井下采空区档案管理制度

PAGE井下采空区档案管理制度一、总则（一）目的为加强井下采空区档案管理，规范采空区相关资料的收集、整理、保管和利用，确保采空区信息的完整性、准确性和安全性，为井下安全生产、灾害防治及后续开采提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及井下采空区的作业区域，包括但不限于煤矿、金属矿等各类矿山企业。（三）基本原则1.真实性原则：采空区档案应如实反映井下采空区的实际情况，数据准确、资料详实。2.完整性原则：涵盖采空区从形成到现状的各类信息，包括地质资料、开采记录、监测数据等，确保档案资料的全面性。3.规范性原则：严格按照国家相关法律法规、行业标准及公司内部规定进行档案的整理、分类和保管，保证档案管理工作的标准化。4.保密性原则：采空区档案中的部分信息涉及企业机密和安全生产关键数据，应严格保密，防止信息泄露。5.动态更新原则：随着井下开采活动的持续进行，采空区情况不断变化，档案应及时更新，确保信息的时效性。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善井下采空区档案管理制度，并监督制度的执行情况。2.统筹规划采空区档案的收集、整理、归档、保管和利用工作流程，确保档案管理工作的有序开展。3.配备专业的档案管理人员，负责采空区档案的日常管理工作，包括档案的分类、编目、装订、上架等。4.建立采空区档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案查询、检索和利用效率。5.定期对采空区档案进行检查和评估，确保档案的质量和安全。（二）生产技术部门职责1.负责提供井下采空区形成过程中的各类技术资料，如地质勘探报告、开采设计方案、作业规程等，并确保资料的准确性和完整性。2.指导和监督各生产作业单位准确记录采空区的开采进度、顶板垮落情况、瓦斯涌出量等现场数据，及时反馈给档案管理部门。3.参与采空区档案的审核工作，对涉及生产技术方面的内容进行把关，确保档案资料符合生产实际需求。（三）安全管理部门职责1.协助档案管理部门收集和整理采空区与安全生产相关的资料，如安全监测数据、灾害防治措施等。2.对采空区档案中涉及安全隐患、事故处理等信息进行审核，确保档案资料能够为安全生产决策提供可靠支持。3.监督各单位在采空区作业过程中对档案管理制度的执行情况，对违反规定的行为进行纠正和处理。（四）各生产作业单位职责1.负责本单位作业区域内采空区相关资料的收集、整理和初步归档工作，并及时移交档案管理部门。2.按照规定的格式和要求，准确记录采空区的日常生产数据，如开采时间、产量、支护情况等，确保数据的真实性和及时性。3.配合档案管理部门做好采空区档案的查阅、借阅等工作，为档案管理工作提供必要的支持。三、档案收集与整理（一）收集范围1.地质勘探资料：包括采空区区域的地质报告、地质剖面图、煤层赋存情况等。2.开采设计资料：开采设计方案、采区布置图、巷道施工图等。3.生产作业资料：采空区开采进度记录、爆破记录、支护记录、设备运行记录等。4.安全监测资料：瓦斯监测数据、一氧化碳监测数据、顶板位移监测数据、地压监测数据等。5.灾害防治资料：防灭火措施、防水措施、瓦斯抽采方案及相关记录等。6.其他相关资料：如采空区周边环境变化资料、与采空区有关的事故报告及处理资料等。（二）收集要求1.各部门和单位应明确专人负责采空区资料的收集工作，确保资料的及时、准确收集。2.收集的资料应原件齐全，如有复印件，需注明原件存放处，并经相关负责人签字确认。3.资料应保持原始记录状态，不得随意涂改、伪造，确需修改的，应注明修改原因和修改人，并经审核批准。（三）整理方法1.按照档案的类别和时间顺序进行分类，如地质类、开采类、安全监测类等。2.对每份资料进行编号，编号应具有唯一性，便于查询和管理。3.编制资料目录，目录应包含资料名称、编号、日期、来源等信息，确保目录清晰、准确。4.对纸质资料进行装订，装订应整齐、牢固，便于长期保存。对于电子资料，应按照统一格式进行存储，并建立相应的索引文件。四、档案归档与保管（一）归档流程1.各生产作业单位将整理好的采空区资料定期移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的资料进行审核，检查资料的完整性、准确性和规范性。如发现问题，及时反馈给移交单位进行补充或修正。3.审核通过的资料按照档案分类标准进行归档，存入专门的档案柜或电子存储系统，并建立相应的档案索引。（二）保管期限1.地质勘探资料、开采设计资料等具有长期保存价值的档案，保管期限为永久。2.生产作业资料、安全监测资料等与当前生产活动密切相关的档案，保管期限为自采空区开采结束后不少于[X]年。3.灾害防治资料等涉及安全生产关键环节的档案，保管期限为自相关措施执行完毕后不少于[X]年。（三）保管要求1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案的安全。2.纸质档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找。3.电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，防止数据丢失。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、借阅等情况，定期对档案进行盘点，确保账物相符。五、档案利用与借阅（一）利用范围1.为井下安全生产提供技术支持，如查阅采空区地质资料指导巷道掘进、参考开采记录制定合理的开采方案等。2.进行灾害防治分析，通过分析安全监测数据和灾害防治资料，评估采空区潜在风险，制定针对性的防范措施。3.开展技术研究和经验总结，为矿山开采技术的改进和创新提供参考依据。4.满足上级主管部门、监管机构及相关单位的检查、审计等工作需求。（二）借阅流程1.因工作需要借阅采空区档案的单位或个人，应填写《采空区档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅档案名称及编号、预计归还日期等信息。2.《申请表》经所在部门负责人审核签字后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门对借阅申请进行审批，批准后办理借阅手续，登记借阅人姓名、单位、借阅档案名称及编号、借阅日期、预计归还日期等信息。4.借阅人凭有效证件到档案管理部门领取档案，不得擅自转借他人。（三）利用要求1.借阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。2.如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。复印件应与原件核对无误后，加盖档案管理部门印章。3.借阅的档案应在规定的时间内归还，如需延期，应提前办理续借手续。如发现档案丢失或损坏，借阅人应承担相应责任。六、档案信息化管理（一）系统建设1.建立井下采空区档案管理信息系统，实现档案的电子化存储、检索、查询和统计分析等功能。2.信息系统应具备完善的用户权限管理功能，不同人员根据其工作职责和权限访问相应的档案信息。3.系统应与公司现有的生产管理系统、安全监测系统等进行数据对接，实现采空区相关数据的实时更新和共享。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将新收集的采空区档案资料录入信息系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对信息系统中的数据进行维护和更新，清理无效数据，保证系统数据的时效性。3.建立数据备份机制，定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。同时，制定数据恢复应急预案，确保在数据出现问题时能够及时恢复。（三）信息安全管理1.加强采空区档案管理信息系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止外部非法入侵。2.对系统用户进行身份认证和授权管理，严格控制用户的访问权限，防止信息泄露。3.定期对系统进行安全检查和漏洞扫描，及时修复发现的安全隐患。同时，做好数据加密工作，确保数据在传输和存储过程中的安全性。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对井下采空区档案进行鉴定，根据档案的保管期限、现实利用价值等因素，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性和合理性。（二）鉴定组织成立由档案管理部门、生产技术部门、安全管理部门等相关人员组成的档案鉴定小组，负责采空区档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.查阅档案内容，了解档案的形成背景、记录信息及现实利用价值。2.结合井下采空区的实际情况，如开采结束时间、地质条件变化等，综合判断档案是否仍具有保存意义。3.参考国家相关法律法规和行业标准，确定档案的保管期限是否已满。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制《采空区档案销毁清单》，清单应包含档案名称、编号、日期、来源等详细信息。2.《销毁清单》经档案管理部门负责人审核签字后，报公司主管领导审批。3.批准后的销毁工作应在档案管理部门的监督下进行，采用焚烧、粉碎等方式确保档案信息彻底销