称、颁发机构、颁发时间等。2.语言能力：掌握的语言种类及水平等级。3.计算机技能：熟练掌握的计算机软件和工具。（五）薪资福利1.薪资结构：基本工资、绩效工资、奖金、津贴等构成。2.福利待遇：社保、公积金、带薪年假、病假、婚假、产假、陪产假、丧假等福利政策。（六）绩效考核1.考核指标：设定的各项绩效考核指标及权重。2.考核结果：各考核周期的考核得分、考核等级等。（七）奖惩记录1.奖励情况：获得的公司内部奖励、外部荣誉等。2.处罚情况：受到的警告、记过、降职、辞退等处罚记录。（八）其他信息1.健康状况：定期体检报告、重大疾病史等。2.职业发展规划：个人制定的职业发展目标和计划。3.其他特殊情况说明：如工作异动原因、个人特殊需求等。三、人员信息档案建立与录入（一）新员工入职1.新员工入职时，人力资源部门负责收集其基本信息，并发放《人员信息档案登记表》，指导员工如实填写。2.员工应在规定时间内将填写完整的登记表及相关证明材料提交至人力资源部门。3.人力资源部门对提交的信息进行审核，确保信息真实、准确、完整。审核无误后，将新员工信息录入电子人员信息档案系统。（二）信息变更1.员工个人信息发生变更时，应及时填写《人员信息变更申请表》，注明变更事项及原因，并附上相关证明材料。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人审核通过后签字确认。3.员工将经部门负责人审核后的申请表交至人力资源部门，人力资源部门审核后进行信息变更操作，并更新电子人员信息档案。（三）信息补充1.随着员工工作的开展，如有需要补充新的信息，如项目经验、培训经历等，员工应主动向人力资源部门提交相关证明材料。2.人力资源部门核实材料后，将补充信息录入电子人员信息档案。四、人员信息档案维护与更新（一）定期维护1.人力资源部门定期对电子人员信息档案进行检查，确保信息的准确性和完整性。2.每季度对员工的薪资福利信息进行核对，如有变动及时更新。3.每年对员工的绩效考核结果进行整理归档，确保考核记录的连续性。（二）动态更新1.员工工作岗位发生变动、薪资调整、获得奖励或处罚等情况时，人力资源部门应及时更新相应的人员信息档案内容。2.根据员工职业发展规划的调整，适时调整档案中的相关信息。（三）离职人员信息处理1.员工离职时，人力资源部门在办理离职手续的同时，对其电子人员信息档案进行封存。2.离职人员信息封存后，保留必要的信息用于后续的离职手续办理、劳动纠纷处理等，其他信息按照公司规定进行妥善保管，保存期限根据相关法律法规执行。五、人员信息档案查询与使用（一）查询权限1.人力资源部门：可查询全体员工的完整电子人员信息档案，用于人力资源管理工作，如招聘、培训、绩效考核、薪资核算等。2.员工所在部门负责人：可查询本部门员工的基本信息、工作履历、绩效考核结果等，以便进行部门内部管理和工作安排。3.员工本人：可查询自己的电子人员信息档案内容，但涉及公司机密信息的部分，如薪资结构、绩效考核指标等，在不影响公司正常管理的前提下，可根据实际情况提供有限查询。（二）查询流程1.查询人员填写《人员信息档案查询申请表》，注明查询目的、查询内容范围等。2.将申请表提交至相应的审批人，审批人根据查询权限进行审批。3.审批通过后，由人力资源部门负责按照查询要求提供相关人员信息，并做好查询记录。（三）信息使用规定1.任何查询和使用人员信息档案的部门和个人，必须严格遵守保密规定，不得将人员信息泄露给无关人员。2.人员信息档案仅用于公司内部管理和人力资源决策，未经公司书面授权，不得用于其他任何目的。3.在使用人员信息档案过程中，如发现信息存在疑问或错误，应及时反馈至人力资源部门进行核实和更正。六、人员信息档案安全管理（一）系统安全1.电子人员信息档案系统采用安全可靠的服务器和数据库，配备防火墙、入侵检测系统等安全防护设备，防止外部网络攻击。2.定期对系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性，及时修复发现的安全漏洞。（二）数据备份1.建立完善的数据备份机制，定期对人员信息档案数据进行备份。备份数据存储在安全可靠的数据存储设备上，并异地存放。2.备份周期根据数据重要性和变化频率确定，重要数据每天备份，一般数据每周备份。（三）用户权限管理1.根据人员信息档案查询和使用权限，为不同人员设置相应的系统账号和密码，并定期更换密码。2.严格控制用户对系统的访问权限，确保只有经过授权的人员才能访问和操作相关信息。（四）安全培训1.对涉及人员信息档案管理的工作人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能。2.培训内容包括网络安全知识、数据保护意识、系统操作规范等，确保工作人员能够正确处理和保护人员信息。（五）应急处理1.制定人员信息档案安全应急预案，并定期进行演练。2.一旦发生信息安全事故，如数据泄露、系统故障等，应立即启动应急预案，采取有效的措施进行处理，减少损失，并及时向上级报告。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对电子人员信息档案管理情况进行审计，检查信息档案的建立、维护、查询、使用等环节是否符合本制度规定。2.人力资源部门定期对自身的人员信息档案管理工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题。（二）违规处理1.对于违反本制度规定，擅自查询、使用、泄露人员信息档案的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、记过、降职、辞退等。2.如因违规行为给公司或员工造成损失的，违规人员应承担相应的赔偿责任