设计部电脑档案管理制度

PAGE设计部电脑档案管理制度一、总则（一）目的为加强设计部电脑档案的管理，确保设计资料的完整性、安全性和可追溯性，提高工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于设计部全体员工使用的电脑设备及存储在其中的各类设计档案。（三）管理原则1.集中统一原则：设计部电脑档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.安全保密原则：严格遵守国家相关法律法规，确保设计档案的安全与保密，防止信息泄露。3.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，充分考虑员工工作需求，方便档案的查阅、使用和传递。二、档案分类与编号（一）档案分类1.项目设计档案：包括各类设计项目的原始资料、设计图纸、效果图、文档报告等。2.素材档案：如图片、字体、音频、视频等设计素材。3.个人工作文档：员工个人在工作中形成的各类文档，如工作计划、总结、笔记等。（二）编号规则1.项目设计档案编号：采用“项目名称阶段序号”的格式。例如：“XX楼盘设计方案设计001”，其中“XX楼盘设计”为项目名称，“方案设计”为设计阶段，“001”为该阶段的序号。2.素材档案编号：按照素材类型进行分类编号，如“图片001”表示第一张图片素材。3.个人工作文档编号：以员工姓名拼音首字母缩写加日期的方式编号，如“LSM20230501”表示员工李四明在2023年5月1日形成的工作文档。三、档案存储与备份（一）存储要求1.电脑硬盘分区：设计部员工的电脑硬盘应至少划分三个分区，分别用于操作系统、应用程序和设计档案存储。2.文件夹结构：设计档案应按照分类建立清晰的文件夹结构，便于查找和管理。例如，项目设计档案文件夹下可按照项目名称进一步细分子文件夹，存放不同阶段的设计资料。3.存储路径规范：所有设计档案应存储在指定的硬盘分区和文件夹内，不得随意更改存储路径。（二）备份策略1.定期备份：员工应每周至少对重要的设计档案进行一次备份，备份文件存储在外部移动硬盘或其他存储介质上，并标注备份日期。2.项目阶段备份：在每个设计项目完成一个重要阶段后，应对该阶段的设计档案进行全面备份，备份文件应保存至少两年。3.异地备份：对于关键项目的设计档案，应进行异地备份，以防止本地存储设备出现故障或遭受自然灾害等情况导致数据丢失。四、档案借阅与使用（一）借阅申请1.因工作需要借阅设计档案的员工，应填写《设计部电脑档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.申请表经部门负责人审批同意后，方可办理借阅手续。（二）借阅期限1.一般情况下，借阅期限不得超过两周。如需延长借阅期限，应提前向档案管理人员说明情况，并办理续借手续。2.对于重要的项目设计档案，借阅期限应根据项目实际情况确定，最长不得超过一个月。（三）借阅归还1.借阅人员应在规定的借阅期限内归还所借档案，归还时应确保档案的完整性和准确性，不得对档案进行涂改、损坏或丢失。2.档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时向借阅人员提出，并要求其限期整改。（四）使用规范1.借阅人员在使用设计档案时，应严格遵守公司保密制度，不得将档案泄露给无关人员。2.如需对档案进行复制或打印，应事先征得档案管理人员同意，并按照规定的方式进行操作。复制或打印的档案应妥善保管，不得随意丢弃。五、档案的修改与删除（一）修改流程1.设计档案如需修改，应由原设计人员提出申请，并填写《设计部电脑档案修改申请表》，说明修改原因、修改内容等信息。2.申请表经部门负责人审批同意后，原设计人员方可对档案进行修改。修改后的档案应及时进行备份，并更新档案编号和版本信息。（二）删除规定1.设计档案原则上不得随意删除，如因工作需要删除档案，应填写《设计部电脑档案删除申请表》，详细说明删除原因和档案内容。2.申请表经部门负责人和公司相关领导审批同意后，方可由档案管理人员进行删除操作。删除操作应进行记录，包括删除时间、删除人员、删除档案名称等信息。六、档案安全与保密（一）安全措施1.设计部员工应妥善保管个人电脑设备，设置强密码，并定期更换密码。2.安装必要的杀毒软件和防火墙，定期进行病毒查杀和系统更新，防止电脑受到病毒攻击和恶意软件入侵。3.对于重要的设计档案，应进行加密存储，确保档案内容的安全性。（二）保密要求1.设计部员工应严格遵守公司保密制度，对涉及公司商业机密和客户隐私的设计档案予以保密。2.未经公司书面授权，不得将设计档案带出公司或发送给外部人员。3.在离职或调岗时，员工应将个人电脑中存储的设计档案全部移交公司，并办理相关交接手续。七、档案清查与盘点（一）清查周期1.设计部应每年定期对电脑档案进行清查，确保档案的完整性和准确性。2.在每个项目结束后，应对该项目的设计档案进行专项清查，核实档案的归档情况和使用情况。（二）清查内容1.检查档案的分类是否准确，编号是否规范，存储路径是否正确。2.核对档案的数量与清单是否一致，是否存在丢失或损坏的情况。3.检查档案的备份情况，确保备份数据的完整性和可恢复性。（三）盘点结果处理1.对于清查和盘点中发现的问题，应及时进行记录，并分析原因，采取相应的措施进行整改。2.如发现档案丢失或损坏，应立即组织查找和恢复，如无法恢复，应追究相关人员的责任。八、档案管理人员职责（一）档案管理1.负责设计部电脑档案的日常管理工作，包括档案的分类、编号、存储、备份、借阅、归还等。2.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的完整性和准确性。（二）安全保密1.严格遵守公司保密制度，确保设计档案的安全与保密。2.对档案管理人员的操作权限进行严格管理，防止未经授权的访问和修改。（三）服务支持1.为设计部员