局机关档案管理制度汇编

PAGE局机关档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强局机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规及行业标准，结合本局实际情况，制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于局机关各部门及下属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则。局机关档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则。档案内容应真实反映本局各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则。全面收集、整理和保存本局在工作中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则。严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则。建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门成立局机关档案管理室，负责全局档案的集中统一管理工作。档案管理室配备专职档案管理人员，负责档案的日常收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）各部门职责1.各部门负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向档案管理室移交。2.确定一名兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，协助档案管理室做好档案的收集、整理和归档工作。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本局档案管理制度，做好档案管理工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和霉变。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。5.积极开展档案的利用工作，为局机关各项工作提供档案信息服务，做好档案的查询、借阅登记和催还工作。6.负责档案管理设备的维护和管理，确保档案管理工作的正常开展。7.定期对档案管理工作进行总结和分析，不断完善档案管理制度和工作流程。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与本局工作有关的文件、指示、规定等。2.本局形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.本局召开的重要会议的文件、资料、记录等。4.本局与其他单位签订的合同、协议、意向书等。5.本局工作人员在工作中形成的重要文件、书信、手稿等。6.本局获得的荣誉证书、奖状、奖杯等。7.其他具有保存价值的文件、资料和实物。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门在工作中形成的档案材料收集齐全，整理规范，定期移交档案管理室。2.档案管理人员应主动收集本局在各项活动中形成的档案材料，确保档案收集的完整性。3.对重要的档案材料，应采取复印、拍照、录音等方式进行备份，确保档案信息的安全。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、装订、上架和查询。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查询。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订应采用线装或胶装方式，避免使用金属钉等易生锈的材料。5.上架：将整理好的档案按照编号顺序上架存放，便于查找和利用。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、除湿机、空调、灭火器等。2.档案柜、档案架应坚固耐用，符合档案保管要求，便于档案的存放和查找。3.定期对保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案保管要求1.按照档案的分类和编号顺序，将档案整齐排列存放在档案柜或档案架上。2.对重要的档案应采取专柜存放、专人保管等措施，确保档案的安全。3.定期对档案进行清查和核对，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性。5.严格遵守档案的保密规定，未经批准，任何人不得擅自进入档案库房。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和本局档案管理制度为依据，对档案的保存价值进行鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，综合考虑档案的内容、来源、时间等因素，准确判断档案的保存价值。3.确保鉴定工作的客观性、公正性和科学性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案的保存价值进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断档案的保存价值。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较，分析其保存价值的高低。3.效益评估法：评估档案对本局各项工作的利用价值和社会效益，判断档案的保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出鉴定意见，填写《档案销毁鉴定表》。2.将《档案销毁鉴定表》报局领导审批，经批准后，方可进行销毁。3.档案管理人员按照批准的销毁清单，对拟销毁的档案进行清点、登记，确保销毁档案的准确性。4.采用焚烧、粉碎等方式对档案进行销毁，销毁过程应进行现场监督，确保档案销毁彻底。5.销毁完毕后，在《档案销毁清册》上签字，并将销毁情况报告局领导。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则。严格遵守国家有关档案利用的法律法规和本局档案管理制度，确保档案利用工作的合法性。2.服务大局原则。围绕本局中心工作，积极主动地为各项工作提供档案信息服务。3.方便利用原则。简化档案利用手续，提高档案利用效率，方便本局工作人员和社会各界利用档案。（二）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、有关部门因工作需要查阅本局档案。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅本局档案。4.其他单位和个人因特殊需要查阅本局档案，经局领导批准后，可按照规定程序查阅。（三）利用手续1.本局工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅、借阅的档案名称、内容、目的等，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门对申请进行审核，符合规定的，予以批准，并提供相应的档案查阅、借阅服务。3.查阅、借阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案管理室。如需复印、拍照档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅期满后，借阅人应及时归还档案。（四）利用登记1.档案管理部门应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅借阅人姓名、部门、时间、档案名称、内容、利用目的等信息。2.定期对档案利用登记情况进行统计分析，掌握档案利用动态，为档案管理工作提供参考依据。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立局机关档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和信息化利用。2.提高档案管理工作的效率和质量，为局机关各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对本局保存的各类档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合本局档案管理工作需求的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.网络建设：建立档案管理部门内部局域网，实现档案管理信息系统与局机关办公自动化系统的互联互通，方便档案信息的共享和利用。（三）信息化管理要求1.档案管理信息系统应具备完善的用户管理、权限管理、数据备份与恢复、安全保密等功能，确保档案信息的安全。2.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，严格按照系统操作规程进行档案管理工作。3.定期对档案管理信息