部机关档案资料保管制度

PAGE部机关档案资料保管制度一、总则（一）目的为加强部机关档案资料的科学管理，确保档案资料的完整、安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于部机关各部门在工作中形成的各类档案资料的保管。（三）基本原则1.集中统一管理原则：部机关档案资料实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责。2.真实性原则：确保档案资料内容真实、准确反映工作实际情况。3.完整性原则：保证档案资料的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及机密、敏感的档案资料严格保密，防止泄露。5.便于利用原则：档案资料的整理、保管应便于快速查阅和有效利用。二、档案资料的分类与编号（一）分类1.文书档案：包括上级文件、本级文件、下级文件、内部文件等各类公文。2.业务档案：根据部机关不同业务领域，分为[具体业务领域1]档案、[具体业务领域2]档案等。3.人事档案：涵盖干部职工的个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩等资料。4.财务档案：包含财务报表、凭证、账簿、审计报告等。5.声像档案：如照片、录音、录像等资料。6.电子档案：以电子形式存储的各类文件、数据等。（二）编号1.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的方式，如“2023永久001”。2.业务档案编号：根据业务特点制定专门的编号规则，确保编号的唯一性和系统性。例如，[具体业务领域1]档案编号为“YY1年份顺序号”。3.人事档案编号：按照人事管理系统的统一编号执行。4.财务档案编号：结合财务核算周期和档案类别进行编号，如“CW年份月份凭证号”。5.声像档案编号：以拍摄时间、主题等为依据进行编号，如“SX20230510重要会议”。6.电子档案编号：与相应纸质档案编号一致，并在文件名中体现编号信息，以便关联。三、档案资料的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保工作中形成的各类文件、资料及时移交档案管理部门。2.收集范围包括但不限于正式文件、会议记录、工作计划、总结报告、统计报表、合同协议、技术资料等。3.对于外出参加会议、培训等带回的文件资料，应在返回后[X]个工作日内交至档案管理部门。（二）整理1.文书档案整理按照文件的来源、时间、内容等进行分类排序。去除文件上的金属物，对破损或褪色严重的文件进行修复或复制。编写文件目录，包括文号、标题、日期、发文机关等信息。2.业务档案整理根据业务流程和档案类别，对档案资料进行系统分类。建立档案卷内目录，详细记录每份文件的题名、日期、页号等。对业务数据进行整理和归档，确保数据的准确性和完整性。3.人事档案整理按照人事档案管理规定，对个人档案资料进行分类装订。核对档案信息，确保各项内容准确无误，并更新变动信息。编制人事档案索引目录，方便查询。4.财务档案整理按照会计凭证、账簿、报表等类别进行分类整理。对凭证进行编号、装订，附上科目汇总表等相关资料。建立财务档案索引，便于查找特定期间的财务资料。5.声像档案整理对照片进行冲洗、编号，并注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息。将录音、录像资料转录为电子格式，并进行分类存储，同时标注相关信息。制作声像档案目录，便于检索。6.电子档案整理按照电子文件的类别和编号，建立清晰的文件夹结构。对电子文件进行命名规范，确保文件名与编号及内容相符。定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。四、档案资料的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房内配备温湿度调节设备，保持温度在[适宜温度范围]，湿度在[适宜湿度范围]。3.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）保管方式1.纸质档案保管按照档案类别和编号顺序，将档案装入档案盒或档案袋，并在盒（袋）外标明档案名称、编号、年度等信息。对重要、珍贵的档案可采用专柜保管，并设置专门的标识。2.电子档案保管采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行存储，确保数据的安全性和可靠性。建立电子档案备份制度，定期将电子档案备份至不同存储介质，并异地存放。安装电子档案管理软件，对电子档案进行分类管理、检索查询和权限控制。（三）档案保管期限1.文书档案保管期限永久保管：涉及部机关重大决策、重要业务、历史沿革等具有长远查考利用价值的文件。长期保管：保管期限为[X]年，主要是在一定时期内需要查考的文件。短期保管：保管期限为[X]年，一般为日常工作中形成的、查考利用价值相对较低的文件。2.业务档案保管期限根据不同业务领域的特点和相关法规要求，确定具体的保管期限。例如，[具体业务领域1]档案保管期限为[X]年，[具体业务领域2]档案保管期限为[X]年等。3.人事档案保管期限干部职工人事档案在其退休后继续保管[X]年。4.财务档案保管期限会计凭证保管期限为[X]年，会计账簿保管期限为[X]年，财务报表等其他财务档案保管期限为[X]年。5.声像档案保管期限根据其反映的内容重要性确定保管期限，重要的声像档案永久保管，一般性的保管[X]年。（四）档案清查与盘点1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行[X]次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，对发现的问题及时进行记录和处理。3.同时，应定期对电子档案进行数据完整性检查，确保数据可读、可用。4.建立档案盘点制度，对档案的出入库情况进行详细记录，做到账实相符。五、档案资料的查阅与利用（一）查阅权限1.部机关内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及机密、敏感档案的查阅，需经部机关主管领导批准，并严格遵守保密规定。3.外部单位查阅档案，需持有单位介绍信，说明查阅理由和范围，经部机关相关部门负责人审核，报主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅人员凭批准的《档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅登记手续，领取查阅工具。2.档案管理人员根据查阅申请，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应在规定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房或转借他人。如需复印或摘录档案内容，需经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案资料，档案管理人员对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。（三）利用限制1.档案资料的利用应严格遵守国家法律法规和部机关的相关规定，不得用于非法目的或泄露机密信息。2.对于涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，利用时应采取必要的保密措施，防止信息扩散。3.未经档案管理部门同意，不得对档案资料进行涂改、伪造、损毁等行为。六、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理人员、业务专家等组成。2.鉴定小组根据档案的保存价值、历史意义、现实利用情况等因素，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对于仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对于确无保存价值的档案，编制《档案销毁清单》。（二）销毁1.经鉴定同意销毁的档案，由档案管理部门填写《档案销毁审批表》，报部机关主管领导批准。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程符合规定要求。3.纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁；电子档案应进行彻底删除，并在存储介质上进行消磁处理。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁情况记录存档。七、档案资料的移交与交接（一）移交1.部机关各部门因机构调整、人员变动等原因，需将档案资料移交档案管理部门时，应填写《档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量、编号等信息。2.移交部门和档案管理部门双方应在《档案移交清单》上签字确认，确保档案移交的准确性和完整性。3.档案管理部门应对接收的档案进行认真核对和整理，如有问题及时与移交部门沟通解决。（二）交接1.档案管理人员因工作调动、离职等原因进行交接时，应办理档案交接手续。2.交接双方应在监交人的监督下，对档案资料的数量、种类、保管状况等进行